Aperçu des réunions
Avantages des réunions
La fonctionnalité « Réunions » de buildagil simplifie considérablement la réalisation et la rédaction des comptes rendus de réunion. Les contenus du projet sont directement liés aux réunions, ce qui permet de toujours travailler dans le bon contexte. Les points abordés et les décisions prises sont réintégrés de manière transparente dans le projet et automatiquement consignés avec précision dans le compte-rendu. Cela permet de créer un flux d'informations continu, d'établir un caractère contraignant et d'assurer la continuité tout au long du projet.
Gestion des réunions, communication autour des projets, documentation des décisions, mise en perspective, circulation de l'information
Déroulement de la séance
Les réunions sont divisées en différentes phases, qui permettent de structurer leur déroulement dans le temps. Les phases d'une réunion se subdivisent en plusieurs étapes : création de la réunion, préparation, réalisation, suivi et approbation. Dans l'aperçu de la réunion, les phases sont présentées de manière claire, ce qui permet de savoir à tout moment où en est la réunion dans le processus.
Création
Au cours de cette phase, la réunion est créée. Les informations relatives à la réunion sont renseignées, le type de réunion, la date et l'heure sont définis, et les participants sont ajoutés. La réunion peut ensuite être envoyée aux participants et ainsi être ajoutée à leur agenda. Il est également possible de créer une réunion à partir de réunions passées Rendez-vous suivants. Les points à l'ordre et les participants peuvent alors être repris automatiquement, ce qui évite de devoir saisir à nouveau ces informations. Vous trouverez plus d'informations sur la création de réunions dans l'article suivant : Création d'une réunion.
Préparation
La phase de préparation permet de définir le contenu et le déroulement de la réunion afin d'en structurer la réalisation. À cette fin, les Tâches et sujets souhaités sont intégrés à la réunion. Afin de diffuser des informations importantes concernant la préparation ainsi que les tâches à accomplir, il est possible de saisir Commentaires sur la préparation. Il est ensuite possible, si on le souhaite, d’envoyer le procès-verbal préliminaire aux participants à la réunion. Si Contacts externes participent à la réunion, il est recommandé d’envoyer un avant-procès-verbal afin qu’ils puissent eux aussi se préparer au contenu de la réunion. Les participants ayant accès au projet peuvent saisir leurs remarques et notes sous la forme de Commentaires sur le projet et ainsi se préparer à la réunion. Une heure avant le début de la réunion, celle-ci passe en phase d'exécution. Vous trouverez de plus amples informations sur la préparation des réunions dans l'article suivant : Préparation des réunions.
Réalisation
La réalisation d'une réunion commence par un contrôle des présences des participants. Les personnes absentes peuvent être signalées dans la liste des participants. La réunion se déroule ensuite conformément à l'ordre du jour préparé. Les points abordés peuvent être consignés directement dans le champ de commentaire correspondant aux tâches et sujets concernés. Commentaires sur le projet Les éléments issus de la préparation peuvent être retravaillés et complétés ici. De nouveaux commentaires peuvent également être saisis sous forme de conception, ce qui permet d’affiner la formulation lors du suivi. Si nécessaire, des tâches et sujets supplémentaires découlant de la discussion peuvent être créés directement pendant la réunion.
Cette méthode de rédaction de protocoles offre des avantages décisifs : outre la création automatique d’un protocole au format PDF, tous les contenus consignés sont directement intégrés dans les tâches et les sujets correspondants. Cela permet non seulement de disposer d’un compte-rendu complet de la réunion, mais aussi d’une représentation chronologique de toutes les informations pertinentes au sein de chaque tâche. L'historique des commentaires indique clairement ce qui a été discuté, à quel moment et lors de quelle réunion, ainsi que les échanges qui ont eu lieu entre-temps. Le résultat est une documentation complète et structurée qui favorise la transparence, facilite la collaboration et améliore l'efficacité du traitement de l'information. Vous trouverez plus d’informations sur la réalisation des réunions dans l’article suivant : Réalisation de réunions.
Suivi
Lors de la phase de suivi, le protocole est finalisé puis envoyé. Les points ouverts et les commentaires sur le projet peuvent être traités et enregistrés sous la forme Commentaires issus de cette réunion. L'objectif de cette phase est de structurer le contenu de la réunion afin de générer un protocole cohérent et clair. Le protocole est ensuite généré et envoyé aux participants pour approbation. Vous trouverez de plus amples informations sur le suivi du protocole et les options d’envoi dans l’article suivant : Retouche du protocole.
Approbation
Au cours de la phase d'approbation, le protocole est examiné par les participants. Ceux-ci peuvent approuver ou rejeter le protocole et, si nécessaire, le modifier Remarques concernant le protocole. Si le protocole est rejeté, le statut de la réunion passe à « Révision ». L'organisateur de la réunion peut alors répondre au feedback. Si nécessaire, des Ajouts au protocole peuvent être saisis. Le protocole peut ensuite être validé à nouveau pour l’approbation. Ce processus est répété jusqu’à ce que le protocole soit approuvé par tous les participants. En option, l’organisateur de la réunion peut également valider le protocole sans donner la possibilité aux participants de faire part de leurs commentaires. Vous trouverez de plus amples informations sur l’approbation du protocole dans l’article suivant : Approbation du protocole.
