Aufgabe bearbeiten
Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie mit Aufgaben gearbeitet wird, wie man Kommentare erstellt, Folgeaufgaben und Entscheidungen generiert und die Aufgabe abschliesst.
Um zu erfahren für was Aufgaben gedacht sind und für was sie verwendet werden können, folgenden Artikel lesen: Die Typen erklährt
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Inhalt der Aufgabe anpassen
Kommentare
Folgeaufgabe erstellen
Kommentar als Entscheidung dokumentieren
Teilaufgabe abschließen
Aufgabe abschließen
Der Inhalt der Aufgabe (Beschreibung, Zuweisung, Fälligkeit etc.) kann jederzeit angepasst werden. Dafür können die entsprechenden Felder angeklickt und Anpassungen vorgenommen werden.
Im Artikel Aufgabe erstellen finden Sie eine Beschreibung der Felder, welche bearbeitet werden können.
Kommentare erstellen
Die Kommentare können zur Informationsbeschaffung, für Diskussionen oder zum Informieren von Beteiligten genutzt werden.
Optimal werden die Kommentare für das Kommunizieren von Zwischenresultaten oder Informationen für die beteiligten Personen genutzt, so das alle immer auf dem laufenden Stand sind.
Um einen neuen Kommentar zu schreiben, in der gewünschten Aufgabe in das Textfeld im Bereich der Kommentare klicken und den Kommentar eingeben.
Folgeaufgabe oder Entscheidung erstellen
Person adressieren (kann auch durch die Eingabe von @ gemacht werden)
Dokument verlinken
Anhang einfügen
Empfängerkreis einschränken
Der Empfängerkreis eines Kommentars kann eingeschränkt werden, so dass nur die Personen benachrichtigt werden die benachrichtigt werden müssen.
Es erhalten nur Personen welche im Empfängerkreis ausgewählt werden, eine Benachrichtigung. Sichtbar ist der Kommentar jedoch immer noch für alle Beteiligten dieser Aufgabe. Weitere Informationen zu den Sichtbarkeiten finden Sie unter: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Selektierte Personen über Kommentar benachrichtigen:
Beim erstellen des Kommentars werden alle Beteiligten als Empfänger ausgewählt. Personen können über das Kreuz-Symbol entfernt oder über das +Symbol hinzugefügt werden (Es können auch nicht beteiligte Personen informiert werden).
Kommentare löschen
Wichtig: Ein Kommentar kann im Nachhinein nur gelöscht werden, wenn keine Person im Kommentar erwähnt wurde.
Kommentar löschen ohne adressierte Personen (funktioniert!)
Antwort auf Kommentar
Über das Antwort-Pfeil-Symbol kann auf einen Kommentar geantwortet werden. Es wird automatisch Bezug auf den vorhandenen Kommentar genommen.
Falls sich aus dem besprochenen in einem Kommentar eine neue Aufgabe ergibt, kann eine Folgeaufgabe erstellt werden.
Dafür auf das "+" Symbol klicken und Folgeaufgabe erstellen auswählen.
Anschließend öffnet sich das Fenster um die Aufgabe zu erfassen, welche einen Vermerk auf die vorherige Aufgabe macht.
Ansonsten vorgehen wie unter folgendem Artikel beschrieben: Aufgabe erstellen
Falls sich aus einer Diskussion in den Kommentaren eine Entscheidung ergibt die dokumentiert werden muss, kann aus dem Kommentar eine Entscheidung erstellt werden.
Dafür auf das "+" Symbol klicken und als Entscheidung dokumentieren auswählen.
Anschliessend öffnet sich eine Entscheidung, welche einen Vermerk auf den Kommentar enthält.
Die Entscheidung kann nun eingegeben und dokumentiert werden.
Beteiligte einer Aufgabe können, wenn sie ihren Teil der Aufgabe abgeschlossen haben, ihre Teilaufgabe abschliessen.
Die Aufgabe erscheint dann in ihrem persönlichen Fortschritt als erledigt und die anderen Beteiligten sehen, wer seine Teilaufgaben erledigt hat.
Um Ihren Teil der Aufgabe abzuschliessen in die Checkbox klicken.
Unter den Beteiligten wird nun gekennzeichnet, dass Sie die Teilaufgabe abgeschlossen haben.
Um die Aufgabe abzuschliessen, als Verantwortlicher in die gelbe Checkbox klicken.
Wenn die Aufgabe durch den verantwortlichen abgeschlossen wird, macht es Sinn ein Ergebnis einzugeben, dieses wird dann im Protokoll ersichtlich sein.
