Creazione di riunioni
Creare una nuova riunione
Una nuova riunione può essere eseguita direttamente nel progetto alla voce Sessioni o attraverso il menu di navigazione. Nel modulo di creazione della sessione, è possibile inserire le informazioni generali della sessione, definire l'organizzazione, aggiungere i partecipanti ed elaborare le opzioni. Per maggiori informazioni sul processo generale di una riunione, consultare il seguente articolo: Panoramica delle riunioni.
Le seguenti informazioni possono essere compilate nel modulo di creazione della sessione:
- È possibile inserire un titolo e selezionare le categorie della riunione. Le categorie Categoria sono utilizzate per la categorizzazione tematica e il filtro.
- Nelle informazioni generali si seleziona un Tipo di riunione e si specificano data, ora, durata della riunione, luogo e ufficio. Il tipo di riunione viene utilizzato per classificare la riunione (ad esempio, riunione con pianificatore) e controlla i modelli di oggetto e di verbale memorizzati.
- Il Organizzatore della riunione e, se necessario, altri organizzatori sono definiti in Organizzazione. Le persone inserite in questa sezione possono amministrare la riunione ed elaborare le informazioni sulla stessa.
- I partecipanti alla riunione sono selezionati alla voce Partecipanti. I giustificati vengono inseriti solo da poco prima della riunione per mantenere l'elenco delle presenze. Il mittente aggiuntivo viene utilizzato per le persone che devono ricevere il verbale finale a scopo informativo, ma che non partecipano alla riunione. È possibile utilizzare gruppi di contatti o interi gruppi per selezionare rapidamente i partecipanti.
- La riunione può essere definita come scadenza (milestone) e quindi appare come traguardo nel Pianificazione degli incarichi.
Il seguente articolo descrive come la visibilità e le autorizzazioni delle riunioni e dei contenuti delle sessioni possono essere modificate durante la creazione o in seguito: Visibilità e autorizzazioni di riunioni e verbali.
L'immagine seguente mostra un esempio di sessione completata.
Dopo aver salvato, l'appuntamento può essere collegato a Outlook o a un altro programma di calendario. Ulteriori informazioni sul collegamento dell'appuntamento con Outlook sono disponibili nel seguente articolo: Riunioni di invio con Outlook.
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Creare un appuntamento di follow-up
Creando un appuntamento di follow-up, si possono adottare le informazioni esistenti sulla sessione, come il titolo, le categorie, il tipo di riunione, i partecipanti e così via, risparmiando tempo e garantendo la continuità dei contenuti. A tale scopo, aprire la riunione da cui si vuole ricavare un appuntamento di follow-up. La funzione viene quindi selezionata nelle opzioni.
È necessario completare o modificare solo la data e l'ora nella nuova data della riunione. La numerazione del titolo della sessione viene mantenuta automaticamente.
Creare più appuntamenti di follow-up
È possibile eseguire più appuntamenti di follow-up contemporaneamente. A tale scopo, aprire le opzioni di appuntamento di follow-up nelle opzioni della sessione. È possibile definire sia l'intervallo di tempo desiderato che il numero di appuntamenti di follow-up. È possibile creare un massimo di 10 appuntamenti di follow-up alla volta.
Una volta creati, tutti gli appuntamenti si aprono nella finestra di navigazione. Se necessario, è possibile modificare nuovamente le singole sessioni. Ogni appuntamento può essere cancellato con Collegato a Outlook.
Date della serie, appuntamenti successivi
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Aggiornato il: 26/09/2025