Envoi de documents à des contacts externes
Envoi de documents
La fonction « Envoyer en externe » permet de mettre des fichiers à la disposition de personnes n'ayant pas accès à buildagil pendant une période donnée.
- Envoi de fichiers individuels
- Envoi de plusieurs fichiers
- Envoi de structures de dossiers entières
- Modification avancée
- Point de vue du destinataire
Envoi de fichiers individuels
En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le fichier souhaité ou via le menu à trois points, vous pouvez sélectionner l'option « Envoyer vers un service externe ».
Envoi de plusieurs fichiers
Une fois les fichiers souhaités sélectionnés, vous pouvez choisir l'option « Envoyer vers un support externe » dans le menu à trois points.
Ctrl + clic permet de sélectionner plusieurs fichiers, même s'ils se trouvent dans des dossiers différents. La combinaison Maj + clic permet de sélectionner un domaine de documents contigus. Pour inclure également les fichiers des sous-dossiers, il est possible de basculer la structure des dossiers sur « sans structure ».
Envoi de structures de dossiers complètes
Si vous souhaitez conserver la structure des dossiers, vous pouvez d'abord décharger l'intégralité du dossier sous forme de fichier ZIP, puis le télécharger à nouveau par glisser-déposer. Vous pouvez également partager le dossier via la fonction « Envoyer à un tiers ». Le fichier ZIP peut être supprimé après l'envoi ; le contenu reste accessible via le lien jusqu'à l'expiration du délai fixé.
Une fenêtre s'affiche alors, proposant deux options : l'option « Envoyer directement » ouvre directement l'e-mail pour l'envoi, tandis que l'option « Modifier » permet de modifier d'autres paramètres d'envoi.
Modification avancée
Dans le mode de modification avancé, il est possible de définir les destinataires de l'envoi, [[fb901b6c-6a49-4006-9eb6-535343b16893)] créés, d'ajouter d'autres documents à envoyer et de modifier la durée de validité pour décharger les fichiers. Une fois tous les paramètres définis, vous pouvez continuer en cliquant sur « Générer le lien et ouvrir l'e-mail ».
Lorsque le nombre de documents est important, il est possible de configurer le code QR pour un seul document, puis de l'appliquer aux autres documents sélectionnés. Cela évite d'avoir à positionner le code individuellement sur chaque document. Il est ensuite toujours possible d'ajuster manuellement certains documents ou de les exclure de l'application automatique.
De plus, la durée de validité pour décharger les fichiers peut être modifiée ultérieurement.
L'e-mail s'ouvre ensuite dans le client de messagerie par défaut pour être envoyé. Les documents envoyés peuvent être déchargés via le lien figurant dans l'e-mail.
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Point de vue du destinataire
Les personnes externes n'ayant pas d'accès direct à buildagil, l'accès aux documents partagés s'effectue exclusivement via le lien qui leur a été envoyé. Une fois l'e-mail envoyé, le destinataire reçoit le message précédemment créé. Le lien qu'il contient ouvre une page sur laquelle les objets peuvent être déchargés ou, selon le type de document, ouverts directement, par exemple dans Word.
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Suivi des documents envoyés
Il est possible de savoir qui a reçu quelle version d'un document et à quelle date. Pour consulter ces informations, il suffit d'ouvrir le Historique des versions du document souhaité.
L'historique des versions affiche les envois vers des destinataires externes. En cliquant dessus, vous pouvez consulter des informations plus détaillées sur ces envois.
Les informations détaillées relatives à l'envoi permettent alors de voir quelles versions de quels documents ont été envoyées à quelles personnes. Parmi les destinataires, seules les personnes et les adresses e-mail saisies lors de l'envoi en mode de modification avancé s'affichent.
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Dépannage
Si, lors de l'envoi externe de fichiers, aucune fenêtre d'e-mail ne s'affiche après avoir cliqué sur « Générer un lien et ouvrir l'e-mail », cela est peut-être dû à une configuration incorrecte du protocole MAILTO. Dans les paramètres Windows, vous pouvez effectuer une recherche sur « Applications par défaut », puis sur le protocole « MAILTO ».
Il est désormais possible de définir Outlook comme application par défaut pour les liens « MAILTO ». Cela permet de s'assurer que l'application de messagerie s'ouvre correctement.
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Mis à jour le : 31/07/2026