Réalisation de réunions

• Contrôle des présences
• Rédaction du procès-verbal
• Modifier le déroulement de la séance
• Ajout de points à l'ordre du jour pendant la réunion

Contrôle des présences

Avant le début de la réunion, il est possible de vérifier la liste des participants et de la modifier si nécessaire. Cela permet de s'assurer que tous les participants seront correctement mentionnés dans le protocole ultérieur. Les participants absents peuvent être déplacés vers le domaine « Excusés » par glisser-déposer.

Liste des absents, procès-verbal de présence, aperçu des présences, gestion des participants

Rédaction du procès-verbal

Au cours de la réunion, l'ordre du jour est ouvert afin d'aborder directement chaque point Tâches et sujets et de consigner les sujets abordés dans le procès-verbal à l'aide de commentaires. Pour ce faire, le protocole interactif peut être modifié directement.

Au cours de la réalisation, les commentaires de projet créés lors de la préparation peuvent être modifiés ou de nouveaux commentaires peuvent être saisis afin d'assurer un compte-rendu efficace. Les points abordés sont ainsi directement consignés dans les tâches et sujets correspondants. Pour modifier plus en détail, les tâches et les sujets peuvent être ouverts à partir de l'ordre du jour. Vous trouverez de plus amples informations sur la réalisation, l'utilisation et la gestion des commentaires pendant la réunion dans l'article suivant : Aperçu des réunions.

Le signe « # » permet de mentionner des personnes dans un commentaire, par exemple pour consigner un fait. Le signe « @ » permet en outre de leur envoyer une notification. Vous trouverez plus d'informations dans l'article suivant : Modification des tâches.

Protocole en direct, notes de réunion, commentaires issus de cette réunion, projet de protocole, commentaires sur le protocole, traitement du protocole, documentation de la réunion

Modification de l'avancement de la session

Afin de pouvoir voir à tout moment, pendant la réunion, quels points ont déjà été abordés et lesquels restent à traiter, la fonctionnalité « Déroulement de la réunion » est disponible. Celle-ci est activée par défaut lors des réunions, sauf si elle a été explicitement désactivée ou remplacée par le calendrier. Ce paramètre peut être modifié dans le Préparation ou pendant la réalisation de la réunion. Les tâches et les sujets abordés peuvent être marqués comme terminés. Ainsi, tous les participants peuvent voir quelles tâches et quels sujets sont encore ouverts. L'aperçu indique également le nombre de points à l'ordre du jour restant à traiter.

Lorsque la fonction de planification est activée, la durée estimée restante de la réunion s'affiche.

Barre de progression, déroulement de la réunion, gestion du temps, état d'avancement de la réunion, durée de la réunion, suivi de l'avancement, planification du temps

Ajouter des points à l'ordre du jour pendant la réunion

Même pendant la réunion, il est possible de créer de nouvelles tâches et de nouveaux sujets ou de Transférer. Cela s'avère utile lorsque de nouveaux sujets surgissent ou que des tâches supplémentaires apparaissent au cours de la réunion. Cela permet de s'adapter avec souplesse au déroulement de la réunion et de consigner directement toutes ces informations dans le protocole. L'article suivant décrit l'impact de la visibilité et des autorisations des réunions et de leur contenu lors du transfert de tâches et de sujets : Visibilité et droits d'accès aux réunions et aux protocoles.

Nouveaux sujets, extension de l'ordre du jour, tâches à traiter pendant la réunion, sujets ponctuels

Mis à jour le : 11/11/2026