Panoramica delle riunioni
Vantaggi delle riunioni
La funzione riunioni di buildagil semplifica notevolmente l'esecuzione e la registrazione delle riunioni. I contenuti del progetto sono direttamente collegati alle riunioni, il che significa che il lavoro viene svolto sempre nel giusto contesto. I contenuti e le decisioni discusse vengono riportati senza soluzione di continuità nel progetto e registrati automaticamente e in modo pulito. In questo modo si crea un flusso coerente di informazioni, si stabilisce l'impegno e si garantisce la continuità per tutta la durata del progetto.
Gestione delle riunioni, comunicazione di progetto, documentazione delle decisioni, collegamento con il contesto, flusso di informazioni.
Procedura di riunione
Le riunioni sono suddivise in diverse fasi, che organizzano la timeline in una forma strutturata. Le fasi di una riunione sono suddivise nelle seguenti sezioni: creazione della riunione, preparazione, esecuzione, rielaborazione e approvazione. Le fasi sono chiaramente visualizzate nella panoramica della riunione, in modo che sia sempre possibile riconoscere a che punto del processo si trova la riunione.
Creazione
In questa fase viene eseguita la riunione. Si compilano le informazioni sulla sessione, si determina il tipo di riunione, la data e l'ora e si aggiungono i partecipanti. L'appuntamento può quindi essere inviato ai partecipanti e aggiunto al calendario. È anche possibile creare Date di follow-up da riunioni passate. Gli oggetti e i partecipanti all'agenda possono essere trasferiti automaticamente, in modo da non dover inserire nuovamente le informazioni. Ulteriori informazioni sulla creazione di riunioni sono disponibili nel seguente articolo: Creazione di una riunione.
Preparazione
Nella fase di preparazione, vengono definiti il contenuto e la procedura della riunione, al fine di strutturarne l'esecuzione. A questo scopo, i Incarichi e temi desiderati vengono trasferiti alla riunione. Per distribuire informazioni importanti sulla preparazione e ordini di preparazione, è possibile inserire Commenti sulla preparazione. Il verbale preliminare può essere inviato facoltativamente ai partecipanti alla riunione. Se Contatti esterni partecipano alla riunione, è consigliabile inviare un verbale preliminare in modo che anche loro possano prepararsi al contenuto della riunione. I partecipanti possono inserire i loro commenti e note come Commenti sul design e prepararsi così alla riunione. Un'ora prima dell'inizio della riunione, la riunione passa alla fase di esecuzione. Per ulteriori informazioni sulla preparazione delle riunioni, consultare il seguente articolo: Preparazione delle riunioni.
Esecuzione
L'esecuzione di una riunione inizia con la verifica delle presenze dei partecipanti. Le persone assenti possono essere corrette nell'elenco dei partecipanti. La riunione viene quindi eseguita secondo l'ordine del giorno preparato. Ciò che viene discusso può essere registrato direttamente nel campo dei commenti per gli incarichi e i temi corrispondenti. [Le informazioni contenute nella preparazione possono essere ulteriormente modificate e completate qui. I nuovi commenti possono anche essere inseriti come bozza, in modo da poterne perfezionare la formulazione in fase di rielaborazione. Se necessario, ulteriori incarichi e temi derivanti dalla discussione possono essere creati direttamente durante la riunione.
Questa procedura di registrazione offre vantaggi decisivi: Oltre alla creazione automatica di verbali in formato PDF, tutti i contenuti registrati vengono trasferiti direttamente agli incarichi e ai temi corrispondenti. In questo modo non solo si crea una cronologia completa delle riunioni, ma anche una rappresentazione cronologica di tutte le informazioni rilevanti nelle singole attività. La cronologia dei commenti mostra chiaramente cosa è stato discusso in quale riunione e quali comunicazioni sono avvenute nel frattempo. Il risultato è una documentazione strutturata e continua che crea trasparenza, facilita la collaborazione e aumenta l'efficienza dell'elaborazione delle informazioni. Ulteriori informazioni sull'esecuzione delle riunioni sono disponibili nel seguente articolo: Esecuzione di riunioni.
Rielaborazione
Nella rielaborazione, il verbale viene finalizzato e quindi inviato. I punti aperti e le bozze di commento possono essere modificati e salvati come Commenti da questa riunione. Lo scopo di questa fase è preparare il contenuto della riunione per generare un verbale coerente e pulito. Il verbale viene quindi generato e inviato ai partecipanti per l'approvazione. Ulteriori informazioni sulla rielaborazione dei verbali e sulle opzioni di invio sono disponibili nel seguente articolo: Rielaborare il verbale.
