Articoli su: Riunioni e verbali
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Panoramica delle riunioni


Vantaggi delle riunioni

La funzione “Riunioni” di buildagil semplifica notevolmente l'esecuzione e la registrazione delle riunioni. I contenuti del progetto sono direttamente collegati alle riunioni, il che consente di lavorare sempre nel contesto corretto. Gli argomenti discussi e le decisioni prese vengono integrati senza soluzione di continuità nel progetto e automaticamente registrati in modo chiaro e preciso. In questo modo si crea un flusso di informazioni continuo, si garantisce l’impegno delle parti coinvolte e si assicura la continuità per tutta la durata del progetto.


Gestione delle riunioni, comunicazione di progetto, documentazione delle decisioni, collegamenti contestuali, flusso di informazioni

Svolgimento della seduta

Le riunioni sono suddivise in diverse fasi, che ne strutturano lo svolgimento temporale. Le fasi di una riunione si suddividono nelle seguenti sezioni: creazione della riunione, preparazione, esecuzione, follow-up e approvazione. Nella panoramica della riunione le fasi sono illustrate in modo chiaro, in modo che sia sempre possibile riconoscere a che punto del processo si trova la riunione.




Creazione

In questa fase viene eseguita la creazione della riunione. Si compilano le informazioni relative alla riunione, si specificano il tipo di riunione, la data e l’ora e si aggiungono i partecipanti. Successivamente, l’appuntamento può essere inviato ai partecipanti e quindi aggiunto al calendario. È inoltre possibile creare una riunione a partire da riunioni passate Appuntamenti successivi. In questo modo, gli oggetti e i partecipanti possono essere importati automaticamente, evitando di dover reinserire le informazioni. Per ulteriori informazioni sulla creazione di riunioni, consultare il seguente articolo: Creazione di una riunione.


Preparazione

Durante la fase di preparazione vengono definiti i contenuti e lo svolgimento della riunione, al fine di strutturarne l'esecuzione. A tal fine, gli elementi desiderati Incarichi e temi vengono inseriti nella riunione. Per distribuire informazioni importanti relative alla preparazione e incarichi preparatori, è possibile inserire Commenti sulla preparazione. Successivamente, è possibile inviare facoltativamente il verbale preliminare ai partecipanti alla riunione. Se Contatti esterni partecipano alla riunione, si consiglia di inviare un verbale preliminare affinché anche loro possano effettuare la preparazione al contenuto della riunione. I partecipanti che hanno accesso al progetto possono inserire i propri commenti e appunti come Commenti alla bozza e effettuare la preparazione alla riunione. Un’ora prima dell’inizio della riunione, questa passa alla fase di svolgimento. Per ulteriori informazioni sulla preparazione delle riunioni, consultare il seguente articolo: Preparazione delle riunioni.


Esecuzione

L’esecuzione di una riunione inizia con la verifica delle presenze dei partecipanti. È possibile aggiornare l’elenco dei partecipanti indicando le persone assenti. La riunione prosegue quindi secondo l’ordine del giorno preparato. Quanto discusso può essere riportato direttamente nel campo dei commenti relativo agli incarichi e ai temi corrispondenti. Commenti alla bozza I contenuti della fase di preparazione possono essere ulteriormente elaborati e completati in questa sede. Anche i nuovi commenti possono essere inseriti come bozza, in modo da poter perfezionarne la formulazione in fase di rielaborazione. Se necessario, è possibile eseguire direttamente durante la riunione ulteriori incarichi e temi emersi dalla discussione.
Questo approccio alla redazione dei verbali offre vantaggi decisivi: oltre alla creazione automatica di un verbale in formato PDF, tutti i contenuti registrati vengono trasferiti direttamente negli incarichi e temi relativi. In questo modo non solo si ottiene una cronologia completa della riunione, ma anche una rappresentazione cronologica di tutte le informazioni rilevanti nelle singole attività. La cronologia dei commenti mostra chiaramente cosa è stato discusso, quando e in quale riunione, nonché quali comunicazioni hanno avuto luogo nel frattempo. Il risultato è una documentazione completa e strutturata che garantisce trasparenza, facilita la collaborazione e aumenta l’efficienza nell’elaborazione delle informazioni. Per ulteriori informazioni sull'esecuzione delle riunioni, consultare il seguente articolo: Esecuzione delle riunioni.


Seguito

Nella fase di follow-up, il verbale viene finalizzato e successivamente inviato. I punti aperti e i commenti alla bozza possono essere modificati e salvati come Commenti relativi a questa riunione. L'obiettivo di questa fase è quello di rielaborare il contenuto della riunione per generare un verbale coerente e chiaro. Successivamente, il verbale viene generato e inviato ai partecipanti per l'approvazione. Per ulteriori informazioni sulla rielaborazione del verbale e sulle opzioni di invio, consultare il seguente articolo: Rielaborazione del verbale.


