Articles sur : Réunions & protocoles
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Approbation du protocole


Approbation du procès-verbal

L'approbation des protocoles garantit que tous les participants approuvent le contenu qui y est consigné.



Une fois que les participants ont reçu le protocole pour approbation, ils peuvent, dans le délai d'approbation défini, examiner le protocole et l'approuver ou le rejeter. Il est possible, le cas échéant, d’ajouter un commentaire justifiant la décision lors de l’approbation. Les participants ont la possibilité de modifier leur approbation ou leur rejet du protocole jusqu’à l’expiration du délai. Pour le feedback, les corrections ou les ajouts des participants, des remarques peuvent être saisies sous forme de commentaires sur les tâches et les sujets correspondants.


Si un participant ne donne pas de feedback avant l'expiration du délai d'approbation, le protocole est automatiquement approuvé.


  1. Saisie des commentaires des participants concernant le protocole
  2. Accorder ou rejeter le protocole (avec un commentaire facultatif)
  3. Affichage des détails d'expédition
  4. Affichage des annexes envoyées par les participants
  5. Vue du protocole envoyé ou interactif


Les remarques relatives au protocole ne sont pas imprimées dans le protocole. Si un commentaire doit être visible dans le protocole, il peut être ajouté par un organisateur lors du suivi, en complément du protocole.



Vue du protocole envoyé :



Si le protocole a été rejeté par au moins une personne, il passe au statut « Review » à l'expiration du délai de vérification.



Validation de la réunion, tour de table, demandes de modifications

Compléments complémentaires apportés par l'organisateur de la réunion

Si les remarques des participants doivent être intégrées au protocole, l'organisateur peut saisir des « ajouts au protocole ». Pour ce faire, la réunion est à nouveau renvoyée en phase de suivi ; les ajouts peuvent alors être saisis et le protocole peut être soumis une nouvelle fois pour approbation. Vous trouverez de plus amples informations sur le suivi du protocole dans l'article suivant : Nouvelle retouche du protocole.


L'approbation du protocole peut être accordée directement lors du suivi. Pour plus d'informations sur la manière de passer outre l'approbation, consultez l'article suivant : Modifier le délai d'autorisation.



Pour plus d'informations sur l'approbation, l'utilisation et la gestion des commentaires, consultez l'article suivant : Aperçu des réunions.


Révision du procès-verbal, traitement des réponses, phase de révision, commentaires des participants

Décharger le protocole au format PDF

Une fois le protocole de la réunion envoyé, le fichier PDF apparaît dans la section « Détails » sous la mention « Protocole envoyé » et peut y être déchargé. Cette fonction permet de sauvegarder le protocole localement à titre de sécurité. En principe, chaque protocole imprimé est disponible sur buildagil dans la réunion correspondante. Il est également possible de sauvegarder l'intégralité du projet à l'aide d'un Exportation de projet. Vous trouverez de plus amples informations sur les sauvegardes et la protection des données dans l'article suivant : Sauvegarde et protection des données.




Enregistrement des rapports, téléchargement au format PDF, sauvegarde locale, exportation de documents, copie des rapports


Gestion des ajouts importants pendant la phase d'autorisation

Au cours de la phase d'approbation, il peut arriver que de nombreux ajouts a posteriori soient consignés dans le protocole, ce qui alourdit inutilement ce dernier. Il est recommandé, lors de la saisie de ces ajouts, de ne pas envoyer de notifications directes aux personnes concernées dans la mesure du possible. Cela permet de regrouper ultérieurement plusieurs ajouts superflus dans un nouveau commentaire récapitulatif. Les ajouts qui ne sont plus nécessaires peuvent ensuite être supprimés, à condition qu’aucun autre commentaire n’ait été saisi par d’autres personnes dans la tâche concernée et qu’aucune personne n’ait reçu une notification concernant le commentaire à supprimer via la liste de diffusion des commentaires. Les ajouts inutiles peuvent être supprimés du protocole via le lien Aperçu Word manuel.


Modifications ultérieures apportées au protocole approuvé

Une fois le protocole approuvé, les modifications ne peuvent être apportées que par certaines voies. Les ajouts mineurs peuvent être consignés directement dans une tâche existante ou lors de la prochaine réunion. Si les modifications doivent être intégrées au protocole existant, une Nouveau suivi est nécessaire. Si le contenu révisé doit être à nouveau approuvé par les participants, un nouveau cycle d'approbation doit être lancé. Sinon, l’approbation peut également être donnée directement dans les Paramètres avant l’expiration du délai d’approbation, avant l’envoi du protocole.


Mis à jour le : 24/06/2026