Creazione di riunioni
- Creazione di una nuova riunione
- Creazione di un appuntamento successivo
- Creazione di più appuntamenti successivi
Creazione di una nuova riunione
È possibile creare una nuova riunione direttamente nel progetto, dalla sezione “Riunioni”, oppure tramite il menu di navigazione. Nel modulo di creazione della riunione è ora possibile inserire le informazioni generali sulla riunione, specificare l’organizzazione, aggiungere i partecipanti e elaborare le opzioni. Per ulteriori informazioni sullo svolgimento generale di una riunione, consultare il seguente articolo: Panoramica delle riunioni.
Nel modulo per la creazione della riunione è possibile inserire le seguenti informazioni:
- Qui è possibile inserire un titolo e selezionare le categorie relative alla riunione. Categoria vengono utilizzati per la classificazione tematica e per il filtro.
- Nelle informazioni generali si seleziona un Tipo di riunione e si specificano la data, l'ora, la durata della riunione, il luogo e l'ufficio. Il tipo di riunione viene utilizzato per classificare la riunione (ad es. Riunione di pianificazione) e determina i modelli di oggetto e di verbale predefiniti.
- Nella sezione "Organizzazione" vengono definiti Organizzatore della riunione e, se necessario, altri organizzatori. Le persone qui indicate possono gestire la riunione e elaborare le informazioni relative alla stessa.
- Nella sezione “Partecipanti” vengono selezionati i partecipanti alla riunione. I partecipanti giustificati vengono inseriti solo da poco prima dell’esecuzione della riunione, al fine di compilare l’elenco delle presenze. La lista di distribuzione supplementare viene utilizzata per le persone che devono ricevere il verbale definitivo a titolo di informazione, ma che non partecipano alla riunione. Per selezionare rapidamente i partecipanti è possibile utilizzare gruppi di contatti o interi gruppi.
- La riunione può essere definita come Scadenza (traguardo) e appare quindi come un traguardo nella Pianificazione degli incarichi.
L'articolo seguente descrive come è possibile impostare o modificare successivamente la visibilità e le autorizzazioni delle riunioni e dei relativi contenuti al momento della creazione: Visibilità e autorizzazioni relative a riunioni e verbali.
Nell'immagine seguente è possibile vedere un esempio di sessione compilata.
Dopo aver salvato, è possibile collegare l'appuntamento a Outlook o a un altro programma di calendario. Per ulteriori informazioni su come collegare l'appuntamento a Outlook, consultare il seguente articolo: Invio di riunioni con Outlook.
Creare una riunione, redigere un ordine del giorno, creare un incontro
Creazione di un appuntamento successivo
Creando un appuntamento successivo è possibile riprendere le informazioni esistenti relative alla riunione, quali titolo, categorie, tipo di riunione, partecipanti ecc., risparmiando così tempo e garantendo la continuità dei contenuti. A tal fine, occorre aprire la riunione da cui si desidera ricavare un appuntamento successivo. Successivamente, si seleziona la funzione nelle opzioni.
Nel nuovo termine della riunione occorre solo aggiungere o modificare la data e l'ora. La numerazione nel titolo della riunione prosegue automaticamente.
Creazione di più appuntamenti successivi
È possibile creare contemporaneamente anche più appuntamenti successivi. A tal fine, nelle opzioni della sessione si apre la sezione relativa agli appuntamenti successivi. Qui è possibile definire sia l'intervallo di tempo desiderato sia il numero di appuntamenti successivi. È possibile creare al massimo 10 appuntamenti successivi alla volta.
Una volta creata, la lista degli appuntamenti si apre nella barra di navigazione della finestra. Se necessario, è possibile modificare le singole riunioni da lì. Ogni appuntamento può quindi essere contrassegnato con Collegato a Outlook.
Appuntamenti ricorrenti, appuntamenti successivi
Gestione delle serie, blocco del calendario, varianti di contenuto, serie di partecipazione, serie di Outlook, gestione delle serie
Aggiornato il: 10/07/2026