Preparazione delle riunioni
- Preparazione degli oggetti e assegnazione degli incarichi e dei temi
- Elaborazione degli oggetti
- Ripresa dei commenti alle bozze delle riunioni precedenti
- Stato di avanzamento della riunione e calendario
- Informare i partecipanti
Preparazione degli oggetti e assegnazione degli incarichi e dei temi
Una volta eseguita la riunione, è possibile effettuare la preparazione degli oggetti all’ordine del giorno per consentirne l’esecuzione in modo mirato. La struttura di base dell’ordine del giorno può essere definita per ogni Tipo di riunione nelle impostazioni del progetto e si applica quindi a tutte le riunioni di questo tipo. I Incarichi e temi esistenti provenienti dal progetto o da riunioni precedenti possono essere assegnati in modo mirato, consentendo di lavorare direttamente nel contesto durante la riunione.
Ora è possibile trasferire incarichi e temi dal progetto e assegnarli agli oggetti dell'ordine del giorno. L'articolo seguente descrive in che modo la visibilità e le autorizzazioni relative alle riunioni e ai contenuti delle riunioni influiscono sul trasferimento di incarichi e temi: Visibilità e autorizzazioni relative a riunioni e verbali.
A tal fine è possibile filtrare e cercare in base agli incarichi e ai temi desiderati.
- Dalla riunione precedente: lista degli incarichi e dei temi trattati nell'ultima riunione dello stesso tipo di riunione
- Da altre riunioni: lista di incarichi e temi tratti da altre riunioni di altri tipi di riunione
- Ordinamento in base a Tipo (incarichi, informazioni, decisioni, temi, note)
- Cerca
- Filtro
Gli incarichi e i temi possono ora essere trasferiti alla riunione. Il trasferimento viene concluso cliccando su "Fine" o chiudendo la finestra.
Durante il trasferimento degli incarichi e dei temi, è possibile utilizzare il filtro per selezionare direttamente il tipo di riunione tra quelle di altre riunioni oppure cercare una riunione specifica.
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Elaborazione degli oggetti
Gli incarichi e i temi trasferiti in precedenza vengono ora visualizzati nell'ordine del giorno e possono essere assegnati ai rispettivi oggetti dell'ordine del giorno. A tal fine, gli incarichi e i temi vengono spostati nella posizione desiderata tramite drag & drop. Inoltre, è possibile inserire direttamente nell’ordine del giorno nuovi Creare incarichi e temi.
È possibile rimuovere incarichi e temi direttamente dall'ordine del giorno o nella Coordinazione degli incarichi e dei temi.
Ora è possibile inserire commenti relativi alla preparazione e osservazioni sulla bozza in vista della riunione. Per ulteriori informazioni sulla preparazione, nonché sull’utilizzo e la gestione dei commenti, consultare il seguente articolo: Panoramica delle riunioni.
Gestione dell'ordine del giorno, collegamento delle attività, elaborazione delle attività
Ripresa dei commenti alle bozze delle riunioni precedenti
Se alcuni temi di una riunione precedente non sono stati discussi e sono stati inseriti nell'ordine del giorno di una riunione successiva, è possibile elaborare i propri commenti alla bozza relativi alla riunione precedente nel contesto della nuova riunione e trasferirli in quest'ultima. Gli allegati, le immagini e gli incarichi e i temi collegati tramite link vengono mantenuti, evitando così di doverli ricreare manualmente.
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Stato di avanzamento della riunione e calendario
La funzione "Stato di avanzamento della riunione" consente di contrassegnare, durante l'esecuzione di una riunione, gli incarichi e i temi già discussi. In questo modo risulta visibile lo stato di avanzamento attuale, compreso il numero di oggetti ancora aperti. Se la funzione "Stato di avanzamento della riunione" viene attivata con la pianificazione temporale, è inoltre possibile assegnare a ciascun oggetto un'ora prevista per la discussione. Per ulteriori informazioni, consultare il seguente articolo: Esecuzione di una riunione.
- Attivazione dello stato di avanzamento della riunione o dello stato di avanzamento della riunione con pianificazione temporale. Quando la pianificazione temporale è attivata, viene visualizzata la durata totale prevista della riunione.
- Assegnazione della durata della riunione per ogni incarico e tema.
Durata della sessione, monitoraggio del tempo, indicatore di avanzamento, gestione del tempo
Informare i partecipanti
Non appena tutti gli incarichi e i temi sono stati assegnati e gli incarichi distribuiti tramite i commenti, è possibile inviare il verbale preliminare. Questo serve a preparare i partecipanti alla prossima riunione. A tal fine, è possibile utilizzare la funzione che genera automaticamente un verbale preliminare per informare i partecipanti.
Prima dell'invio, il protocollo preliminare viene aperto nell'anteprima, dove è possibile impostare opzioni aggiuntive come i destinatari e generare allegati per Contatti esterni. È inoltre possibile generare un verbale nuovo o elaborarlo direttamente in Word. Se lo si elabora in Word, è possibile aggiornare l’anteprima per visualizzare le modifiche. Successivamente, il verbale può essere inviato. Per ulteriori info sugli allegati, consultare il seguente articolo: Rielaborazione del verbale.
Se, dopo la generazione del verbale preliminare, vengono apportate modifiche all'ordine del giorno, è possibile eseguire nuovamente la generazione del verbale e informare nuovamente i partecipanti.
Invio di bozze di verbale, comunicazione con i partecipanti, invio di inviti alle riunioni, diffusione di informazioni
Aggiornato il: 16/07/2026