Erstellen & Bearbeiten von Dokumenten

• Erstellen von Dokumenten
• Bearbeiten von Dokumenten
• Problembehandlung bei Umbenennen oder Verschieben von Dokumenten

Erstellen von Dokumenten

In den meisten Fällen werden Dokumente auf buildagil hochgeladen. Zusätzlich können Word- und Excel-Dateien sowie OneNote-Notizbücher direkt in der Ordnerstruktur über "Erstellen" angelegt werden. Für diese Aktionen ist ein Schreibrecht auf dem übergeordneten Ordner erforderlich. Auf der obersten Ebene ist dieses Recht ausschliesslich Projektadministratoren vorbehalten.

Dokumentenerstellung, Dateiupload, Dateiablage, Dokumentmanagement, Projektdokumente

Bearbeiten von Dokumenten

Dokumente können bearbeitet werden, wenn Schreibrechte auf den jeweiligen Ordner bestehen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel: Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Ordnern & Dokumenten. Welche Möglichkeiten dabei zur Verfügung stehen, hängt vom Dokumenttyp ab.

Bearbeiten von Office-Dokumenten

Office-Dokumente können lokal in einem Programm oder online geöffnet und bearbeitet werden.

Bearbeiten von PDF-Dokumenten

PDF-Dokumente können ebenfalls lokal oder online geöffnet und bearbeitet werden.

Öffnen und Bearbeiten von Modellen

BIM-Modelle können direkt im Viewer geöffnet und bearbeitet werden.

Bearbeiten von weiteren Dateitypen

Weitere Dateitypen können in einem lokalen Programm geöffnet werden. Dadurch ist die Bearbeitung auch für Formate möglich, die nicht direkt in buildagil unterstützt werden.

Herunterladen

Dokumente können heruntergeladen werden, um sie ausserhalb von buildagil zu verwenden.

Kopieren des Links

Dokumente können verlinkt werden, um sie in anderen Elementen direkt zu referenzieren. Der Link zu einem Dokument kann ebenfalls in einem anderen Projekt eingefügt werden. Sofern Benutzer über die notwendigen Zugriffs- und Sichtrechte in beiden Projekten verfügen, ist das Dokument dort zugänglich.

Erstellen von Aufgaben & Themen

Aufgaben & Themen können direkt zu einem Dokument erstellt werden. Diese sind automatisch mit dem Dokument verknüpft, wodurch Arbeitspakete oder Diskussionen direkt im Kontext des Dokuments festgehalten werden.

Versenden von Dokumenten an Externe Kontakte

Dokumente können an externe Kontakte versendet werden, um sie Personen zuzustellen, welche keinen Zugriff auf buildagil haben.

Favoriten

Dokumente können zu den Favoriten hinzugefügt werden. Damit entsteht eine persönliche Übersicht häufig verwendeter Dokumente, die jederzeit schnell zugänglich ist.

Statusänderung von Dokumenten

Mit einer Statusänderung von Dokumenten können Prüfaufgaben erstellt werden. Dadurch wird eine strukturierte Qualitätssicherung unterstützt.

Versionsverlauf

Für Dokumente steht ein Versionsverlauf zur Verfügung. Darüber können frühere Versionen geprüft oder wiederhergestellt werden. Dies ermöglicht eine transparente Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

Mehrfachauswahl

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Dokumente oder Ordner gleichzeitig auszuwählen, um Aktionen wie Herunterladen, Link kopieren, Erstellen von Aufgaben, Informationen, Themen, den Externen Versand, Änderung von Status, Verschieben, Kopieren oder Löschen gleichzeitig durchzuführen. Für die gleichzeitige Auswahl sämtlicher Elemente innerhalb einer Ansicht kann die Mehrfachauswahl verwendet werden. Dazu wird das oberste Element selektiert, während die "Shift-Taste" gedrückt gehalten wird. Anschliessend wird das unterste Element der Ansicht ausgewählt. Alle dazwischenliegenden Elemente werden dadurch automatisch markiert und die gewünschte Aktion kann ausgeführt werden.

Mehrfachauswahl, Alles auswählen, Auswahlfunktion

Weitere Funktionen

Dokumente lassen sich umbenennen, verschieben, kopieren oder löschen. Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb und können von dort wiederhergestellt werden. Dokumente können mit "CTRL + C" und "CTRL + V" in andere Projekte kopiert werden. Beim Kopieren von Dokumenten in ein anderes Projekt geht der Versionsverlauf verloren.

Kategorisieren

Dokumente können in der Ordnerstruktur kategorisiert werden. Die Vergabe von Kategorien erleichtert die Suche und ermöglicht eine gezielte Filterung. Die Definition und Bearbeitung von Kategorien erfolgt in den Projekteinstellungen.

Neben den Bearbeitungsfunktionen sind in der Übersicht auch weitere Informationen ersichtlich. Dazu gehören die Dateigrösse, das Änderungsdatum mit Angabe der verantwortlichen Person sowie das Erstelldatum mit Ersteller. Auf diese Weise bleibt jederzeit nachvollziehbar, wann und von wem ein Dokument erstellt oder zuletzt angepasst wurde.

Dokumentverwaltung, Dateibearbeitung, Dateiänderung, Dokumentfreigabe

Problembehandlung bei Umbenennen oder Verschieben von Dokumenten

Falls ein Dokument nicht umbenannt oder verschoben werden kann und folgende Fehlermeldung erscheint "Die Datei konnte nicht umbenannt werden", kann dies an einer Überschreitung der maximalen Pfadlänge liegen. SharePoint begrenzt die maximale Länge eines Dateipfads auf 400 Zeichen (einschliesslich aller übergeordneten Ordner). Wird diese Grenze überschritten, können keine weiteren Änderungen am Pfad vorgenommen werden.

Mögliche Lösungen:

• Ordnerstruktur flacher gestalten, indem Ordnernamen oder Verschachtelungen reduziert werden
• In den Projekteinstellungen die Erweiterte Ordnerbezeichnung aktivieren, um Ordnernamen zu kürzen
• Kategorien verwenden, um Dokumente auch bei kürzeren Namen effizient auffinden zu können

Ausführliche Informationen zur erweiterten Ordnerbezeichnung finden Sie in folgendem Artikel: Erweiterte Ordnerbezeichnung.

Ausführliche Informationen zu den Kategorien finden Sie in folgendem Artikel: Kategorien.

Weitere Informationen zur maximalen Pfadlänge finden Sie in folgendem Artikel von Microsoft: Dateinamen- und Pfadlängen.

Aktualisiert am: 13/11/2025