Artikel über: Sitzungen & Protokolle
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Versenden von Terminen mit Outlook


Da das Verhalten bei Kontrollen & Abnahmen und den Sitzungen identisch ist, wird im folgenden Artikel das Versenden von Terminen für beide Funktionen beschrieben.


Versenden von Terminen mit Outlook

Nachdem eine Sitzung oder Abnahme erstellt wurde, kann der Termin mit Outlook oder einem anderen Kalenderprogramm verknüpft werden. Dadurch erhalten die Teilnehmenden eine Kalendereinladung, und der Termin wird im Kalender eingetragen. Der Versand ist direkt nach der Erstellung sowie auch nachträglich über die Optionen möglich.




Es stehen zwei Varianten zur Verfügung. Es kann entweder die Termindatei heruntergeladen oder der Termin direkt über Outlook Online verschickt werden. Die Termindatei herunterzuladen eignet sich insbesondere, wenn diese über ein lokales Kalenderprogramm wie das klassische Outlook oder MacOS Kalender verschickt werden soll. Bei beiden Varianten werden Änderungen an Titel, Datum, Uhrzeit und Teilnehmerliste automatisch übernommen.


Änderungen am Termin müssen direkt im Outlooktermin vorgenommen werden, nicht in buildagil. Titel, Datum/Uhrzeit, Ort und neue Teilnehmer, insofern sie im entsprechenden Projekt als Kontakt erfasst sind, werden in buildagil aktualisiert. Wird ein Kontakt im Outlooktermin entfernt, wird dieser nicht automatisch auch in buildagil entfernt.



Wird die Termindatei heruntergeladen, kann diese im gewünschten Kalenderprogramm geöffnet oder importiert werden.



Im neuen Outlook werden ".ics-Dateien" nicht direkt geöffnet, sondern über die Kalenderverwaltung importiert. Dazu wird im Bereich "Kalender hinzufügen" die Option zum Hochladen einer Datei gewählt. Die heruntergeladene Termindatei wird ausgewählt und einem bestehenden oder neuen Kalender zugeordnet, bevor der Import abgeschlossen wird.



Nach dem Öffnen wird der Termin in Outlook dargestellt. Er kann angepasst und versendet werden. Der Einladungstext enthält den Projekttitel der jeweiligen Sitzung.


Wichtig: Der Kontakt "events@buildagil.com" darf nicht aus der Empfängerliste entfernt werden.



Bei Outlook 2016 wird standardmässig das Format "Nur-Text" verwendet. Damit Links korrekt angezeigt werden, muss das Format manuell auf "HTML" geändert werden.



Kalendereinladung, Kalendersynchronisation, Outlooktermine

Absagen von Terminen

Wird ein Termin (z. B. zu einer Sitzung oder Abnahme) abgesagt und ist dieser mit einem Kalenderprogramm verknüpft, kann die Absage direkt im Terminprogramm vorgenommen werden. Bei Bedarf kann die zugehörige Sitzung oder Abnahme in buildagil ebenfalls gelöscht werden. Soll die Absage in buildagil sichtbar sein, kann dies im Titel vermerkt werden.



Sitzung absagen, buildagil Sitzung löschen, Terminverknüpfung aufheben, Termin absagen

Vorgehensweise bei wiederkehrenden Terminen

In buildagil können keine Serientermine wie in Outlook erstellt werden. Sollen die Terminserien trotzdem in Outlook geführt werden, wird für wiederkehrende Sitzungen oder Kontrollen & Abnahmen die folgende Vorgehensweise empfohlen. Zuerst wird die Terminserie in Outlook erstellt. Diese dient den Teilnehmenden als Zeitblocker im Kalender. Danach wird in buildagil eine neue Sitzung oder Abnahme als Grundlage für die Serie erstellt. Mit der Funktion "Folgetermin erstellen" können nun die benötigten Folgetermine angelegt werden. Diese enthalten vorerst keine Inhalte, und als Teilnehmende wird nur der Organisator eingetragen. Sobald ein Termin bevorsteht, können die tatsächlichen Teilnehmer sowie die Sitzungsinhalte bzw. der Kontrolle / Abnahme ergänzt werden. Im Anschluss kann der Termin über "Teilnehmer informieren" an die Teilnehmenden versendet werden. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine flexible inhaltliche Planung bei gleichzeitiger Kalendersynchronisation über Outlook.


Serienbesprechung, Kalenderblocker, Inhaltsvarianten, Teilnahmeserie, Outlook-Serie, Serienverwaltung

Problembehandlung


Wenn die folgenden Problembehandlungen nicht zum Erfolg führen, können Sie sich gerne an den Support wenden.



Problembehandlung bei fehlendem oder falschem Kalenderprogramm bei Windows

Erscheint beim Versenden eines Termins über Outlook / Kalenderprogramm kein Programm oder ein nicht gewünschtes Programm, liegt dies meist an der Standard-App-Zuordnung für den Dateityp ".ics" in den Windows-Einstellungen.



Folgende Schritte helfen bei der Überprüfung:

  • In den Windows-Einstellungen nach "Standard-Apps" suchen
  • Den Dateityp ".ics" auswählen
  • Das gewünschte Kalenderprogramm als Standard festlegen


Standardprogramm ics, ics-Datei öffnet falsches Programm, Kalenderprogramm zuordnen, ics-Verknüpfung ändern, kein Programm gefunden, Dateityp-Zuordnung Windows, ics-Standardanwendung ändern, Kalendereinladung lässt sich nicht öffnen, falsches Programm beim Termin öffnen, Outlook wird nicht als Standard erkannt

Problembehandlung bei Termineinladungen für das Mac-Mailprogramm

Bei der Verwendung des Mac-Mailprogramms kann es vorkommen, dass Termineinladungen als "winmail.dat" anstelle einer ".ics-Datei" empfangen werden. Diese Datei ist im Mac-Mailprogramm nicht lesbar und kann nicht als Kalendereinladung geöffnet werden. Die Ursache liegt meist in der Konfiguration der Mailserver von Absender oder Empfänger.


Folgende Lösungsansätze können helfen:

  • Das Mailformat im Outlook auf "HTML" oder "Nur-Text" umstellen
  • Überprüfen, ob der Termin bei einem anderen Mac-Benutzer im gleichen Unternehmen korrekt ankommt
  • Die Einladung testweise an einen Outlook-Account auf dem Mac senden
  • Die Einstellungen der Mail-App auf dem Mac prüfen



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Aktualisiert am: 29/07/2026