Articoli su: Riunioni e verbali
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Preparazione delle riunioni


Preparazione degli oggetti in agenda e assegnazione di incarichi e temi

Una volta eseguita la riunione, è possibile preparare gli oggetti dell'agenda per consentire un'esecuzione mirata. Gli incarichi e gli argomenti esistenti del progetto o delle riunioni precedenti possono essere assegnati in modo specifico, consentendo di lavorare direttamente nel contesto durante la riunione. A tal fine, è possibile aprire la riunione desiderata ed elaborare gli oggetti dell'agenda. L'ordine del giorno può essere definito per ogni tipo di riunione nel Impostazioni del progetto.



Gli incarichi e i temi possono ora essere trasferiti dal progetto e assegnati agli oggetti dell'agenda. Il modo in cui la visibilità e le autorizzazioni delle riunioni e dei contenuti delle riunioni influenzano il trasferimento di incarichi e temi è descritto nel seguente articolo: Visibilità e autorizzazioni di riunioni e verbali.



È possibile filtrare e cercare gli incarichi e i temi desiderati.

  1. Dalla riunione precedente: lista degli incarichi e dei temi dell'ultima riunione dello stesso tipo di riunione
  2. Da altre riunioni: Lista di incarichi e temi di altre riunioni di altri tipi di riunione.
  3. Ordinamento per Tipo (incarichi, informazioni, decisioni, temi, note)
  4. Cerca
  5. Filtro

Gli incarichi e i temi possono ora essere trasferiti alla riunione. Il trasferimento si conclude con "Fatto" o chiudendo la finestra.



Quando si trasferiscono incarichi e temi, è possibile utilizzare il filtro di altre riunioni per filtrare direttamente per tipo di riunione o cercare una sessione specifica.



Preparazione delle riunioni, pianificazione dell'ordine del giorno, collegamento al contesto, assegnazione degli argomenti, preparazione delle riunioni

Elaborazione degli oggetti all'ordine del giorno

Gli incarichi e i temi trasferiti in precedenza vengono ora visualizzati nell'ordine del giorno e possono essere assegnati ai rispettivi oggetti. A tal fine, gli incarichi e gli argomenti vengono spostati nella posizione desiderata mediante trascinamento. È anche possibile creare nuovi Creazione di incarichi e temi direttamente nell'ordine del giorno.



Gli incarichi e i temi possono essere rimossi direttamente dall'ordine del giorno o nel Coordinazione di Incarichi e temi.



È ora possibile inserire commenti sulla preparazione e bozze di commenti sulla riunione. Ulteriori informazioni sulla preparazione, l'uso e il comportamento dei commenti sono disponibili nel seguente articolo: Panoramica delle riunioni.


Gestione dell'agenda, collegamento dei compiti, elaborazione dei compiti

Andamento e programmazione delle riunioni

L'avanzamento della riunione può essere utilizzato per contrassegnare gli incarichi e i temi già discussi durante l'esecuzione di una riunione. In questo modo è visibile lo stato di avanzamento attuale, compreso il numero di oggetti aperti all'ordine del giorno. Se l'avanzamento della riunione con pianificazione è attivato, è possibile assegnare a ogni oggetto una durata pianificata della riunione. Ulteriori informazioni sono disponibili nel seguente articolo: Esecuzione di una riunione.


La durata della riunione memorizzata è a scopo orientativo e non ha alcun effetto sulla durata definita per Creazione di una riunione.


  1. Attivazione dell'avanzamento della riunione o dell'avanzamento della riunione con programmazione. Se la pianificazione è attivata, viene visualizzata la durata totale prevista della riunione.
  2. Assegnazione della durata di una riunione per incarico e tema.



Durata della sessione, tracciamento del tempo, indicatore di avanzamento, gestione del tempo

Informare i partecipanti

Non appena tutti i compiti e i temi sono stati assegnati e gli incarichi sono stati mittenti tramite commenti, è possibile inviare il verbale preliminare. Questo serve a preparare i partecipanti alla riunione successiva. A tal fine, i partecipanti possono essere informati tramite la funzione che genera automaticamente un protocollo preliminare.



Il rapporto preliminare viene aperto nell'anteprima prima dell'invio, dove è possibile generare opzioni aggiuntive come i destinatari e gli allegati per Contatti esterni. È anche possibile rigenerare il verbale o modificarlo direttamente in Word. Quando si elabora in Word, l'anteprima può essere aggiornata per visualizzare le modifiche. Il verbale può quindi essere inviato.


Le buste per i partecipanti esterni possono essere generate solo se un contatto esterno è inserito nell'elenco dei partecipanti o delle persone giustificate.


Le persone in Mittente completato non ricevono il pre-protocollo.



Se vengono apportate modifiche all'ordine del giorno dopo la generazione del verbale preliminare, è possibile eseguirlo nuovamente e informare nuovamente i partecipanti.



Invio pre-protocollo, comunicazione con i partecipanti, invito alla riunione, distribuzione di informazioni.

Aggiornato il: 30/09/2025

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