Approvazione

Nella fase di approvazione, il verbale viene esaminato dai partecipanti. I partecipanti possono approvare o respingere il verbale e, se necessario, Note sul verbale redigerlo. Se il verbale viene respinto, lo stato della riunione passa a «Revisione». L’organizzatore della riunione può ora rispondere alle risposte. Se necessario, è possibile Aggiunte al verbale inserire ulteriori note. Successivamente, il verbale può essere nuovamente rilasciato per l’approvazione. Questo processo viene ripetuto fino a quando il verbale non viene approvato da tutti i partecipanti. Facoltativamente, l’approvazione può essere concessa dall’organizzatore della riunione anche senza la possibilità per i partecipanti di fornire un riscontro. Per ulteriori informazioni sull’approvazione del verbale, consultare il seguente articolo: Approvazione del verbale.


Fasi della riunione, struttura procedurale, invito tramite calendario, ordine del giorno della riunione, verbale preliminare, redazione del verbale in tempo reale, documentazione delle discussioni, finalizzazione del verbale

Tipi di commenti nelle riunioni

In buildagil sono disponibili diversi tipi di commenti per le riunioni. A seconda della fase della riunione e dello scopo, i commenti vengono registrati come preparazione, bozza, da questa riunione, nota al verbale o integrazione al verbale. In questo modo si determina a cosa serve un commento e se compare nel verbale preliminare o nel verbale della riunione. Le caratteristiche dei singoli tipi sono illustrate più dettagliatamente nei paragrafi seguenti. Ulteriori informazioni su come lavorare con i commenti sono disponibili anche nel seguente articolo: Lavorare con i commenti.



Commenti sulla preparazione

Se un commento viene inserito nella fase di preparazione, viene salvato come "Commento sulla preparazione". I commenti sulla preparazione servono a raccogliere informazioni prima dell'appuntamento. Sono pensati per consentire all'organizzatore dell'appuntamento di assegnare ai partecipanti gli incarichi relativi alla preparazione dell'appuntamento. I commenti sulla preparazione vengono stampati di default nel verbale preliminare, ma non compaiono nel verbale della riunione. Nel caso di modelli di verbale personalizzati, la visualizzazione dei commenti nel verbale stampato può variare.



Commenti alla bozza

I commenti in bozza, noti anche come "bozza per questa riunione", sono commenti che possono essere salvati temporaneamente e elaborati in un secondo momento. Per creare un commento in bozza, occorre redigere un commento e salvarlo come bozza.



Il commento alla bozza può essere elaborato dall'autore del commento stesso o da un organizzatore della riunione. Affinché altri partecipanti possano elaborare i commenti alla bozza, è possibile aggiungerli come ulteriori organizzatori tramite Le parti interessate. Per ulteriori informazioni sui permessi, consultare il seguente articolo: Visibilità e autorizzazioni relative a riunioni e verbali. I commenti in bozza possono essere elaborati o cancellati fino al momento in cui vengono inviati come commenti. Se un commento in bozza viene inviato durante la fase di preparazione, viene salvato come «Commento sulla preparazione», altrimenti come «Commento di questa riunione».



I commenti alla bozza fungono da appunti per i partecipanti, nei quali possono annotare le proprie riflessioni e effettuare così la preparazione alla riunione. Inoltre, i commenti in bozza possono essere utilizzati come strumento ausiliario per la redazione dei verbali delle riunioni: è possibile annotare in forma sintetica gli argomenti discussi, salvarli come bozza e, successivamente, formularli in modo accurato e inviarli. I commenti in bozza non vengono stampati nel verbale.


Elabora commento alla bozza, aggiungi organizzatore, altri organizzatori, diritti di modifica, autore del commento alla bozza, autorizzazioni dei partecipanti, amministra la riunione

Commenti relativi a questa riunione

Se un commento viene salvato durante la fase di esecuzione o durante la rielaborazione, viene visualizzato come "Commento di questa riunione". Per impostazione predefinita, questi commenti vengono stampati nel verbale della riunione. Nel caso di modelli di verbale personalizzati, la visualizzazione dei commenti nel verbale stampato può variare.



Note sul verbale

Non appena la riunione entra nel processo di approvazione, i partecipanti possono inserire “osservazioni sul verbale”. In questo modo è possibile descrivere le motivazioni dei rifiuti, le integrazioni richieste o le rettifiche. Per impostazione predefinita, queste note non vengono stampate nel verbale della seduta, ma servono esclusivamente a raccogliere le risposte dei partecipanti.



Aggiunte al verbale

Le aggiunte che devono figurare nel verbale definitivo possono essere inserite dall'organizzatore della riunione come «Aggiunte al verbale». In questo modo, le osservazioni, le correzioni o le integrazioni successive vengono documentate in modo chiaro nel verbale.



Tipi di commenti: riunione, nota preparatoria, commento alla bozza, contributo alla riunione, annotazione nel verbale, inserimento integrativo, funzione di commento, panoramica dei tipi di commenti, utilizzo dei commenti

Aggiornato il: 22/10/2026