Retouche du protocole
Retouche des tâches et des sujets
Une fois la réunion terminée, son statut passe à « suivi ». Il est alors possible de rouvrir l'ordre du jour et d'apporter des modifications aux commentaires relatifs aux tâches et aux sujets, afin d'améliorer la clarté et la qualité du protocole.
Il est désormais possible de compléter le protocole avec d'autres commentaires « issus de cette réunion » ou de modifier les commentaires provisoires avant d'envoyer le protocole aux participants pour vérification et approbation. Pour un traitement plus détaillé, les tâches et les sujets peuvent être ouverts à partir de l'ordre du jour. Vous trouverez de plus amples informations sur le suivi ainsi que sur l'utilisation et la gestion des commentaires dans l'article suivant : Aperçu des réunions.
Retoucher les commentaires, révision de l'ordre du jour, optimisation du procès-verbal, phase de suivi, amélioration de la qualité du procès-verbal, retour d'information sur les tâches
Génération et envoi du protocole
L'étape suivante consiste à envoyer le protocole pour approbation. Pour ce faire, la réunion peut être soumise à l'approbation en générant le protocole et en configurant les options d'envoi. Les options d'envoi suivantes sont disponibles :
- Modification manuelle et régénération du protocole
- Modifier le délai d'autorisation
- Modifier les destinataires
- Listes et annexes
Une fois le protocole généré, il s'affiche dans l'aperçu. Il est alors possible de définir le délai d'approbation et les destinataires, ainsi que de générer des pièces jointes pour les contacts externes.
Une fois tous les paramètres d'envoi configurés, le protocole peut être envoyé aux participants. Le mode d'envoi dépend du rôle de chaque personne : les participants et les personnes excusées reçoivent le protocole pour vérification et approbation, tandis que les personnes figurant sur la liste de distribution complémentaire le reçoivent pour information.
La réunion entre désormais dans la phase d'approbation et est signalée comme telle dans l'aperçu des réunions.
Modification manuelle et régénération du protocole
Le contenu du protocole peut également être ouvert et édité manuellement dans Word. Pour que les modifications manuelles apportées au protocole soient visibles dans l'aperçu, il faut actualiser ce dernier. En cas de modifications apportées à l'ordre du jour ou d'anomalies dans l'affichage du protocole, celui-ci peut également être généré de manière nouvelle ici.
Modification du délai d'autorisation
En ce qui concerne le délai d'approbation, il est possible soit de fixer une date limite pour le feedback sur le protocole, soit d'approuver celui-ci directement sans donner aux participants la possibilité de donner leur feedback. Dans ce cas, le protocole passe au statut « Approuvé » dès son envoi. Les participants reçoivent alors le protocole pour information.
Modification des destinataires
Les paramètres relatifs aux destinataires permettent de définir quels participants à la réunion doivent recevoir le protocole. Il est possible d'envoyer le protocole soit à tous les participants, soit uniquement à soi-même en vue d'un transfert individuel. Le fait qu’une personne reçoive le protocole pour approbation ou pour information dépend de son rôle dans la réunion (participant / excusé / distributeur complémentaire).
Listes et annexes
En ce qui concerne les listes, il est possible de générer et d'envoyer une liste des tâches ouvertes des participants externes, des tâches ouvertes pour ce type de réunion, ainsi que des décisions prises jusqu'à présent concernant ce type de réunion. À cette fin, une liste peut être créée, qui comprend toutes les tâches dont les participants externes sont responsables. La liste présente toutes les informations relatives à la tâche, afin que les participants externes puissent comprendre le contexte des tâches ou des sujets et les modifier de manière optimale. La liste « Tâches ouvertes dans ce type de réunion » répertorie toutes les tâches ouvertes qui ont été ajoutées au type de réunion utilisé. Cette liste est triée par ordre croissant de responsabilité et par ordre croissant d’échéance. La liste « Décisions antérieures pour ce type de réunion » répertorie toutes les décisions qui ont été prises dans le cadre de ce type de réunion. Cette liste est triée par ordre croissant de date de création.
Dans la section « Pièces jointes », il est possible de définir quelles pièces jointes du protocole doivent être envoyées.
Les options des listes et des pièces jointes permettent de choisir si l'envoi doit être adressé à tous les participants ou uniquement aux contacts externes. Il est également possible de supprimer tous les documents ajoutés. Il est également possible de supprimer les documents un par un à l'aide de l'option correspondante située au niveau de chaque document.
Une fois le protocole envoyé, un lien de téléchargement est mis à la disposition des participants par e-mail. Cela permet également de mettre à disposition des fichiers volumineux. De plus, le numéro de version du fichier est ajouté au nom du fichier afin de pouvoir identifier la version utilisée. Le lien reste valable jusqu'à sept jours après la date limite d'approbation.
Les listes des tâches ouvertes et des décisions à prendre reposent sur le même modèle que celui de Exportation sous forme de liste des tâches et des sujets, mais elles sont ici automatiquement filtrées en fonction du type de réunion concerné ou des participants externes. Pour obtenir une liste des points en suspens couvrant plusieurs types de réunions ou l'ensemble du projet, il est possible d'utiliser la fonction d'exportation disponible dans la liste des tâches et des sujets, directement via la fonction de filtrage.
Liste des points en suspens, tâches ouvertes, liste complète, liste à l'échelle du projet, exportation des tâches, toutes les réunions confondues, exportation de la liste, fonction de filtrage, points en suspens
Nouvelle retouche du protocole
Si le protocole doit être modifié après son envoi, il est possible de le modifier et de le régénérer via les options de la réunion. Il peut ensuite être renvoyé pour l’approbation. Ces modifications a posteriori permettent de corriger des erreurs ou de compléter des informations manquantes.
Correction du procès-verbal, modifications a posteriori, mise à jour du procès-verbal, ajout d'informations, révision du procès-verbal, correction de la réunion, adaptation du procès-verbal
Mis à jour le : 13/07/2026