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Invio di appuntamenti con Outlook


Poiché il comportamento è identico sia per Controlli e controlli che per Riunioni, nel seguente articolo verrà descritta la procedura di invio degli appuntamenti per entrambe le funzioni.


Invio di appuntamenti con Outlook

Una volta eseguita una riunione o un controllo, è possibile collegare l'appuntamento a Outlook o a un altro programma di calendario. In questo modo i partecipanti ricevono un invito tramite calendario e l'appuntamento viene inserito nel calendario. L'invio può avvenire subito dopo l'esecuzione oppure in un secondo momento tramite le opzioni disponibili.




Sono disponibili due opzioni. È possibile scaricare il file dell’appuntamento oppure inviare l’appuntamento direttamente tramite Outlook Online. Scaricare il file dell'appuntamento è particolarmente indicato se si intende inviarlo tramite un programma di calendario locale, come la versione classica di Outlook o il Calendario di macOS. In entrambe le opzioni, le modifiche apportate al titolo, alla data, all'ora e all'elenco dei partecipanti vengono applicate automaticamente.


L'organizzatore dell'appuntamento di Outlook deve coincidere con l'organizzatore, l'organizzatore aggiuntivo o il creatore della riunione in buildagil affinché sia possibile effettuare il collegamento.



Una volta scaricato il file con gli appuntamenti, è possibile aprirlo o importarlo nel programma di calendario desiderato.



Nel nuovo Outlook, i "file .ics" non vengono aperti direttamente, ma importati tramite la gestione del calendario. A tal fine, nel settore "Aggiungi calendario" si seleziona l'opzione per caricare un file. Si seleziona il file con gli appuntamenti scaricato e lo si associa a un calendario esistente o nuovo, prima che l'importazione sia conclusa.



Una volta aperto, l'appuntamento viene visualizzato in Outlook. È possibile modificarlo e inviarlo. Il testo dell'invito riporta il titolo del progetto della rispettiva riunione.


Importante: il contatto “events@buildagil.com” non deve essere rimosso dall’elenco dei destinatari.



In Outlook 2016 viene utilizzato per impostazione predefinita il formato "Solo testo". Affinché i link vengano visualizzati correttamente, è necessario modificare manualmente il formato impostandolo su "HTML".



Inviti del calendario, sincronizzazione del calendario, appuntamenti di Outlook

Modifica degli appuntamenti

Dopo l’invio di un appuntamento, potrebbe essere necessario apportare modifiche successive al titolo, alla data, all’ora, al luogo o ai partecipanti. Le modifiche all’appuntamento devono essere effettuate direttamente nell’appuntamento di Outlook, non in buildagil. Il motivo risiede nel formato del file dell’appuntamento: il file “ics”, al momento dell’invio, rappresenta solo un’istantanea dell’appuntamento e non garantisce una sincronizzazione continua. Una modifica successiva in buildagil non verrebbe quindi trasferita all’appuntamento di Outlook già inviato. Il titolo, la data/ora, il luogo e i nuovi partecipanti, purché siano registrati come contatti nel progetto corrispondente, vengono invece aggiornati in buildagil non appena vengono modificati nell’appuntamento di Outlook. Se un contatto viene rimosso dall’appuntamento di Outlook, non viene automaticamente rimosso anche in buildagil.


Elabora appuntamento, sincronizza la modifica dell'appuntamento, modifica l'appuntamento in Outlook, sincronizzazione unidirezionale con Outlook buildagil, aggiorna i dati dell'appuntamento, istantanea ICS, modifica i partecipanti in Outlook, organizzatore dell'appuntamento, applica la modifica al calendario, modifica l'orario della riunione

Annullamento di appuntamenti

Se un appuntamento (ad esempio, una riunione o un controllo) viene annullato ed è collegato a un programma di calendario, l’annullamento deve essere effettuato direttamente nel programma di calendario. In buildagil non viene effettuata alcuna cancellazione automatica. Per motivi di tracciabilità, la riunione o il controllo corrispondente non viene cancellato automaticamente in buildagil, poiché potrebbero esserci ancora temi all'ordine del giorno o contenuti già registrati che devono essere prima trasferiti in una nuova riunione. Se si desidera che la cancellazione sia visibile in buildagil, è possibile indicarlo nel titolo, ad esempio aggiungendo la dicitura «annullato». Se necessario, la riunione o il controllo corrispondente può essere inoltre cancellato manualmente in buildagil.