Phases de réunion, structure du déroulement, invitation par calendrier, ordre du jour, compte-rendu préliminaire, compte-rendu en direct, compte-rendu des discussions, finalisation du compte-rendu
Types de commentaires dans les réunions
Différents types de commentaires sont disponibles pour les réunions dans buildagil. En fonction de la phase de la réunion et de l’usage prévu, les commentaires sont enregistrés comme « préparation », « conception », « issu de cette réunion », « remarque sur le protocole » ou « complément au protocole ». Cela permet de déterminer à quoi sert un commentaire et s’il doit figurer dans le protocole préliminaire ou dans le protocole de la réunion. Les caractéristiques de chaque type sont expliquées plus en détail dans les sections suivantes. Vous trouverez également de plus amples informations sur l'utilisation des commentaires dans l'article suivant : Utilisation des commentaires.
- Commentaires sur la préparation
- Commentaires sur le projet
- Commentaires issus de cette réunion
- Remarques concernant le protocole
- Ajouts au protocole
Commentaires sur la préparation
Si un commentaire est saisi pendant la phase de préparation, il est enregistré en tant que « commentaire de préparation ». Les commentaires de préparation servent à recueillir des informations avant la réunion. Ils permettent à l'organisateur de la réunion de répartir les tâches de préparation entre les participants. Les commentaires de préparation sont imprimés par défaut dans le protocole préliminaire, mais n’apparaissent pas dans le protocole de la réunion. Dans le cas de modèles de protocoles personnalisés, l’affichage des commentaires dans le protocole imprimé peut varier.
Commentaires sur le projet
Les commentaires « de conception » ou « de conception pour cette réunion » sont des commentaires qui peuvent être enregistrés temporairement et modifiés ultérieurement. Pour créer un commentaire « de conception », il suffit de rédiger un commentaire et de l'enregistrer en tant que brouillon.
Le commentaire du projet peut être modifié par son auteur ou par l'un des organisateurs de la réunion. Pour permettre à d'autres participants de modifier les commentaires sur le projet, ceux-ci peuvent être ajoutés en tant que organisateurs supplémentaires via Les parties concernées. Vous trouverez plus d'informations sur les autorisations dans l'article suivant : Visibilité et autorisations relatives aux réunions et aux protocoles. Les brouillons de commentaires peuvent être modifiés ou supprimés jusqu’à ce qu’ils soient envoyés en tant que commentaires. Si un brouillon de commentaire est envoyé pendant la phase de préparation, il est enregistré en tant que « Commentaire sur la préparation » ; dans le cas contraire, il est enregistré en tant que « Commentaire issu de cette réunion ».
Les commentaires de projet servent de notes aux participants, leur permettant de consigner leurs réflexions et de se préparer ainsi à la réunion. De plus, les commentaires de conception peuvent servir d’outil pour la rédaction des protocoles de réunion : les points abordés y sont notés sous forme de mots-clés, puis enregistrés en tant que conception avant d’être reformulés avec soin et envoyés ultérieurement. Les commentaires de conception ne sont pas imprimés dans le protocole.
Modifier le commentaire de l'ébauche, ajouter un organisateur, autres organisateurs, droit de modification, auteur du commentaire de l'ébauche, autorisation des participants, administrer la réunion
Commentaires issus de cette réunion
Si un commentaire est enregistré pendant la phase d'exécution ou lors du suivi, il s'affiche sous la forme « Commentaire de cette réunion ». Par défaut, ces commentaires sont imprimés dans le protocole de la réunion. Dans le cas de modèles de protocoles personnalisés, l'affichage des commentaires dans le protocole imprimé peut varier.
Remarques concernant le protocole
Dès que la réunion est en cours du processus d'approbation, les participants peuvent saisir des « remarques concernant le protocole ». Ils peuvent ainsi y exposer les motifs de leur refus, proposer des ajouts ou demander des rectifications. Par défaut, ces remarques ne sont pas imprimées dans le procès-verbal de la séance, mais servent uniquement à recueillir le feedback des participants.
Ajouts au protocole
Les ajouts devant figurer dans le protocole définitif peuvent être consignés par l'organisateur de la réunion sous la rubrique « Ajouts au protocole ». Ainsi, les remarques, corrections ou ajouts ultérieurs sont clairement consignés dans le protocole.
Types de commentaires : réunion, note préparatoire, commentaire sur un projet, contribution à la réunion, remarque dans le procès-verbal, ajout, fonction de commentaire, aperçu des types de commentaires, utilisation des commentaires
Mis à jour le : 13/07/2026