Preparazione delle riunioni
- Preparazione degli oggetti dell'ordine del giorno e assegnazione di incarichi e temi
- Elaborazione degli oggetti all'ordine del giorno
- Stato di avanzamento e programmazione delle riunioni
- Informare i partecipanti
Preparazione degli oggetti in agenda e assegnazione di incarichi e temi
Una volta eseguita la riunione, è possibile preparare gli oggetti dell'agenda per consentire un'esecuzione mirata. Gli incarichi e gli argomenti esistenti del progetto o delle riunioni precedenti possono essere assegnati in modo specifico, consentendo di lavorare direttamente nel contesto durante la riunione. A tal fine, è possibile aprire la riunione desiderata ed elaborare gli oggetti dell'agenda. L'ordine del giorno può essere definito per ogni tipo di riunione nel Impostazioni del progetto.
Gli incarichi e i temi possono ora essere trasferiti dal progetto e assegnati agli oggetti dell'agenda. Il modo in cui la visibilità e le autorizzazioni delle riunioni e dei contenuti delle riunioni influenzano il trasferimento di incarichi e temi è descritto nel seguente articolo: Visibilità e autorizzazioni di riunioni e verbali.
È possibile filtrare e cercare gli incarichi e i temi desiderati.
- Dalla riunione precedente: lista degli incarichi e dei temi dell'ultima riunione dello stesso tipo di riunione
- Da altre riunioni: Lista di incarichi e temi di altre riunioni di altri tipi di riunione.
- Ordinamento per Tipo (incarichi, informazioni, decisioni, temi, note)
- Cerca
- Filtro
Gli incarichi e i temi possono ora essere trasferiti alla riunione. Il trasferimento si conclude con "Fatto" o chiudendo la finestra.
Quando si trasferiscono incarichi e temi, è possibile utilizzare il filtro di altre riunioni per filtrare direttamente per tipo di riunione o cercare una sessione specifica.
Preparazione delle riunioni, pianificazione dell'ordine del giorno, collegamento al contesto, assegnazione degli argomenti, preparazione delle riunioni
Elaborazione degli oggetti all'ordine del giorno
Gli incarichi e i temi trasferiti in precedenza vengono ora visualizzati nell'ordine del giorno e possono essere assegnati ai rispettivi oggetti. A tal fine, gli incarichi e gli argomenti vengono spostati nella posizione desiderata mediante trascinamento. È anche possibile creare nuovi Creazione di incarichi e temi direttamente nell'ordine del giorno.
Gli incarichi e i temi possono essere rimossi direttamente dall'ordine del giorno o nel Coordinazione di Incarichi e temi.
È ora possibile inserire commenti sulla preparazione e bozze di commenti sulla riunione. Ulteriori informazioni sulla preparazione, l'uso e il comportamento dei commenti sono disponibili nel seguente articolo: Panoramica delle riunioni.
Gestione dell'agenda, collegamento dei compiti, elaborazione dei compiti
Andamento e programmazione delle riunioni
L'avanzamento della riunione può essere utilizzato per contrassegnare gli incarichi e i temi già discussi durante l'esecuzione di una riunione. In questo modo è visibile lo stato di avanzamento attuale, compreso il numero di oggetti aperti all'ordine del giorno. Se l'avanzamento della riunione con pianificazione è attivato, è possibile assegnare a ogni oggetto una durata pianificata della riunione. Ulteriori informazioni sono disponibili nel seguente articolo: Esecuzione di una riunione.
- Attivazione dell'avanzamento della riunione o dell'avanzamento della riunione con programmazione. Se la pianificazione è attivata, viene visualizzata la durata totale prevista della riunione.
- Assegnazione della durata di una riunione per incarico e tema.
Durata della sessione, tracciamento del tempo, indicatore di avanzamento, gestione del tempo
Informare i partecipanti
Non appena tutti i compiti e i temi sono stati assegnati e gli incarichi sono stati mittenti tramite commenti, è possibile inviare il verbale preliminare. Questo serve a preparare i partecipanti alla riunione successiva. A tal fine, i partecipanti possono essere informati tramite la funzione che genera automaticamente un protocollo preliminare.
Il rapporto preliminare viene aperto nell'anteprima prima dell'invio, dove è possibile generare opzioni aggiuntive come i destinatari e gli allegati per Contatti esterni. È anche possibile rigenerare il verbale o modificarlo direttamente in Word. Quando si elabora in Word, l'anteprima può essere aggiornata per visualizzare le modifiche. Il verbale può quindi essere inviato.
Se vengono apportate modifiche all'ordine del giorno dopo la generazione del verbale preliminare, è possibile eseguirlo nuovamente e informare nuovamente i partecipanti.
Invio pre-protocollo, comunicazione con i partecipanti, invito alla riunione, distribuzione di informazioni.
Aggiornato il: 30/09/2025