Artikel über: Dokumente & Pläne
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Versenden von Dokumenten an Externe Kontakte


Versenden von Dokumenten

Über die Funktion "Extern versenden" können Personen ohne Zugriff auf buildagil Dateien während eines bestimmten Zeitraums zur Verfügung gestellt werden.



Versenden von einzelnen Dateien

Über einen Rechtsklick auf die gewünschte Datei oder über das Dreipunktemenü kann die Option "Extern versenden" ausgewählt werden.



Versenden von mehreren Dateien

Nach der Auswahl der gewünschten Dateien kann über das Dreipunktemenü die Option "Extern versenden" ausgewählt werden.


Über Strg + Klick können mehrere Dateien ausgewählt werden – auch aus verschiedenen Ordnern. Über Shift + Klick lässt sich ein zusammenhängender Bereich an Dokumenten markieren. Um auch Dateien aus Unterordnern einzubeziehen, kann die Ordnerstruktur auf "ohne Struktur" umgestellt werden.



Versenden von ganzen Ordnerstrukturen

Soll die Ordnerstruktur erhalten bleiben, kann der gesamte Ordner zunächst als ZIP-Datei heruntergeladen und anschliessend per Drag & Drop wieder hochgeladen werden. So kann der Ordner ebenfalls über die Funktion "Extern versenden" geteilt werden. Die ZIP-Datei kann nach dem Versand gelöscht werden; der Inhalt bleibt über den Link verfügbar, bis die gesetzte Frist abläuft.


Beim Teilen ganzer Ordner ist es aufwendig nachzuvollziehen, welche Dateien im Einzelnen übermittelt wurden. Dadurch fehlt die Kontrolle über den tatsächlich freigegebenen Inhalt. Zudem besteht die Gefahr, dass unbeabsichtigt auch sensible oder nicht freigegebene Dateien mitversendet werden.



Anschliessend erscheint ein Fenster mit zwei Optionen: Über "Direkt senden" wird die E-Mail für den Versand direkt geöffnet, über "Erweitert bearbeiten" können weitere Einstellungen für den Versand vorgenommen werden.



Erweiterte Bearbeitung

In der erweiterten Bearbeitung können die Empfänger für den Versand festgelegt, QR-Codes für Versionsprüfung erstellt, weitere Dokumente für den Versand ergänzt sowie die Gültigkeitsdauer für das Herunterladen der Dateien angepasst werden. Sobald alle Einstellungen getroffen wurden, kann über "Link generieren und E-Mail öffnen" fortgefahren werden.



Bei einer grösseren Anzahl an Dokumenten kann die Einstellung des QR-Codes für ein einzelnes Dokument vorgenommen und anschliessend auf die übrigen ausgewählten Dokumente übertragen werden. So entfällt die einzelne Positionierung bei jedem Dokument. Einzelne Dokumente können danach weiterhin manuell angepasst oder von der Übernahme ausgenommen werden.



Zusätzlich kann die Gültigkeitsdauer für das Herunterladen der Dateien nachträglich angepasst werden.



Anschliessend wird das E-Mail für den Versand im Standard-Mailprogramm geöffnet. Die versendeten Dokumente können über den im E-Mail enthaltenen Link heruntergeladen werden.



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Sicht des Empfängers

Da externe Personen keinen eigenen Zugriff auf buildagil haben, erfolgt der Zugang zu den geteilten Dokumenten ausschliesslich über den zugesendeten Link. Nach dem Absenden erhält der Empfänger das zuvor erstellte E-Mail. Über den enthaltenen Link wird eine Seite geöffnet, auf der die Objekte heruntergeladen oder – je nach Dokumententyp – direkt geöffnet werden können, z. B. in Word.



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Nachverfolgung versendeter Dokumente

Es kann nachverfolgt werden, wer, wann welche Version eines Dokuments erhalten hat. Um dies anzuzeigen kann der Versionsverlauf des gewünschten Dokuments geöffnet werden.



Im Versionsverlauf wird der Versand an Externe angezeigt. Wenn darauf geklickt wird, können genauere Informationen zum Versand angezeigt werden.



In den Detailinformationen zum Versand ist dann ersichtlich, welche Versionen von welchen Dokumenten an welche Personen versendet wurden. Unter den Empfängern werden nur die Personen und E-Mail-Adressen angezeigt, welche beim Versand in der erweiterten Bearbeitung erfasst wurden.



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Problembehandlung

Wenn beim externen Versenden von Dateien nach dem Klicken auf "Link generieren und E-Mail öffnen" kein E-Mail-Fenster erscheint, liegt dies möglicherweise daran, dass das MAILTO-Protokoll nicht richtig konfiguriert ist. In den Windows-Einstellungen kann nach "Standard-Apps" und dort nach dem "MAILTO"-Protokoll gesucht werden.



Nun kann Outlook als Standard-App für "MAILTO"-Links festgelegt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die E-Mail-Anwendung korrekt geöffnet wird.



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Aktualisiert am: 31/07/2026