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Verifica e approvazione dei documenti


Le attività di verifica servono a controllare i documenti in modo strutturato. Consentono un processo di approvazione tracciabile grazie a fasi di verifica definite e a responsabili chiari. Lo stato del documento viene aggiornato automaticamente, garantendo così una documentazione trasparente del processo di approvazione. Per ulteriori informazioni, consultare il seguente articolo: Panoramica: incarichi e temi.


Creazione di esercizi di verifica

Per creare un'attività di verifica, lo stato del documento viene impostato su "Verifica". Lo stato può essere impostato prima dell'apertura tramite la colonna "Stato" oppure direttamente nel documento aperto. È inoltre possibile selezionare più documenti e aggiungerli a un'attività di verifica.


Per creare un'attività di verifica sono necessari i diritti di scrittura sulla cartella in cui è archiviato il documento corrispondente. Per ulteriori informazioni sulla visibilità e sulle autorizzazioni relative a cartelle e documenti, consultare il seguente articolo: Visibilità e autorizzazioni di cartelle e documenti.




Gli stati disponibili per i documenti sono:

  • Nessuno stato: stato iniziale senza una fase di elaborazione definita
  • Bozza: il documento è stato contrassegnato come bozza
  • Verifica: è attiva una verifica con un compito di verifica
  • Rilasciato: il documento è stato contrassegnato come "Rilasciato"
  • Approvato: il documento è stato approvato a seguito di una verifica conclusa
  • Non valido: il documento è stato contrassegnato come non valido (ad esempio perché obsoleto)



Lo stato "Approvato" può essere raggiunto esclusivamente completando un'attività di verifica. Se un documento è stato impostato su "In controllo", non è più possibile modificare direttamente lo stato. In questo caso, è necessario prima concludere o cancellare l'attività di verifica corrispondente. Le modifiche allo stato di un documento sono visibili in Versioni.



Creare un compito di revisione, stato del documento, modifica dello stato, processo di approvazione, approvare il documento, stato della revisione

Elaborare le attività di verifica

Le attività di verifica eseguite vengono assegnate automaticamente le seguenti etichette: "Verifica documento" e un link diretto al documento corrispondente. Altri elementi, come il titolo, la descrizione, gli allegati o i responsabili, possono essere personalizzati come indicato in Incarichi ordinari. È inoltre possibile Modelli di attività crearne o caricarne uno.



Inoltre, l’attività di verifica contiene la procedura di verifica, ovvero una lista delle singole fasi di verifica. Per ogni fase di verifica è possibile assegnare un titolo, definire una o più persone responsabili e impostare una data di scadenza. In questo modo si garantisce che tutte le parti coinvolte sappiano cosa deve essere verificato nel rispettivo documento. Durante la registrazione delle fasi di verifica, è necessario impostare la data di scadenza di ciascuna fase prima di poter registrare quella successiva.



Completamento delle attività di verifica

Non appena la procedura di verifica è stata eseguita e definito il flusso di verifica, le persone assegnate possono completare i rispettivi punti di verifica. Le singole fasi di controllo possono essere concluse solo dopo che la fase precedente è stata conclusa dalle persone incaricate. Tutti i controllori devono concludere la propria fase di controllo affinché venga rilasciata quella successiva.



I revisori ricevono una notifica nel Centro notifiche non appena la loro fase di revisione è pronta. L'attività di revisione compare inoltre nel loro elenco delle attività.



Una volta completate tutte le fasi della verifica, è possibile concludere la verifica.



Una volta completata la verifica, il responsabile può ricontrollare un’ultima volta l’incarico di verifica e chiuderlo definitivamente.



Una volta completato l'incarico, lo stato del documento viene automaticamente impostato su "Approvato".


Elaborare un compito di verifica, definire le fasi di verifica, lo svolgimento della verifica, il processo di verifica

Interruzione della verifica

Se durante la verifica un documento deve essere rifiutato o modificato, oppure se la verifica non può proseguire per altri motivi, è possibile interromperla. In tal caso, l’incarico viene concluso, ma il documento non viene contrassegnato come “Approvato”. Lo stato del documento viene quindi reimpostato su “Bozza”. Nella fase di bozza, il documento può essere modificato in base ai commenti dei revisori. La verifica può essere interrotta dal responsabile dell’attività di verifica o da un amministratore di progetto.



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Procedura consigliata per cicli di verifica in più fasi con risposte e revisioni

Nel caso delle attività di revisione è possibile rappresentare cicli di verifica a più fasi, in cui un documento viene rielaborato dopo una prima verifica e successivamente sottoposto a una nuova verifica. In questo caso, una fase di verifica, ad esempio quella relativa alla rielaborazione interna, rimane aperta fino a quando non è stata approvata l’approvazione definitiva da parte della persona competente. Le risposte e le richieste di modifica vengono registrati direttamente nei commenti dell’attività di verifica. Dopo la verifica, la persona incaricata della verifica può essere invitata, tramite i commenti, a effettuare una nuova verifica. Anche ulteriori osservazioni possono essere inserite direttamente in quella sede, in modo che l’intero processo rimanga documentato in modo tracciabile. Solo quando tutte le risposte sono state implementate e confermate, la fase di verifica corrispondente viene conclusa. Successivamente, il processo di verifica prosegue oppure la verifica viene definitivamente conclusa. In questo modo, i processi iterativi di verifica e revisione possono essere rappresentati in modo strutturato e trasparente all’interno di un unico compito di verifica.


Risoluzione dei problemi relativi al completamento delle attività di verifica

Può capitare che non sia possibile completare le attività di verifica. Quando si tenta di completare l'attività di verifica, viene visualizzato il comunicato "Impossibile salvare l'elemento. Riprovare." Ciò può essere dovuto alle seguenti cause.



Mancanza dei diritti di scrittura sul documento
Il gruppo del responsabile dell'attività di revisione dispone solo dei diritti di visualizzazione sulla cartella in cui si trova il documento. Per completare l'attività di verifica, tuttavia, sono necessari i diritti di scrittura, poiché in tale fase lo stato del documento viene modificato. In alternativa, è possibile designare come "responsabile" dell'attività di verifica una persona che disponga dei diritti corrispondenti sulla cartella. Per ulteriori informazioni sulla visibilità e sulle autorizzazioni relative a cartelle e documenti, consultare il seguente articolo: Visibilità e autorizzazioni di cartelle e documenti.


Il documento revisionato è stato prelevato
Se il documento è ancora in stato di check-out, l'attività di revisione non può essere conclusa. Il file in stato di check-out deve prima essere riportato in stato di check-in dalla persona responsabile. All'apertura di un documento in stato di check-out viene visualizzato un comunicato. Se sono presenti più file in fase di verifica, i file non sottoposti a check-out vengono comunque contrassegnati come «Approvati». Per ulteriori informazioni, consultare il seguente articolo: Elaborazione di documenti PDF con programmi locali.


Se l'interessato non dovesse riuscire a scaricare il file, si prega di contattare l'assistenza.



Messaggio di errore durante il salvataggio, processo di verifica bloccato

Aggiornato il: 22/10/2026