Rielaborazione del verbale
Rielaborazione di incarichi e temi
Una volta conclusa la riunione, lo stato della stessa passa alla fase di follow-up. È ora possibile riaprire l'ordine del giorno e apportare modifiche ai commenti relativi agli incarichi e ai temi, al fine di migliorare la tracciabilità e la qualità del verbale.
A questo punto è possibile completare il verbale con ulteriori commenti “Da questa riunione” oppure elaborare i commenti in bozza, prima che il verbale venga inviato ai partecipanti per la verifica e l’approvazione. Per una elaborazione più dettagliata, è possibile aprire gli incarichi e i temi dall’ordine del giorno. Ulteriori informazioni sul follow-up, nonché sull’utilizzo e la gestione dei commenti, sono disponibili nel seguente articolo: Panoramica delle riunioni.
Rielaborazione dei commenti, revisione dell'ordine del giorno, ottimizzazione del verbale, fase di rielaborazione, miglioramento della qualità del verbale, feedback sui compiti
Generazione e invio del verbale
Nella fase successiva, il verbale viene inviato per l'approvazione. A tal fine, è possibile sottoporre la riunione all'approvazione generando il verbale e impostando le opzioni di invio. Per quanto riguarda le opzioni di invio, sono disponibili le seguenti possibilità:
- Elaborazione manuale e nuova generazione del verbale
- Elaborare il termine di autorizzazione
- Elaborare i destinatari
- Lista e allegati
Non appena il verbale è stato generato, viene visualizzato nell'anteprima. A questo punto è possibile definire il termine di approvazione e i destinatari, nonché generare allegati per i contatti esterni.
Una volta completate tutte le impostazioni relative all'invio, la riunione può essere inviata ai partecipanti. La modalità di invio dipende dal ruolo di ciascuna persona: i partecipanti e coloro che si sono giustificati ricevono il verbale per la verifica e l'approvazione, mentre le persone incluse nella lista di distribuzione supplementare lo ricevono per conoscenza.
La riunione passa ora alla fase di approvazione e viene contrassegnata di conseguenza nella panoramica delle riunioni.
Elaborazione manuale e nuova generazione del verbale
I contenuti del verbale possono essere aperti e elaborati manualmente anche qui in Word. Per rendere visibili nell'anteprima le modifiche apportate manualmente al verbale, è necessario aggiornare l'anteprima. In caso di modifiche all'ordine del giorno o di incongruenze nella visualizzazione del verbale, è possibile generare un nuovo verbale qui.
Elaborare il termine di autorizzazione
Per quanto riguarda il termine di approvazione, è possibile fissare una data entro la quale i partecipanti devono inviare la propria risposta sul verbale oppure concedere l'approvazione direttamente senza dare ai partecipanti la possibilità di inviare una risposta. In questo caso, una volta inviato, il verbale passa allo stato "Approvato". I partecipanti ricevono così il verbale per presa d'atto.
Elaborare i destinatari
Nelle impostazioni relative ai destinatari è possibile specificare quali partecipanti alla riunione debbano ricevere il verbale. È possibile inviare il verbale a tutti i partecipanti oppure solo a se stessi, per poi inoltrarlo individualmente. Il fatto che una persona riceva il verbale per l’approvazione o per presa d’atto dipende dal suo ruolo nella riunione (partecipanti / assenti giustificati / mittenti aggiuntivi).
Liste e allegati
Per quanto riguarda gli elenchi, è possibile generare e inviare una lista degli incarichi aperti dei partecipanti esterni, degli incarichi aperti relativi a quel tipo di riunione, nonché delle decisioni prese finora in merito a quel tipo di riunione. A tal fine, è possibile creare una lista che includa tutti gli incarichi di cui sono responsabili i partecipanti esterni. Nella lista sono riportate tutte le informazioni relative all’incarico, in modo che i partecipanti esterni possano comprendere il contesto degli incarichi o dei temi e elaborarli in modo ottimale. Nella lista «Incarichi aperti in questo tipo di riunione» sono elencati tutti gli incarichi aperti che sono stati aggiunti al tipo di riunione utilizzato. Questa lista viene ordinata in ordine crescente per responsabilità e in ordine crescente per scadenza. Nell’elenco «Decisioni precedenti in questo tipo di riunione» vengono riportate tutte le decisioni adottate in questo tipo di riunione. Questa lista viene ordinata in ordine crescente per data di creazione.
Per quanto riguarda gli allegati, è possibile impostare quali allegati del verbale devono essere inviati.
Tramite le opzioni relative alle liste e agli allegati è possibile impostare se l'invio debba avvenire a tutti i partecipanti o solo ai contatti esterni. Inoltre, è possibile rimuovere tutti i documenti aggiunti. In alternativa, i documenti possono essere rimossi anche singolarmente tramite la rispettiva opzione presente nel documento stesso.
Dopo l'invio del verbale, ai partecipanti viene fornito via e-mail un link per il download. In questo modo è possibile mettere a disposizione anche file di grandi dimensioni. Inoltre, nel nome del file viene aggiunto il numero di versione, in modo da poter risalire alla versione con cui si sta lavorando. Il link è valido fino a sette giorni dopo la scadenza del termine di approvazione.
Le liste degli incarichi aperti e delle decisioni si basano sullo stesso modello del [(32fc24ab-dd56-449e-8b71-22116f3f392d], ma qui vengono filtrati automaticamente in base al rispettivo tipo di riunione o ai partecipanti esterni. Per ottenere una lista delle questioni in sospeso che abbraccia più tipi di riunione o l’intero progetto, è possibile utilizzare la funzione di esportazione nella lista degli incarichi e dei temi direttamente tramite la funzione di filtro.
Elenco delle questioni in sospeso, incarichi aperti, lista completa, lista a livello di progetto, esportazione degli incarichi, trasversale alle riunioni, esportazione della lista, funzione di filtro, incarichi aperti
Nuova rielaborazione del verbale
Se il verbale deve essere elaborato nuovamente dopo l'invio, è possibile elaborarlo e rigenerarlo tramite le opzioni della riunione. Successivamente, il verbale può essere inviato nuovamente per l'approvazione. Le modifiche successive consentono di correggere eventuali errori o di integrare le informazioni mancanti.
Correzione del verbale, Modifiche successive, Aggiornamento del verbale, Integrazione delle informazioni, Revisione del verbale, Correzione della riunione, Adeguamento del verbale
Aggiornato il: 16/07/2026