Creare una riunione
Il seguente articolo descrive come vengono eseguite le riunioni.
Direttamente alle sezioni seguenti:
Creare una nuova riunione
Inviare la data della riunione con Outlook
Creare un appuntamento di follow-up
Creare più appuntamenti di follow-up
Procedura per le riunioni ricorrenti
Risoluzione dei problemi relativi agli inviti agli appuntamenti per il programma di posta elettronica Mac
Le autorizzazioni e la visibilità delle riunioni e dei contenuti delle sessioni sono descritte nel seguente articolo: Autorizzazioni e visibilità
Fare clic su Nuovo nel menu sotto la voce Riunioni**.
Oppure fare clic su Nuovo nella barra dei menu e poi su Riunione.
Inserire un Titolo e impostare le Categorie.
Generale: Selezionare un tipo di riunione, specificare i dettagli della riunione come data/ora/durata della stessa, località/società e ufficio.
Organizzazione: Determinare l' organizzatore della riunione e, se necessario, definire altri organizzatori per questa riunione che possano gestire la riunione.
Partecipanti: Selezionare i partecipanti (si possono aggiungere anche gruppi di contatti o interi gruppi). I partecipanti esclusi vengono modificati solo prima dello svolgimento della riunione. Il mittente completato è destinato alle persone che dovrebbero ricevere il verbale ma che non hanno partecipato alla riunione.
Fare clic su Salva quando tutte le informazioni richieste sono state compilate.
Esempio:
Riunione come scadenza.
È possibile definire una riunione come una data di scadenza (traguardo) selezionando l'opzione Usa come data di scadenza.
Dopo aver fatto clic su Salva, viene visualizzata la seguente finestra.
Fare clic su Invia e collega appuntamento per aprire e inviare l'appuntamento in Outlook. Con OK, la sessione viene eseguita solo su buildagil. (La riunione può essere sincronizzata con Outlook anche in seguito).
Invia l'appuntamento di Outlook dopo
Fare clic su Invia e collega nella riunione.
Cliccare su Invia appuntamento per confermare la selezione.
È stato eseguito e scaricato un appuntamento di Outlook. Fare clic sul file scaricato.
L'apertura dei file ics non è ancora supportata dal nuovo Outlook. Questo tipo di file deve quindi essere aperto con Outlook e non con Outlook (nuovo).
La riunione viene ora aperta come appuntamento di Outlook, che può essere personalizzato e inviato. Il titolo del progetto in questione è visibile nel testo dell'invito.
Attenzione: il contatto buildagil - Events non deve mai essere cancellato dall'elenco dei destinatari nell'appuntamento di Outlook!
Se la data o la durata della sessione vengono modificate in Outlook, la modifica viene sincronizzata automaticamente con buildagil.
In Outlook 2016, la formattazione è impostata automaticamente su "Solo testo", che deve essere modificata manualmente in "HTML" affinché i collegamenti funzionino.
Per non dover inserire di nuovo tutte le informazioni, è possibile creare un appuntamento di follow-up con la seguente opzione.
Selezionare la riunione da cui si vuole eseguire un appuntamento di follow-up e aprirla.
Fare clic sull'icona Crea appuntamento di follow-up in alto a destra.
Si aprirà una nuova finestra con il nuovo appuntamento. Tutto ciò che si deve fare è compilare data/ora o fare delle completazioni.
Il numero nel titolo della sessione viene automaticamente aumentato di uno.
Dopo aver effettuato tutte le regolazioni, l'appuntamento può essere eseguito tramite Salva.
Se si vogliono creare più appuntamenti di follow-up contemporaneamente, procedere come segue.
Cliccare su ... alla voce Crea appuntamento di follow-up.
Selezionare quindi gli intervalli di tempo per gli appuntamenti e confermare con Avanti.
Inserire quindi il numero di appuntamenti di follow-up da creare e confermare con Crea appuntamenti.
Tutte le riunioni create si aprono ora nella scheda. Le singole riunioni possono essere modificate nuovamente qui e salvate con Salva.
Ogni appuntamento può essere creato con Collegato a Outlook. Con OK la riunione viene eseguita senza collegamento a Outlook.