Approvazione
Nella fase di approvazione, il verbale viene esaminato dai partecipanti. I partecipanti possono approvare o rifiutare il verbale e, se necessario, scrivere Note sul verbale. Se il verbale viene respinto, lo stato della riunione passa a "In revisione". L'organizzatore della riunione può ora rispondere alle risposte. Se necessario, è possibile inserire Completamento del verbale. Il verbale può quindi essere nuovamente rilasciato per l'approvazione. Questo processo viene ripetuto finché il verbale non è stato approvato da tutti i partecipanti. Opzionalmente, l'approvazione può essere concessa anche dall'organizzatore della riunione senza che i partecipanti possano fare rapporto. Ulteriori informazioni sull'approvazione dei verbali sono disponibili nel seguente articolo: Approvazione del verbale.
Fasi della riunione, struttura del processo, invito a calendario, ordine del giorno, verbale preliminare, verbale in tempo reale, documentazione della riunione, finalizzazione del verbale.
Tipi di commenti nelle riunioni
Sono disponibili diversi tipi di commenti per le riunioni in buildagil. A seconda della fase della riunione e dell'uso previsto, i commenti vengono registrati come preparazione, bozza, da questa riunione, nota al verbale o completato al verbale. In questo modo si controlla per cosa viene utilizzato un commento e se appare nel verbale preliminare o nel verbale della riunione. Le proprietà dei singoli tipi sono spiegate in dettaglio nelle sezioni seguenti.
- Commenti sulla preparazione
- Commenti sul design
- Commenti da questa riunione
- Note sul verbale
- Completamento del verbale
Commenti sulla preparazione
Se un commento viene inserito durante la fase di preparazione, viene salvato come "Commento di preparazione". I commenti di preparazione vengono utilizzati per raccogliere informazioni prima dell'appuntamento. Hanno lo scopo di permettere all'organizzatore della riunione di muovere gli incarichi ai partecipanti in preparazione della riunione. I commenti di preparazione vengono stampati nel verbale preliminare per impostazione predefinita, ma non appaiono nel verbale della riunione. Nel caso di modelli di verbale personalizzati, l'output dei commenti nel verbale stampato può essere diverso.
Commenti sulla progettazione
I commenti in bozza o "Bozza per questa riunione" sono commenti che possono essere salvati temporaneamente ed elaborati in seguito. Per creare un commento in bozza, si scrive un commento e lo si salva come bozza. La bozza di commento può essere elaborata dall'autore del commento o da un organizzatore della riunione. Le bozze di commento possono essere elaborate o cancellate finché non vengono inviate come commento. Se una bozza di commento viene inviata durante la preparazione, viene salvata come "commento in preparazione", altrimenti come "commento di questa riunione".
Le bozze di commento servono come appunti per i partecipanti, che possono così registrare i loro pensieri e prepararsi alla riunione. Inoltre, i commenti in bozza possono essere utilizzati come strumento per la verbalizzazione delle riunioni, annotando ciò che è stato discusso nelle parole chiave, salvando la bozza e formulandola in modo ordinato per poi inviarla. Le bozze di commento non vengono stampate nel verbale.
Commenti da questa riunione
Se un commento viene salvato nella fase di implementazione o di rielaborazione, viene visualizzato come "Commento di questa riunione". Questi commenti vengono stampati nel verbale della riunione per impostazione predefinita. L'output dei commenti nel verbale stampato può essere diverso per i modelli di verbale personalizzati.
Commenti sul verbale
Non appena la riunione è nel processo di approvazione, i partecipanti possono inserire i "Commenti al verbale". In questo modo, è possibile descrivere i motivi del rifiuto, i completati o le correzioni desiderate. Per impostazione predefinita, questi commenti non vengono stampati nel verbale della riunione, ma servono solo a registrare le risposte dei partecipanti.
Completamenti del verbale
Le aggiunte che devono apparire nel verbale finale possono essere inserite dall'organizzatore della riunione come "Completate al verbale". In questo modo, i commenti, le correzioni o le aggiunte successive sono chiaramente documentate nel verbale.
Tipi di commento Riunione, Nota preparatoria, Commento alla bozza, Contributo alla riunione, Commento al verbale, Voce complementare, Funzione del commento, Panoramica dei tipi di commento, Uso del commento
Aggiornato il: 26/09/2025