Préparation des réunions

• Préparation des points à l'ordre du jour et répartition des tâches et des sujets
• Modifier les points à l'ordre du jour
• Reprise des commentaires sur les projets issus des réunions précédentes
• Avancement de la réunion et calendrier
• Informer les participants

Préparation des points à l'ordre du jour et répartition des tâches et des sujets

Une fois la réunion créée, la préparation des points à l'ordre peut commencer afin de permettre une réalisation efficace de la réunion. La structure de base de l'ordre du jour peut être définie pour chaque Type de réunion dans les préférences et s'applique ainsi à toutes les réunions de ce type. Les Tâches et sujets existants issus du projet ou de réunions précédentes peuvent être attribués de manière ciblée, ce qui permet de travailler directement dans le contexte pendant la réunion.

Il est désormais possible de transférer des tâches et des sujets depuis le projet et de les attribuer aux points à l'ordre du jour. L'article suivant explique comment la visibilité et les autorisations relatives aux réunions et à leur contenu sont affectées lors du transfert de tâches et de sujets : Visibilité et autorisations relatives aux réunions et aux protocoles.

Pour cela, vous pouvez filtrer et effectuer une recherche en fonction des tâches et des sujets souhaités.

1. Compte rendu de la réunion précédente : liste des tâches et des sujets abordés lors de la dernière réunion du même type de réunion
2. Issu d'autres réunions : liste des tâches et des sujets issus d'autres réunions d'autres types de réunion
3. Tri par Type (tâches, informations, décisions, sujets, entrées du journal)
4. Recherche
5. Filtre

Les tâches et les sujets peuvent désormais être transférés vers la réunion. Le transfert est terminé en cliquant sur « Terminé » ou en fermant la fenêtre.

Lors du transfert des tâches et des sujets, le filtre permet de trier directement les réunions d'autres réunions par type de réunion ou de réaliser une recherche pour trouver une réunion spécifique.

Préparation des réunions, planification de l'ordre du jour, mise en relation avec le contexte, attribution des thèmes, préparation des réunions, points à l'ordre du jour par type de réunion, personnalisation de l'ordre du jour, modification de la structure de l'ordre du jour, paramètres des types de réunion

Modification des points à l'ordre du jour

Les tâches et les sujets précédemment transférés s'affichent désormais dans l'ordre du jour et peuvent être attribués aux points correspondants. Pour ce faire, il suffit de les déplacer par glisser-déposer à l'emplacement souhaité. Il est également possible de créer directement dans l'ordre du jour de nouveaux Créer des tâches et des sujets.

Les tâches et les sujets peuvent être supprimés directement depuis l'ordre du jour ou dans la section Coordination « Tâches et sujets ».

Il est désormais possible de saisir des commentaires relatifs à la préparation ainsi que des remarques sur le projet de texte en vue de la réunion. Vous trouverez de plus amples informations sur la préparation ainsi que sur l'utilisation et la gestion des commentaires dans l'article suivant : Aperçu des réunions.

Gestion de l'ordre du jour, mise en relation des tâches, traitement des tâches

Reprise des commentaires sur les projets issus des réunions précédentes

Si certains sujets d'une réunion précédente n'ont pas été abordés et ont été reportés à une réunion suivante, les commentaires que vous aviez rédigés lors de la réunion précédente peuvent être édités dans le contexte de la nouvelle réunion et transférés vers celle-ci. Les annexes, les images et les tâches et sujets liés sont conservés, ce qui évite de devoir les recréer manuellement.

Transférer les commentaires sur la conception, commentaires de la réunion précédente, reprise de la réunion, poursuivre la rédaction de la conception, réunion annulée, transférer les points à l'ordre, reprise des commentaires, transférer le projet de procès-verbal, conceptions personnelles, commentaires sur la préparation de la réunion

Déroulement de la réunion et calendrier

La fonctionnalité « Avancement de la réunion » permet, pendant la réalisation d'une réunion, de marquer les tâches et les sujets déjà abordés. Cela permet de visualiser l'avancement actuel, y compris le nombre de points à l'ordre du jour encore ouverts. Si la fonctionnalité de suivi de la réunion est activée avec la planification du temps, il est également possible d’attribuer une durée prévue à chaque point à l’ordre du jour. Vous trouverez de plus amples informations dans l'article suivant : Réalisation d'une réunion.

1. Activation du suivi de la réunion ou du suivi de la réunion avec planification. Lorsque la planification est activée, la durée totale prévue de la réunion s'affiche.
2. Attribution d'une durée de réunion par tâche et par sujet.

Durée des réunions, suivi du temps, indicateur de progression, gestion du temps

Informer les participants

Dès que toutes les tâches et tous les sujets ont été attribués et que les missions ont été réparties via les commentaires, le compte-rendu préliminaire peut être envoyé. Celui-ci sert à préparer les participants à la réunion à venir. Pour ce faire, la fonction permettant de générer automatiquement un compte-rendu préliminaire peut être utilisée pour informer les participants.

Avant son envoi, le brouillon de procès-verbal s'ouvre dans l'aperçu, où il est possible de définir des options supplémentaires telles que les destinataires et de générer des pièces jointes pour Contacts externes. Il est également possible de créer un nouveau protocole ou de le modifier directement dans Word. En cas de modification dans Word, l'aperçu peut être actualisé pour afficher les modifications. Le protocole peut ensuite être envoyé. Vous trouverez plus d’infos sur les pièces jointes dans l’article suivant : Retouche du protocole.

Si des modifications sont apportées à l'ordre du jour après la génération du procès-verbal préliminaire, celui-ci peut être créé à nouveau et les participants peuvent être à nouveau informés.

Envoi du compte-rendu préliminaire, communication avec les participants, invitation à la réunion, diffusion d'informations

Mis à jour le : 16/07/2026