Annullare una riunione, cancellare una riunione in buildagil, rimuovere il collegamento con un appuntamento, annullare un appuntamento

Procedura per gli appuntamenti ricorrenti

In buildagil non è possibile creare serie di appuntamenti come in Outlook. Se si desidera comunque gestire le serie di appuntamenti in Outlook, per le riunioni ricorrenti o per i controlli e i controlli si raccomanda la seguente procedura. Per prima cosa, la serie di appuntamenti viene eseguita in Outlook. Questa funge da blocco di tempo nel calendario per i partecipanti. Successivamente, in buildagil viene eseguita una nuova riunione o un nuovo controllo come base per la serie. Con la funzione "Crea un appuntamento successivo" è ora possibile creare gli appuntamenti successivi necessari. Questi, inizialmente, non contengono alcun contenuto e come partecipanti viene inserito solo l’organizzatore. Non appena un appuntamento si avvicina, è possibile aggiungere i partecipanti effettivi e il Contenuti della seduta o il responsabile del controllo/del controllo. Successivamente, l'appuntamento può essere inviato ai partecipanti tramite «Informa i partecipanti». Questa procedura consente una pianificazione flessibile dei contenuti con contemporanea sincronizzazione del calendario tramite Outlook.


Riepilogo delle serie, blocco del calendario, varianti di contenuto, serie di partecipazione, serie di Outlook, gestione delle serie

Risoluzione dei problemi


Se le seguenti soluzioni non dovessero risolvere il problema, non esitate a contattare l'assistenza.



Risoluzione dei problemi in caso di assenza o errata configurazione del programma di calendario in Windows

Se, quando si invia un appuntamento tramite Outlook o un programma di calendario, non viene avviata alcuna applicazione o viene avviata un'applicazione non desiderata, ciò è solitamente dovuto all'associazione predefinita dell'applicazione per il tipo di file ".ics" nelle impostazioni di Windows.



I seguenti passaggi aiutano nella verifica:

  • Cerca "Applicazioni predefinite" nelle impostazioni di Windows
  • Selezionare il tipo di file ".ics"
  • Impostare il programma di calendario desiderato come predefinito


Programma predefinito per i file ICS, il file ICS si apre con il programma sbagliato, associare un programma al calendario, modificare il collegamento ics, nessun programma trovato, associazione dei tipi di file in Windows, modificare l'applicazione predefinita per i file ics, impossibile aprire l'invito al calendario, apertura dell'appuntamento con il programma sbagliato, Outlook non viene riconosciuto come predefinito

Risoluzione dei problemi relativi agli inviti agli appuntamenti nel programma di posta elettronica di Mac

Quando si utilizza l'applicazione Mail di Mac, può capitare che gli inviti agli appuntamenti vengano ricevuti come file "winmail.dat" anziché come file ".ics". Questo file non è leggibile dall'applicazione Mail di Mac e non può essere aperto come invito al calendario. La causa risiede solitamente nella configurazione dei server di posta elettronica del mittente o del destinatario.


Le seguenti soluzioni possono essere d'aiuto:

  • Impostare il formato delle e-mail in Outlook su "HTML" o "Solo testo"
  • Verificare che l'appuntamento venga ricevuto correttamente da un altro utente Mac della stessa azienda
  • Inviare l'invito, a titolo di prova, a un account Outlook sul Mac
  • Verificare le impostazioni dell'applicazione Mail sul Mac



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Aggiornato il: 03/09/2026