Le riunioni possono ora essere visualizzate nella panoramica.
In buildagil non è possibile eseguire appuntamenti ricorrenti come in Outlook. Se le serie di appuntamenti devono comunque essere gestite in Outlook, si consiglia la seguente procedura per le riunioni ricorrenti.
In primo luogo, la serie di appuntamenti deve essere eseguita in Outlook. Questo serve a bloccare l'orario dei partecipanti. È quindi possibile creare una nuova riunione in buildagil come base per la serie di appuntamenti.
Le riunioni richieste possono essere create con Creare un appuntamento di follow-up. Il contenuto di queste riunioni è ancora vuoto e solo l'organizzatore viene aggiunto come partecipante per il momento.
Man mano che la riunione si avvicina, è possibile aggiungere i partecipanti finali e Contenuti della riunione. La riunione viene quindi inviata ai partecipanti con Informare i partecipanti.
Per garantire che i Incarichi e temi non vengano confusi durante la preparazione della sessione, è necessario utilizzare un Tipo di riunione separato per ogni serie di sessioni, se possibile.
Questo metodo permette di reagire in modo flessibile ai cambiamenti del contenuto e dei partecipanti alle riunioni, fornendo al contempo ai partecipanti un appuntamento in serie come blocco del tempo.
Può succedere che gli utenti Mac ricevano gli inviti agli appuntamenti come "winmail.dat" (nel programma di posta del Mac) invece che come file .ics. Questo file non può essere letto dal programma di posta del Mac.
Questa discrepanza è spesso dovuta alla configurazione dei server di posta del mittente e del destinatario.
Sono possibili le seguenti soluzioni:
Cambiare il formato della posta in "HTML" o "Solo testo".
Controllare se l'appuntamento viene ricevuto correttamente da un utente Mac della vostra azienda (se possibile).
Provare a inviare l'invito all'appuntamento a un account Outlook sul Mac.
Controllare le impostazioni dell'applicazione per la ricezione delle e-mail.
Date della serie
Direttamente alle sezioni seguenti:
Creare una nuova riunione
Inviare la data della riunione con Outlook
Creare un appuntamento di follow-up
Creare più appuntamenti di follow-up
Procedura per le riunioni ricorrenti
Risoluzione dei problemi relativi agli inviti agli appuntamenti per il programma di posta elettronica Mac
Le autorizzazioni e la visibilità delle riunioni e dei contenuti delle sessioni sono descritte nel seguente articolo: Autorizzazioni e visibilità
Creare una nuova riunione
Fare clic su Nuovo nel menu sotto la voce Riunioni**.
Oppure fare clic su Nuovo nella barra dei menu e poi su Riunione.
Inserire un Titolo e impostare le Categorie.
Generale: Selezionare un tipo di riunione, specificare i dettagli della riunione come data/ora/durata della stessa, località/società e ufficio.
Organizzazione: Determinare l' organizzatore della riunione e, se necessario, definire altri organizzatori per questa riunione che possano gestire la riunione.
Partecipanti: Selezionare i partecipanti (si possono aggiungere anche gruppi di contatti o interi gruppi). I partecipanti esclusi vengono modificati solo prima dello svolgimento della riunione. Il mittente completato è destinato alle persone che dovrebbero ricevere il verbale ma che non hanno partecipato alla riunione.
Fare clic su Salva quando tutte le informazioni richieste sono state compilate.
Esempio:
Riunione come scadenza.
È possibile definire una riunione come una data di scadenza (traguardo) selezionando l'opzione Usa come data di scadenza.
Inviare un appuntamento di riunione con Outlook
Dopo aver fatto clic su Salva, viene visualizzata la seguente finestra.
Fare clic su Invia e collega appuntamento per aprire e inviare l'appuntamento in Outlook. Con OK, la sessione viene eseguita solo su buildagil. (La riunione può essere sincronizzata con Outlook anche in seguito).
Invia l'appuntamento di Outlook dopo
Fare clic su Invia e collega nella riunione.
Cliccare su Invia appuntamento per confermare la selezione.
È stato eseguito e scaricato un appuntamento di Outlook. Fare clic sul file scaricato.
