Auf Sitzung vorbereiten
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie Sitzungen vorbereitet und die Traktandenliste versendet wird / Teilnehmer informiert werden.
Direkt zu: Teilnehmer Informieren
Zuerst muss die gewünschte Sitzung geöffnet werden, um mit der Vorbereitung zu beginnen.
Aufgaben / Themen übertragen
Um das Fenster mit den bestehenden Themen zu öffnen, kann auf Aufgaben / Themen übertragen geklickt werden. Die Aufgaben und Themen können über die linke Spalte und die Filterfunktion gefiltert und mit der Suchfunktion durchsucht werden.
Alle Themen aus der letzten Sitzung (nur bei einer Nachfolgesitzung: Sitzung erstellen)
Alle Themen aus der Sitzungsreihe (nur bei einer Nachfolgesitzung: Sitzung erstellen)
Gruppierungen (Aufgaben, Informationen, Entscheidungen, Themen, Journaleinträge)
Suchfunktion
Filterfunktion
Die Themen lassen sich ganz einfach durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol in die Sitzung übertragen. Mit einem Klick auf Fertig werden alle Themen in die Sitzung übertragen.
Neue Aufgaben erstellen
Unter den zuletzt übertragenen Traktanden sind nun alle Aufgaben ersichtlich. Über das + Symbol können neue Pendenzen Typen direkt unter dem gewünschten Traktandum erstellt werden. Die Aufgaben können Traktanden übergreifend per Drag&Drop verschoben werden.
Besprechungsfortschritt und Zeitplanung aktivieren
Auswählen ob man nur den Besprechungsfortschritt oder den Besprechungsfortschritt mit der Zeitplanung aktivieren möchte.
Wenn der Besprechungsfortschritt mit Zeitplanung aktiviert ist, den Traktanden eine Zeit zuweisen. Das Zuweisen funktioniert über einen Klick auf die Uhr.
Kommentare zur Vorbereitung erstellen:
Es können Kommentare zur Vorbereitung erstellet werden. Diese Kommentare können im Entwurfsmodus abgespeichert werden, so dass diese während der Sitzung bearbeitet werden können.
Aufgaben und Themen aus der Sitzung entfernen:
Um eine Aufgabe aus der Sitzung zu entfernen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
Über einen Klick auf das X-Symbol(Aus Sitzung entfernen)
Durch das Öffnen der gewünschten Aufgabe und einem Klick auf die "..." unter "Koordination" bieten sich folgende Möglichkeiten.
Wenn alle Aufgaben und Themen übertragen und bearbeitet wurden, kann die Vorbereitung durch einen Klick auf Teilnehmer informieren abgeschlossen werden. Es wird nun die Traktandenliste (vorläufiges Protokoll) generiert, was einige Sekunden in Anspruch nimmt. Diese kann dann an die Teilnehmer mit der Information zur Sitzungsvorbereitung versendet werden.
Traktandenliste öffnen
Die Traktandenliste wird im Lesemodus als PDF geöffnet, zusätzlich gibt es die Option das Protokoll im Word zu bearbeiten. Um alle Funktionen zu nutzen wird empfohlen, das "In Word bearbeiten" genutzt wird.
Traktandenliste versenden & Teilnehmer informieren
Um die Traktandenliste zu versenden, wird auf Teilnehmer informieren und dann auf OK geklickt. Die Traktandenliste wird nun an alle Teilnehmer versendet.
Traktandenliste neu generieren
Falls nach dem generieren der Traktandenliste eine Aufgabe hinzugefügt oder geändert wurde, besteht die Möglichkeit diese erneut zu generieren. Dies ist mit einem erneuten Klick auf Teilnehmer informieren und dem Bestätigen mit Ja möglich.
Direkt zu: Teilnehmer Informieren
Traktanden bearbeiten und Themen übertragen
Zuerst muss die gewünschte Sitzung geöffnet werden, um mit der Vorbereitung zu beginnen.
Aufgaben / Themen übertragen
Um das Fenster mit den bestehenden Themen zu öffnen, kann auf Aufgaben / Themen übertragen geklickt werden. Die Aufgaben und Themen können über die linke Spalte und die Filterfunktion gefiltert und mit der Suchfunktion durchsucht werden.
Alle Themen aus der letzten Sitzung (nur bei einer Nachfolgesitzung: Sitzung erstellen)
Alle Themen aus der Sitzungsreihe (nur bei einer Nachfolgesitzung: Sitzung erstellen)
Gruppierungen (Aufgaben, Informationen, Entscheidungen, Themen, Journaleinträge)
Suchfunktion
Filterfunktion
Die Themen lassen sich ganz einfach durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol in die Sitzung übertragen. Mit einem Klick auf Fertig werden alle Themen in die Sitzung übertragen.
Neue Aufgaben erstellen
Unter den zuletzt übertragenen Traktanden sind nun alle Aufgaben ersichtlich. Über das + Symbol können neue Pendenzen Typen direkt unter dem gewünschten Traktandum erstellt werden. Die Aufgaben können Traktanden übergreifend per Drag&Drop verschoben werden.
Besprechungsfortschritt und Zeitplanung aktivieren
Auswählen ob man nur den Besprechungsfortschritt oder den Besprechungsfortschritt mit der Zeitplanung aktivieren möchte.
Wenn der Besprechungsfortschritt mit Zeitplanung aktiviert ist, den Traktanden eine Zeit zuweisen. Das Zuweisen funktioniert über einen Klick auf die Uhr.
Kommentare zur Vorbereitung erstellen:
Es können Kommentare zur Vorbereitung erstellet werden. Diese Kommentare können im Entwurfsmodus abgespeichert werden, so dass diese während der Sitzung bearbeitet werden können.
Aufgaben und Themen aus der Sitzung entfernen:
Um eine Aufgabe aus der Sitzung zu entfernen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
Über einen Klick auf das X-Symbol(Aus Sitzung entfernen)
Durch das Öffnen der gewünschten Aufgabe und einem Klick auf die "..." unter "Koordination" bieten sich folgende Möglichkeiten.
Teilnehmer informieren
Wenn alle Aufgaben und Themen übertragen und bearbeitet wurden, kann die Vorbereitung durch einen Klick auf Teilnehmer informieren abgeschlossen werden. Es wird nun die Traktandenliste (vorläufiges Protokoll) generiert, was einige Sekunden in Anspruch nimmt. Diese kann dann an die Teilnehmer mit der Information zur Sitzungsvorbereitung versendet werden.
Traktandenliste öffnen
Die Traktandenliste wird im Lesemodus als PDF geöffnet, zusätzlich gibt es die Option das Protokoll im Word zu bearbeiten. Um alle Funktionen zu nutzen wird empfohlen, das "In Word bearbeiten" genutzt wird.
Traktandenliste versenden & Teilnehmer informieren
Um die Traktandenliste zu versenden, wird auf Teilnehmer informieren und dann auf OK geklickt. Die Traktandenliste wird nun an alle Teilnehmer versendet.
Traktandenliste neu generieren
Falls nach dem generieren der Traktandenliste eine Aufgabe hinzugefügt oder geändert wurde, besteht die Möglichkeit diese erneut zu generieren. Dies ist mit einem erneuten Klick auf Teilnehmer informieren und dem Bestätigen mit Ja möglich.
Aktualisiert am: 03/10/2022