Artikel über: Dokumente & Pläne
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Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Ordnern & Dokumente


Generelle Informationen zu Sichtbarkeiten & Berechtigungen finden Sie in folgendem Artikel: Sichtbarkeiten & Berechtigungen


Grundlegendes zur Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit von Ordnern und Dokumente wird immer über den Ordner gesteuert, in dem sie sich befinden. Die Sichtbarkeit eines Ordners vererbt sich standardmässig auf alle darin enthaltenen Unterordner und Dokumente. Diese Vererbung bleibt solange bestehen, bis für einen Unterordner eine abweichende Sichtbarkeit festgelegt wird. Der Vorteil dieser Vererbung besteht darin, dass die Sichtbarkeit einfach übergeordnet festgelegt werden kann und eine aufwändige Anpassung auf Unterordnern sowie auf Dokumente entfällt. Bei Bedarf kann die Sichtbarkeit eines Unterordner dennoch individuell und flexibel angepasst werden.


Um die Einfachheit, Sicherheit und Übersichtlichkeit der Zugriffsrechte im Projekt zu gewährleisten, wird bewusst auf die individuelle Steuerung der Sichtbarkeit auf einzelnen Dokumente verzichtet. Hierzu stehen folgende Alternativen zur Verfügung:

  • Das Dokument kann in einen Ordner verschoben werden, welcher für die erforderliche Person sichtbar ist. Am Ursprungsort kann eine Verknüpfung zum Dokument eingefügt werden, damit die logische Struktur erhalten bleibt.
  • Im Ordner des Dokuments kann ein separater Ordner mit angepasster Sichtbarkeit erstellt und das Dokument dorthin verschoben werden. Damit kann die Sichtbarkeit gezielt erweitert werden ohne andere Inhalte freizugeben. Die erforderliche Person kann in diesem Fall über z.B. einen direkten Link in einer Aufgabe oder einer Verknüpfung in der Ordnerstruktur auf den Ordner bzw. das Dokument zugreifen.
  • Wenn keine gemeinsame Bearbeitung des Dokuments nötig ist, kann diese als Anhang in eine Aufgabe oder in ein Thema eingefügt werden (sollte nur in Ausnahmefällen angewendet werden).
  • Bei komplexen Projekten empfiehlt sich eine Struktur mit gemeinsamen Bearbeitungsbereichen für die gezielte Zusammenarbeit zwischen einem oder mehreren Teams.


Dateifreigabe, Zugriffskontrolle, Sichtbarkeitseinstellungen, Zusammenarbeit im Team, Einzelfreigabe

Anpassen der Sichtbarkeit

Ein Ordners erbt beim Erstellen die Sichtbarkeit des übergeordneten Ordners (sofern vorhanden) oder ist standardmässig für die Basisteams im Projekt sichtbar. Die Sichtbarkeit kann nach Erstellung über das Schild-Symbol durch berechtige Benutzer angepasst werden. Hierbei gibt es drei Stufen der Sichtbarkeit:

  • Sichtbar und bearbeitbar (Schreibrecht)
  • Sichtbar (Sichtrecht)
  • Nicht sichtbar


Dokumente in der Mediathek sind für alle Personen im Projekt sichtbar. Details siehe Sichtbarkeiten & Berechtigungen im Detail.


Die Anpassung der Sichtbarkeit eines Ordners wirkt sich automatisch auf alle darin enthaltenen Unterordner und Dokumente aus, da die Sichtbarkeit vererbt wird. Ausgenommen davon sind Unterordner, welche eine eigene Sichtbarkeit haben.



Bei der Anzeige der Sichtbarkeit eines Ordner ist ersichtlich, ob der Ordner eine spezifische Sichtbarkeit hat oder diese vom übergeordneten Ordner erbt. Die Vererbung der Sichtbarkeit kann mit "Zurücksetzen" wiederhergestellt werden. Die Sichtbarkeit von Ordnern auf der obersten Ebene kann nicht zurückgesetzt werden.




Ein besonderer Fall tritt ein, wenn ein Ordner eine höhere Sichtbarkeit als sein übergeordneten Ordner hat. In diesem Fall ist der Ordner unter Umständen nicht über die Navigation durch die Ordnerstruktur erreichbar. Als Lösung kann eine Verknüpfung zu diesem Ordner erstellt werden, was den direkten Zugriff auf den Ordner ermöglicht. Das Erstellen solcher Verknüpfungen wird in folgendem Artikel beschrieben: Verknüpfungen in der Ordnerstruktur. Der Ordner kann auch direkt in einer Aufgabe oder einem Thema verlinkt werden.