L'apertura dei file ics non è ancora supportata dal nuovo Outlook. Questo tipo di file deve quindi essere aperto con Outlook e non con Outlook (nuovo).
La riunione viene ora aperta come appuntamento di Outlook, che può essere personalizzato e inviato. Il titolo del progetto in questione è visibile nel testo dell'invito.
Attenzione: il contatto buildagil - Events non deve mai essere cancellato dall'elenco dei destinatari nell'appuntamento di Outlook!
Se la data o la durata della sessione vengono modificate in Outlook, la modifica viene sincronizzata automaticamente con buildagil.
In Outlook 2016, la formattazione è impostata automaticamente su "Solo testo", che deve essere modificata manualmente in "HTML" affinché i collegamenti funzionino.
Creare un appuntamento di follow-up
Per non dover inserire di nuovo tutte le informazioni, è possibile creare un appuntamento di follow-up con la seguente opzione.
Selezionare la riunione da cui si vuole eseguire un appuntamento di follow-up e aprirla.
Fare clic sull'icona Crea appuntamento di follow-up in alto a destra.
Si aprirà una nuova finestra con il nuovo appuntamento. Tutto ciò che si deve fare è compilare data/ora o fare delle completazioni.
Il numero nel titolo della sessione viene automaticamente aumentato di uno.
Dopo aver effettuato tutte le regolazioni, l'appuntamento può essere eseguito tramite Salva.
Creare più appuntamenti di follow-up
Se si vogliono creare più appuntamenti di follow-up contemporaneamente, procedere come segue.
Cliccare su ... alla voce Crea appuntamento di follow-up.
Selezionare quindi gli intervalli di tempo per gli appuntamenti e confermare con Avanti.
Inserire quindi il numero di appuntamenti di follow-up da creare e confermare con Crea appuntamenti.
Tutte le riunioni create si aprono ora nella scheda. Le singole riunioni possono essere modificate nuovamente qui e salvate con Salva.
Ogni appuntamento può essere creato con Collegato a Outlook. Con OK la riunione viene eseguita senza collegamento a Outlook.
Le riunioni possono ora essere visualizzate nella panoramica.
Procedura per le riunioni ricorrenti
In buildagil non è possibile eseguire appuntamenti ricorrenti come in Outlook. Se le serie di appuntamenti devono comunque essere gestite in Outlook, si consiglia la seguente procedura per le riunioni ricorrenti.
In primo luogo, la serie di appuntamenti deve essere eseguita in Outlook. Questo serve a bloccare l'orario dei partecipanti. È quindi possibile creare una nuova riunione in buildagil come base per la serie di appuntamenti.
Le riunioni richieste possono essere create con Creare un appuntamento di follow-up. Il contenuto di queste riunioni è ancora vuoto e solo l'organizzatore viene aggiunto come partecipante per il momento.
Man mano che la riunione si avvicina, è possibile aggiungere i partecipanti finali e Contenuti della riunione. La riunione viene quindi inviata ai partecipanti con Informare i partecipanti.
Per garantire che i Incarichi e temi non vengano confusi durante la preparazione della sessione, è necessario utilizzare un Tipo di riunione separato per ogni serie di sessioni, se possibile.
Questo metodo permette di reagire in modo flessibile ai cambiamenti del contenuto e dei partecipanti alle riunioni, fornendo al contempo ai partecipanti un appuntamento in serie come blocco del tempo.
Risoluzione dei problemi per gli inviti agli appuntamenti per il programma di posta elettronica Mac
Può succedere che gli utenti Mac ricevano gli inviti agli appuntamenti come "winmail.dat" (nel programma di posta del Mac) invece che come file .ics. Questo file non può essere letto dal programma di posta del Mac.
Questa discrepanza è spesso dovuta alla configurazione dei server di posta del mittente e del destinatario.
Sono possibili le seguenti soluzioni:
Cambiare il formato della posta in "HTML" o "Solo testo".
Controllare se l'appuntamento viene ricevuto correttamente da un utente Mac della vostra azienda (se possibile).
Provare a inviare l'invito all'appuntamento a un account Outlook sul Mac.
Controllare le impostazioni dell'applicazione per la ricezione delle e-mail.
Date della serie
Aggiornato il: 12/12/2024