Approbation du protocole
- Approbation du procès-verbal
- Complémentaires par l'organisateur de la réunion
- Télécharger le protocole au format PDF
- Traitement des compléments importants lors de la phase d'approbation
Approbation du protocole
L'approbation des protocoles permet une traçabilité transparente du contenu des réunions et garantit que tous les participants sont d'accord avec le contenu consigné.
Une fois que les participants ont reçu le protocole pour approbation, ils peuvent l'examiner et l'approuver ou le rejeter dans le délai d'approbation défini. En option, un commentaire peut être saisi lors de l'approbation pour justifier la décision. Pour les feedbacks, corrections ou compléments des participants, des remarques peuvent être saisies en tant que commentaires sur les tâches & sujets.
- Saisie des commentaires sur le protocole par les participants
- Approbation ou rejet du protocole (avec commentaire facultatif)
- Afficher les détails de l'envoi
- Afficher les annexes envoyées aux participants externes
- Exporter la liste des affaires en suspens sous forme de fichier Word ou PDF
Vue du protocole envoyé :
Validation de la séance, tour de feedback, demandes de modifications
Complémentaire par l'organisateur de la réunion
Si le protocole a été rejeté par au moins une personne, il passe au statut "Review" à l'expiration du délai de vérification. Dans la révision, les feedbacks des participants peuvent être pris en compte par l'organisateur de la réunion en les intégrant dans les "remarques sur le protocole" en tant que "compléments au protocole". Les participants ont en outre la possibilité d'ajuster l'approbation ou le rejet du protocole jusqu'à l'expiration du délai. Pour plus d'informations sur l'approbation, l'utilisation et le comportement des commentaires, voir l'article suivant : Aperçu des réunions.
L'organisateur peut retoucher la réunion via les options afin d'intégrer les compléments. Pour plus d'informations sur le suivi du protocole, voir l'article suivant : Retoucher à nouveau le protocole.
Une fois que les commentaires sur le protocole ont été saisis en tant que compléments au protocole, celui-ci peut être envoyé à nouveau pour approbation.
Révision des protocoles, traitement des retours, phase de révision, feedback des participants
Téléchargement du protocole PDF
Une fois le protocole de la session envoyé, le protocole PDF est visible dans les détails sous "Protocole envoyé" et peut y être téléchargé. Cette fonction peut être utilisée pour sauvegarder le protocole en local. En principe, chaque protocole imprimé est disponible dans la réunion correspondante sur buildagil. Alternativement, le projet peut également être sauvegardé dans son intégralité avec un Exportation de projet. Vous trouverez de plus amples informations sur les sauvegardes & la sauvegarde des données dans l'article suivant : Sauvegarde et protection des données.
Enregistrement du protocole, téléchargement de PDF, sauvegarde locale, exportation de documents, copie du protocole
Gestion des compléments importants lors de la phase d'approbation
Lors de la phase d'approbation, il peut arriver que de nombreux compléments soient apportés ultérieurement au protocole, ce qui alourdit inutilement le protocole. Il est recommandé, dans la mesure du possible, de ne pas notifier directement les personnes lors de la saisie de ces compléments. Ainsi, plusieurs compléments superflus peuvent être regroupés ultérieurement dans un nouveau commentaire récapitulatif. Les commentaires individuels qui ne sont plus nécessaires peuvent ensuite être supprimés, à condition qu'aucun autre commentaire n'ait été saisi par d'autres personnes dans la tâche concernée et que le commentaire à supprimer ne contienne pas de notifications.
Mis à jour le : 26/09/2025