Sichtbarkeiten wiederherstellen, Sichtrechte rückgängig machen, Sichtbarkeiten rückgängig machen, Zugriff auf Dokumente, Daten, Files, Berechtigungen, Sichtrechte, Schreibrechte

Sichtbarkeiten & Berechtigungen im Detail


Ordner


Projektadministrator

Projektkoordinator

Ersteller

Restliche Benutzer

Erstellen (*)

*

* Mit Schreibrecht *

–

* Mit Schreibrecht *

Hochladen (*)

*

* Mit Schreibrecht *

–

* Mit Schreibrecht *

Anzeigen / Bearbeiten

‎  In Struktur anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Bezeichnung anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Bezeichnung bearbeiten

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

‎  Inhalte anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Inhalte bearbeiten (**)

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

‎  Status anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Status ändern

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

‎  Sichtbarkeit anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Sichtbarkeit bearbeiten

*

* Als Autor / Mit Schreibrecht *

Favorisieren

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Herunterladen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Synchronisieren

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Verschieben (*)

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

Kopieren (***)

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Löschen (*)

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *


(*) Diese Aktionen erfordern ein Schreibrecht auf dem übergeordneten Ordner. Auf der obersten Ebene haben nur Projektadministratoren ein Schreibrecht.

(**) Die Bearbeitung der Inhalte eines Ordners ist abhängig von der Sichtbarkeit der entsprechenden Inhalte.

(***) Es werden nur die enthaltenen Unterordner und Dokumente kopiert, welche für den Benutzer sichtbar sind.



Dokumente


Projektadministrator

Projektkoordinator

Ersteller

Restliche Benutzer

Erstellen (*)

*

* Mit Schreibrecht *

–

* Mit Schreibrecht *

Hochladen (*)

*

* Mit Schreibrecht *

–

* Mit Schreibrecht *

Anzeigen / Bearbeiten

‎  In Struktur anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Bezeichnung anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Bezeichnung bearbeiten

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

‎  Inhalt anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Inhalt bearbeiten

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

‎  Status anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Status ändern

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

‎  Eigenschaften anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Eigenschaften bearbeiten

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

‎  Sichtbarkeit anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎  Sichtbarkeit bearbeiten

*

* Als Autor / Mit Schreibrecht *

‎  Versionsverlauf anzeigen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Favorisieren

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Herunterladen

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Synchronisieren

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

‎Extern versenden

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Plotten

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Signieren

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

Verschieben

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

Kopieren

*

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

* Mit Sichtrecht *

Löschen

*

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *

* Mit Schreibrecht *


(*) Diese Aktionen erfordern ein Schreibrecht auf dem übergeordneten Ordner. Auf der obersten Ebene haben nur Projektadministratoren ein Schreibrecht.



Medien


Projektadministrator

Projektkoordinator

Ersteller

Restliche Benutzer

Erstellen (*)

*

*

–

*

Hochladen (*)

*

*

–

*

Anzeigen / Bearbeiten

‎  In Struktur anzeigen

*

*

*

*

‎  Bezeichnung anzeigen

*

*

*

*

‎  Bezeichnung bearbeiten

*

*

*

*

‎  Inhalt anzeigen

*

*

*

*

‎  Inhalt bearbeiten

*

*

*

*

‎  Eigenschaften anzeigen

*

*

*

*

‎  Eigenschaften bearbeiten (*)

* Eingeschränkt *

* Eingeschränkt *

* Eingeschränkt *

* Eingeschränkt *

‎  Sichtbarkeit anzeigen

*

*

*

*

‎  Sichtbarkeit bearbeiten (**)

‎  Versionsverlauf anzeigen

*

*

*

*

Favorisieren

*

*

*

*

Herunterladen

*

*

*

*

Synchronisieren

*

*

*

*

‎Extern versenden

*

*

*

*

Löschen

*

*

*

*


(*) Wenn das Dokument mit einem Journaleintrag verknüpft ist, können die Kategorien nicht bearbeitet werden.

(**) Die Sichtbarkeit von Medien kann nicht geändert werden, da diese für alle Personen im Projekt sichtbar sind.


Sichtbarkeiten auf Ordner & Dokumente


Aktualisiert am: 29/07/2025