Sichtbarkeiten & Berechtigungen auf Ordner & Dokumente

• Anpassen der Sichtbarkeit
• Vererbung der Sichtbarkeit auf der Ordnerstruktur
• Sichtbarkeit auf Einzeldokumente
• Sichtbarkeiten auf Ordner & Dateien

Anpassen der Sichtbarkeit

Die Anpassung der Sichtbarkeiten ermöglicht es Administratoren, festzulegen, welche Teams Zugriff auf welche Ordner und Inhalte haben. Dadurch können sensible Daten geschützt und relevante Informationen gezielt freigegeben werden.

Um die Sichtbarkeit eines Ordners anzuzeigen oder anzupassen, kann auf das Schild-Symbol des gewünschten Ordners geklickt werden. In dieser Ansicht können die Sichtbarkeitseinstellungen für die einzelnen Teams angepasst werden. Wie die Sichtbarkeitsprüfung nach Teams oder Benutzern funktioniert, wird in folgendem Artikel beschrieben: Sichtbarkeitsprüfung

Die Sichtbarkeit kann mit einem Klick auf die Teams geändert werden.

1. Sichtbar und bearbeitbar
2. Sichtbar
3. Nicht sichtbar

Zugriff auf Dokumente, Daten, Files, Berechtigungen, Sichtrechte, Schreibrechte

Vererbung der Sichtbarkeit auf der Ordnerstruktur

Die Sichtbarkeit eines Ordners vererbt sich standardmässig auf alle Unterordner. Diese Vererbung bleibt solange bestehen, bis für einen Unterordner abweichende Sichtbarkeitsregelungen getroffen werden. Der Vorteil dieser Vererbung besteht darin, dass die Sichtbarkeit für übergeordnete Ordner zentral festgelegt werden kann, ohne dass die Einstellungen für jeden Unterordner einzeln angepasst werden müssen.

Wenn die Sichtbarkeit eines Überordners angepasst wird, aktualisiert sich die Sichtbarkeit aller untergeordneten Ordner, vorausgesetzt, diese Unterordner haben keine individuellen Sichtbarkeitsregelungen. Solche spezifischen Einstellungen in einem Unterordner bleiben von Änderungen im Überordner unberührt. Die Sichtbarkeitsvererbung kann mit "Zurücksetzen" wiederhergestellt werden. Ordner auf der obersten Ebene können nicht zurückgesetzt werden. Diese Änderungen können nur durch Projektadministratoren oder Projekt-Koordinatoren vorgenommen werden, die den Ordner selbst erstellt haben.

Ein besonderer Fall tritt ein, wenn ein Unterordner eine höhere Sichtbarkeit als sein Überordner besitzt. In solchen Fällen ist der Unterordner nicht über die normale Ordnerstruktur erreichbar. Als Lösung kann eine Verknüpfung zu diesem Unterordner erstellt werden, was den direkten Zugriff ermöglicht, auch wenn der Überordner nicht sichtbar ist. Das Erstellen solcher Verknüpfungen wird in folgendem Artikel beschrieben: Verknüpfungen in der Ordnerstruktur. Der Ordner kann auch direkt in einer Aufgabe oder einem Thema verlinkt werden.

Sichtbarkeiten wiederherstellen, Sichtrechte rückgängig machen, Sichtbarkeiten rückgängig machen

Sichtbarkeit auf Einzeldokumente

Einzeldateien können nicht gezielt für einzelne Personen freigegeben werden. Um die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im Projekt zu gewährleisten, wird auf diese Funktion bewusst verzichtet. Einzeldateifreigaben führen schnell zu Oversharing, wobei Dateien unkontrolliert intern oder extern weitergegeben werden könnten. Dadurch geht der Überblick über Zugriffsrechte verloren, die Rechtestruktur eines Projekts wird undurchsichtig und macht die Rechteverwaltung komplexer. Nur die Projektadministration sollte Zugriffsrechte verwalten können. Die Sichtbarkeit einzelner Dateien kann zwar nicht direkt verändert, jedoch eingesehen werden. Dabei gilt: Dateien übernehmen stets die Sichtbarkeit des Ordners, in dem sie sich befinden.

Folgende Alternativen stehen zur Verfügung:

• Die Datei kann in einen Ordner verschoben werden, auf den die Zielperson bereits Zugriff hat. Am Ursprungsort kann dann eine Verknüpfung zur Datei eingefügt werden. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: Verknüpfungen in der Ordnerstruktur
• Bei komplexen Projekten empfiehlt sich eine Struktur mit einem gemeinsamen Bearbeitungsbereich sowie separaten Teamordnern für gezielte Zusammenarbeit
• In Fällen, in denen die Datei lediglich eingesehen werden soll, kann ein separater Ordner erstellt werden, in dem die Sichtbarkeit erweitert wird – ohne dabei andere Inhalte freizugeben
• Alternativ kann die Datei als Anhang an eine Aufgabe gehängt werden (nur wenn keine Bearbeitung nötig ist)
• Für externe Empfänger besteht die Möglichkeit, Dokumentenordner als ZIP-Datei zu versenden: Der Ordner wird zuerst als ZIP heruntergeladen, danach per Drag & Drop erneut hochgeladen und mit der Funktion Extern versenden geteilt

Dateifreigabe, Zugriffskontrolle, Sichtbarkeitseinstellungen, Zusammenarbeit im Team, Einzelfreigabe

Sichtbarkeiten auf Ordner & Dateien

Sichtbarkeiten auf Ordner & Dateien

Aktualisiert am: 04/07/2025