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Envoi d'échéances avec Outlook


Étant donné que le fonctionnement de Contrôles et inspections et de Réunions, l'article suivant décrit l'envoi d'échéances pour ces deux fonctions.


Envoi d’échéances avec Outlook

Une fois qu'une réunion ou une inspection a été créée, le rendez-vous peut être associé à Outlook ou à un autre logiciel de calendrier. Les participants reçoivent ainsi une invitation par calendrier et le rendez-vous est inscrit dans leur agenda. L'envoi peut se faire immédiatement après la création ou ultérieurement via les options.




Deux options sont disponibles. Vous pouvez soit décharger le fichier d’échéance, soit envoyer l’échéance directement via Outlook Online. Le déchargement du fichier de rendez-vous est particulièrement adapté si celui-ci doit être envoyé via un programme de calendrier local, tel que la version classique d'Outlook ou le calendrier macOS. Dans les deux cas, les modifications apportées au titre, à la date, à l'heure et à la liste des participants sont automatiquement prises en compte.


Les modifications apportées à une échéance doivent être effectuées directement dans Outlook, et non dans buildagil. Le titre, la date/l'heure, le lieu et les nouveaux participants, dans la mesure où ils sont enregistrés en tant que contacts dans le projet correspondant, sont mis à jour dans buildagil. Si un contact est supprimé de l'échéance Outlook, il n'est pas automatiquement supprimé dans buildagil.



Une fois le fichier de rendez-vous déchargé, il peut être ouvert ou importé dans le logiciel de calendrier de votre choix.



Dans la nouvelle version d'Outlook, les « fichiers .ics » ne s'ouvrent pas directement, mais sont importés via la gestion des calendriers. Pour ce faire, il faut sélectionner l'option permettant de télécharger un fichier dans le domaine « Ajouter un calendrier ». Le fichier de rendez-vous téléchargé est sélectionné et associé à un calendrier existant ou à un nouveau calendrier avant que l'importation ne soit terminée.



Une fois ouvert, l'échéance s'affiche dans Outlook. Elle peut être modifiée et envoyée. Le texte de l'invitation mentionne le titre du projet correspondant à la réunion en question.


Important : le contact « events@buildagil.com » ne doit pas être supprimé de la liste des destinataires.



Dans Outlook 2016, le format « Texte seul » est utilisé par défaut. Pour que les liens s'affichent correctement, il faut modifier manuellement le format et choisir « HTML ».



Invitation de calendrier, synchronisation de calendrier, rendez-vous Outlook

Annulation d’échéances

Si un rendez-vous (par exemple, pour une réunion ou une inspection) est annulé et qu'il est associé à un agenda, l'annulation peut être effectuée directement dans le logiciel de gestion des rendez-vous. Si nécessaire, la réunion ou l’inspection correspondante peut également être supprimée dans buildagil. Si l’annulation doit être visible dans buildagil, cela peut être indiqué dans le titre.



Annuler une réunion, supprimer une réunion buildagil, dissocier un rendez-vous, annuler un rendez-vous

Procédure à suivre pour les échéances récurrentes

Dans buildagil, il n'est pas possible de créer des séries de rendez-vous comme dans Outlook. Si vous souhaitez néanmoins gérer ces séries de rendez-vous dans Outlook, la procédure suivante est recommandée pour les réunions récurrentes ou les contrôles et inspections. Commencez par créer la série de rendez-vous dans Outlook. Celle-ci sert aux participants à réserver un créneau horaire dans leur agenda. Créez ensuite dans buildagil une nouvelle réunion ou une nouvelle inspection qui servira de base à la série. La fonction « Créer un rendez-vous de suivi » permet alors de créer les rendez-vous suivants nécessaires. Ceux-ci ne contiennent dans un premier temps aucun contenu, et seul l’organisateur est indiqué comme participant. Dès qu’une échéance approche, les participants effectifs ainsi que le Contenu des séances ou le responsable du contrôle / de l’inspection peuvent être ajoutés. Ensuite, l’échéance peut être envoyée aux participants via « Informer les participants ». Cette procédure permet une planification flexible du contenu tout en assurant la synchronisation du calendrier via Outlook.


Présentation des séries, blocage de calendrier, variantes de contenu, série de participation, série Outlook, gestion des séries

Dépannage


Si les solutions proposées ci-dessous ne permettent pas de résoudre le problème, n'hésitez pas à contacter le service d'assistance.



Dépannage en cas d'absence ou d'erreur du programme de calendrier sous Windows

Si, lors de l'envoi d'une échéance via Outlook ou un autre programme de calendrier, aucune application ne s'ouvre ou si c'est une application indésirable qui s'ouvre, cela est généralement dû à l'association par défaut de l'application au type de fichier « .ics » dans les paramètres Windows.



Les étapes suivantes vous aideront à effectuer cette vérification :

  • Recherche « Applications par défaut » dans les paramètres Windows
  • Sélectionner le type de fichier « .ics »
  • Définir le programme de calendrier souhaité comme programme par défaut


Programme par défaut pour les fichiers .ics, un fichier .ics s'ouvre avec le mauvais programme, associer un programme de calendrier, modifier le raccourci ics, aucun programme trouvé, association de types de fichiers sous Windows, modifier l'application par défaut pour les fichiers ics, impossible d'ouvrir une invitation de calendrier, l'échéance s'ouvre dans le mauvais programme, Outlook n'est pas reconnu comme application par défaut

Dépannage des invitations à des rendez-vous dans l'application Mail sur Mac

Lorsque vous utilisez l'application Mail sur Mac, il peut arriver que des invitations à des rendez-vous soient reçues sous le format « winmail.dat » au lieu d'un fichier « .ics ». Ce fichier n'est pas lisible dans l'application Mail sur Mac et ne peut pas être ouvert en tant qu'invitation de calendrier. Cela est généralement dû à la configuration des serveurs de messagerie de l'expéditeur ou du destinataire.


Les solutions suivantes peuvent s'avérer utiles :

  • Régler le format des e-mails dans Outlook sur « HTML » ou « Texte seul »
  • Vérifier si l’échéance est bien reçue par un autre utilisateur de Mac au sein de la même entreprise
  • Envoyer l'invitation à titre d'essai vers un compte Outlook sur Mac
  • Vérifier les paramètres de l'application Mail sur le Mac



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Mis à jour le : 29/07/2026