Invio di documenti a contatti esterni
Invio di documenti
Tramite la funzione "Invia esterno" è possibile rendere disponibili i file a persone che non hanno accesso a buildagil per un determinato periodo di tempo.
- Invio di singoli file
- Invio di più file
- Invio di intere strutture di cartelle
- Elaborazione avanzata
- Il punto di vista del destinatario
Invio di singoli file
È possibile selezionare l'opzione "Invia esterno" facendo clic con il tasto destro del mouse sul file desiderato oppure tramite il menu a tre puntini.
Invio di più file
Dopo aver selezionato i file desiderati, è possibile scegliere l'opzione "Invia esterno" dal menu a tre punti.
Ctrl + clic è possibile selezionare più file, anche da cartelle diverse. Con Shift + clic è possibile evidenziare un settore contiguo di documenti. Per includere anche i file presenti nelle sottocartelle, è possibile impostare la struttura delle cartelle su "senza struttura".
Invio di intere strutture di cartelle
Se si desidera mantenere la struttura delle cartelle, è possibile scaricare prima l'intera cartella come file ZIP e poi caricarla tramite drag & drop. In questo modo, la cartella può essere condivisa anche tramite la funzione "Invia esterno". Il file ZIP può essere cancellato dopo l’invio; il contenuto rimane disponibile tramite il link fino alla scadenza del termine impostato.
Successivamente compare una finestra con due opzioni: selezionando "Invia subito" l'e-mail viene aperta direttamente per l'invio, mentre selezionando "Elabora in modo avanzato" è possibile configurare ulteriori impostazioni per l'invio.
Elaborazione avanzata
Nella modalità per elaborare in modo avanzato è possibile specificare i destinatari per l'invio, Codici QR per la verifica della versione eseguito il processo di creazione dei nuovi destinatari, aggiunto l'elenco dei documenti da inviare e modificato il periodo di validità per scaricare i file. Una volta effettuate tutte le impostazioni, è possibile procedere cliccando su «Genera link e apri e-mail».
In caso di un numero elevato di documenti, è possibile impostare il codice QR per un singolo documento e successivamente applicarlo agli altri documenti selezionati. In questo modo si evita di dover posizionare manualmente il codice su ogni singolo documento. I singoli documenti possono comunque essere modificati manualmente in un secondo momento oppure esclusi dall’applicazione automatica.
Inoltre, è possibile modificare in un secondo momento il periodo di validità per scaricare i file.
Successivamente, l'e-mail viene aperta nel programma di posta elettronica predefinito per l'invio. I documenti inviati possono essere scaricati tramite il link contenuto nell'e-mail.
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Il punto di vista del destinatario
Poiché gli utenti esterni non dispongono di un proprio accesso a buildagil, l’accesso ai documenti condivisi avviene esclusivamente tramite il link inviato. Una volta inviato, il destinatario riceve l’e-mail precedentemente eseguita. Cliccando sul link contenuto nell’e-mail si apre una pagina in cui è possibile scaricare gli oggetti o, a seconda del tipo di documento, aprirli direttamente, ad esempio in Word.
Prospettiva del destinatario, visualizzazione esterna dei documenti, apertura del link per il download, apertura del documento senza effettuare il login, accesso senza account buildagil, prospettiva del destinatario, apertura del link nell'e-mail, scaricare il documento in modo esterno, apertura in Word, visualizzazione del file condiviso, pagina di destinazione del destinatario, visualizzazione del documento senza account
Tracciamento dei documenti inviati
È possibile verificare chi ha ricevuto quale versione di un documento e quando. Per visualizzare queste informazioni, è possibile aprire il Versioni del documento desiderato.
Nella cronologia delle versioni viene visualizzata la spedizione a destinatari esterni. Cliccandoci sopra, è possibile visualizzare informazioni più dettagliate sulla spedizione.
Nelle informazioni dettagliate sulla spedizione è quindi possibile vedere quali versioni di quali documenti sono state inviate a quali persone. Tra i destinatari vengono visualizzate solo le persone e gli indirizzi e-mail che sono stati inseriti per elaborare la spedizione nella modalità avanzata di elaborazione.
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Risoluzione dei problemi
Se, durante l'invio esterno di file, dopo aver cliccato su "Genera link e apri e-mail" non compare alcuna finestra di posta elettronica, ciò potrebbe essere dovuto al fatto che il protocollo MAILTO non è configurato correttamente. Nelle impostazioni di Windows è possibile cercare «Applicazioni predefinite» e, all’interno di queste, il protocollo «MAILTO».
Ora è possibile impostare Outlook come applicazione predefinita per i link "MAILTO". In questo modo si garantisce che l'applicazione di posta elettronica venga aperta correttamente.
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Aggiornato il: 31/07/2026