Preparazione della riunione
Il seguente articolo descrive come preparare le riunioni, inviare l'ordine del giorno e informare i partecipanti.
Direttamente alle sezioni seguenti:
Preparare gli oggetti dell'agenda e assegnare compiti/incarichi
Informare i partecipanti
Per avviare la preparazione è necessario aprire la riunione desiderata.
Trasferimento di incarichi/temi
Per aprire la finestra con i temi esistenti, fare clic su Trasferimento di compiti/incarichi.
Gli incarichi e i temi possono essere filtrati utilizzando la colonna di sinistra e la funzione filtro e ricercati utilizzando la funzione di ricerca.
Tutti gli incarichi e i temi dell'ultima riunione (solo per una riunione di follow-up: Creare una riunione )
Incarichi e temi di altre riunioni
Raggruppamenti (incarichi, informazioni, decisioni, temi, note)
Funzione di ricerca
Funzione filtro
Gli incarichi e i temi possono essere facilmente trasferiti alla riunione facendo clic sul simbolo della freccia. Fare clic su Fatto per trasferire tutti gli incarichi alla riunione.
Durante la preparazione di una riunione è possibile filtrare gli incarichi e i temi di altre riunioni. Il filtro può essere esteso ad altre riunioni facendo clic sul simbolo del filtro.
Creazione di nuovi incarichi/temi
Tutti gli incarichi e i temi sono ora visibili sotto gli ultimi oggetti trasferiti. Il simbolo + può essere utilizzato per eseguire nuovi Tipi in attesa direttamente sotto l'oggetto desiderato. Gli incarichi possono essere spostati tra gli oggetti dell'agenda mediante trascinamento.
Attivare l'avanzamento e la programmazione delle riunioni
Selezionare se si desidera attivare solo l'avanzamento della riunione o l'avanzamento della riunione con la pianificazione.
Se l'avanzamento della riunione con pianificazione è attivato, assegnare un orario agli oggetti dell'ordine del giorno. L'assegnazione funziona facendo clic sul simbolo orologio .
Commenti per la preparazione
È possibile eseguire commenti per la preparazione.
Rimuovi gli incarichi e i temi della riunione
Esistono due modi diversi per rimuovere un incarico dalla riunione:
Facendo clic sul simbolo X (rimuovi dalla riunione)
Aprendo l'incarico desiderato e facendo clic su "..." alla voce "Coordinazione".
Una volta trasferiti ed elaborati tutti gli incarichi e i temi, è possibile inviare l'ordine del giorno (verbale provvisorio) ai partecipanti facendo clic su Informa partecipanti. L'ordine del giorno verrà generato, il che potrebbe richiedere alcuni secondi. Il verbale può quindi essere inviato ai partecipanti con le informazioni sulla preparazione della riunione.
ordine del giorno
L'ordine del giorno viene aperto in formato PDF in modalità di lettura e vi è anche la possibilità di elaborare il verbale in Word.
Inviare l'ordine del giorno e informare i partecipanti
Per inviare l'ordine del giorno, fare clic su Invia. L'ordine del giorno verrà inviato a tutti i partecipanti. L'opzione "Invia allegati agli esterni" appare solo se un contatto esterno è presente tra i partecipanti o nel mittente.
Ordine del giorno nuovo
Se un incarico è stato aggiunto o modificato dopo la generazione dell'ordine del giorno, è possibile generarlo di nuovo. Ciò è possibile facendo clic su Informa nuovamente i partecipanti.
Riunioni, oggetti all'ordine del giorno
Direttamente alle sezioni seguenti:
Preparare gli oggetti dell'agenda e assegnare compiti/incarichi
Informare i partecipanti
Preparazione degli oggetti in agenda e assegnazione dei temi
Per avviare la preparazione è necessario aprire la riunione desiderata.
Trasferimento di incarichi/temi
Per aprire la finestra con i temi esistenti, fare clic su Trasferimento di compiti/incarichi.
Gli incarichi e i temi possono essere filtrati utilizzando la colonna di sinistra e la funzione filtro e ricercati utilizzando la funzione di ricerca.
Tutti gli incarichi e i temi dell'ultima riunione (solo per una riunione di follow-up: Creare una riunione )
Incarichi e temi di altre riunioni
Raggruppamenti (incarichi, informazioni, decisioni, temi, note)
Funzione di ricerca
Funzione filtro
Gli incarichi e i temi possono essere facilmente trasferiti alla riunione facendo clic sul simbolo della freccia. Fare clic su Fatto per trasferire tutti gli incarichi alla riunione.
Durante la preparazione di una riunione è possibile filtrare gli incarichi e i temi di altre riunioni. Il filtro può essere esteso ad altre riunioni facendo clic sul simbolo del filtro.
Creazione di nuovi incarichi/temi
Tutti gli incarichi e i temi sono ora visibili sotto gli ultimi oggetti trasferiti. Il simbolo + può essere utilizzato per eseguire nuovi Tipi in attesa direttamente sotto l'oggetto desiderato. Gli incarichi possono essere spostati tra gli oggetti dell'agenda mediante trascinamento.
Attivare l'avanzamento e la programmazione delle riunioni
Selezionare se si desidera attivare solo l'avanzamento della riunione o l'avanzamento della riunione con la pianificazione.
Se l'avanzamento della riunione con pianificazione è attivato, assegnare un orario agli oggetti dell'ordine del giorno. L'assegnazione funziona facendo clic sul simbolo orologio .
Commenti per la preparazione
È possibile eseguire commenti per la preparazione.
Rimuovi gli incarichi e i temi della riunione
Esistono due modi diversi per rimuovere un incarico dalla riunione:
Facendo clic sul simbolo X (rimuovi dalla riunione)
Aprendo l'incarico desiderato e facendo clic su "..." alla voce "Coordinazione".
Informare i partecipanti
Una volta trasferiti ed elaborati tutti gli incarichi e i temi, è possibile inviare l'ordine del giorno (verbale provvisorio) ai partecipanti facendo clic su Informa partecipanti. L'ordine del giorno verrà generato, il che potrebbe richiedere alcuni secondi. Il verbale può quindi essere inviato ai partecipanti con le informazioni sulla preparazione della riunione.
ordine del giorno
L'ordine del giorno viene aperto in formato PDF in modalità di lettura e vi è anche la possibilità di elaborare il verbale in Word.
Inviare l'ordine del giorno e informare i partecipanti
Per inviare l'ordine del giorno, fare clic su Invia. L'ordine del giorno verrà inviato a tutti i partecipanti. L'opzione "Invia allegati agli esterni" appare solo se un contatto esterno è presente tra i partecipanti o nel mittente.
Ordine del giorno nuovo
Se un incarico è stato aggiunto o modificato dopo la generazione dell'ordine del giorno, è possibile generarlo di nuovo. Ciò è possibile facendo clic su Informa nuovamente i partecipanti.
Riunioni, oggetti all'ordine del giorno
Aggiornato il: 12/12/2024