Approbation du protocole
- Approbation du procès-verbal
- Complémentaires par l'organisateur de la réunion
- Télécharger le protocole au format PDF
- Gestion des compléments importants lors de la phase d'approbation
Approbation du protocole
L'approbation des protocoles permet de s'assurer que tous les participants sont d'accord avec le contenu qui y est consigné.
Une fois que les participants ont reçu le protocole pour approbation, ils peuvent l'examiner et l'approuver ou le rejeter dans le délai d'approbation défini. En option, un commentaire peut être saisi lors de l'approbation pour justifier celle-ci. Les participants ont la possibilité d'adapter l'approbation ou le refus du protocole jusqu'à l'expiration du délai. Pour les feedbacks, corrections ou compléments des participants, des remarques peuvent être saisies en tant que commentaires sur les tâches & sujets correspondants.
- Saisie des commentaires sur le protocole par les participants
- Approbation ou rejet du protocole (avec commentaire facultatif)
- Afficher les détails de l'envoi
- Afficher les annexes envoyées aux participants externes
- Vue du protocole envoyé ou interactif
Vue du protocole envoyé :
Si le protocole a été rejeté par au moins une personne, il passe au statut de "révision" à l'expiration du délai de révision.
Validation de la séance, tour de feedback, demandes de modifications
Complémentaire par l'organisateur de la réunion
Si les remarques des participants doivent être intégrées au protocole, l'organisateur peut saisir des "compléments au protocole". Pour ce faire, la réunion est à nouveau placée en retouche, puis les compléments peuvent être saisis et le protocole peut être à nouveau soumis à approbation. Pour plus d'informations sur le suivi du protocole, voir l'article suivant : Retoucher à nouveau le protocole.
Pour plus d'informations sur l'approbation, l'utilisation et le comportement des commentaires, voir l'article suivant : Aperçu des réunions.
Révision des protocoles, traitement des retours, phase de révision, feedback des participants
Téléchargement du protocole PDF
Une fois le protocole de la session envoyé, le protocole PDF est visible dans les détails sous "Protocole envoyé" et peut y être téléchargé. Cette fonction peut être utilisée pour sauvegarder le protocole en local. En principe, chaque protocole imprimé est disponible dans la réunion correspondante sur buildagil. Alternativement, le projet peut également être sauvegardé dans son intégralité avec un Exportation de projet. Pour plus d'informations sur les sauvegardes & la sauvegarde des données, voir l'article suivant : Sauvegarde et protection des données.
Enregistrement du protocole, téléchargement de PDF, sauvegarde locale, exportation de documents, copie du protocole
Gestion des compléments importants lors de la phase d'approbation
Lors de la phase d'approbation, il peut arriver que de nombreux compléments soient saisis ultérieurement dans le protocole, ce qui alourdit inutilement le protocole. Il est recommandé, dans la mesure du possible, de ne pas notifier directement les personnes lors de la saisie de ces compléments. Ainsi, plusieurs compléments superflus peuvent être regroupés ultérieurement dans un nouveau commentaire récapitulatif. Les compléments devenus inutiles peuvent ensuite être supprimés, à condition qu'aucun autre commentaire n'ait été saisi par d'autres personnes dans la tâche concernée et qu'aucune personne n'ait été notifiée du commentaire à supprimer via la liste de diffusion des commentaires. Les compléments inutiles peuvent être supprimés du protocole dans la Aperçu manuel de Word.
Mis à jour le : 10/10/2025