Nach Eingabe des Ergebnisses, auf Aufgabe abschliessen klicken und die Aufgabe wird als "erledigt" markiert.
Um zu erfahren für was Aufgaben gedacht sind und für was sie verwendet werden können, folgenden Artikel lesen: Die Typen erklährt
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Inhalt der Aufgabe anpassen
Kommentare
Folgeaufgabe erstellen
Kommentar als Entscheidung dokumentieren
Teilaufgabe abschließen
Aufgabe abschließen
Inhalt der Aufgabe anpassen
Der Inhalt der Aufgabe (Beschreibung, Zuweisung, Fälligkeit etc.) kann jederzeit angepasst werden. Dafür können die entsprechenden Felder angeklickt und Anpassungen vorgenommen werden.
Im Artikel Aufgabe erstellen finden Sie eine Beschreibung der Felder, welche bearbeitet werden können.
Kommentare
Kommentare erstellen
Die Kommentare können zur Informationsbeschaffung, für Diskussionen oder zum Informieren von Beteiligten genutzt werden.
Optimal werden die Kommentare für das Kommunizieren von Zwischenresultaten oder Informationen für die beteiligten Personen genutzt, so das alle immer auf dem laufenden Stand sind.
Um einen neuen Kommentar zu schreiben, in der gewünschten Aufgabe in das Textfeld im Bereich der Kommentare klicken und den Kommentar eingeben.
Folgeaufgabe oder Entscheidung erstellen
Person adressieren (kann auch durch die Eingabe von @ gemacht werden)
Dokument verlinken
Anhang einfügen
Empfängerkreis einschränken
Der Empfängerkreis eines Kommentars kann eingeschränkt werden, so dass nur die Personen benachrichtigt werden die benachrichtigt werden müssen.
Es erhalten nur Personen welche im Empfängerkreis ausgewählt werden, eine Benachrichtigung. Sichtbar ist der Kommentar jedoch immer noch für alle Beteiligten dieser Aufgabe. Weitere Informationen zu den Sichtbarkeiten finden Sie unter: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Selektierte Personen über Kommentar benachrichtigen:
Beim erstellen des Kommentars werden alle Beteiligten als Empfänger ausgewählt. Personen können über das Kreuz-Symbol entfernt oder über das +Symbol hinzugefügt werden (Es können auch nicht beteiligte Personen informiert werden).
Kommentare löschen
Wichtig: Ein Kommentar kann im Nachhinein nur gelöscht werden, wenn keine Person im Kommentar erwähnt wurde.
Kommentar löschen ohne adressierte Personen (funktioniert!)
Antwort auf Kommentar
Über das Antwort-Pfeil-Symbol kann auf einen Kommentar geantwortet werden. Es wird automatisch Bezug auf den vorhandenen Kommentar genommen.
Folgeaufgabe erstellen
Falls sich aus dem besprochenen in einem Kommentar eine neue Aufgabe ergibt, kann eine Folgeaufgabe erstellt werden.
Dafür auf das "+" Symbol klicken und Folgeaufgabe erstellen auswählen.
Anschließend öffnet sich das Fenster um die Aufgabe zu erfassen, welche einen Vermerk auf die vorherige Aufgabe macht.
Ansonsten vorgehen wie unter folgendem Artikel beschrieben: Aufgabe erstellen
Kommentar als Entscheidung dokumentieren
Falls sich aus einer Diskussion in den Kommentaren eine Entscheidung ergibt die dokumentiert werden muss, kann aus dem Kommentar eine Entscheidung erstellt werden.
Dafür auf das "+" Symbol klicken und als Entscheidung dokumentieren auswählen.
Anschliessend öffnet sich eine Entscheidung, welche einen Vermerk auf den Kommentar enthält.
Die Entscheidung kann nun eingegeben und dokumentiert werden.
Teilaufgabe abschließen
Beteiligte einer Aufgabe können, wenn sie ihren Teil der Aufgabe abgeschlossen haben, ihre Teilaufgabe abschliessen.
Die Aufgabe erscheint dann in ihrem persönlichen Fortschritt als erledigt und die anderen Beteiligten sehen, wer seine Teilaufgaben erledigt hat.
Um Ihren Teil der Aufgabe abzuschliessen in die Checkbox klicken.
Unter den Beteiligten wird nun gekennzeichnet, dass Sie die Teilaufgabe abgeschlossen haben.
Aufgabe abschließen
Um die Aufgabe abzuschliessen, als Verantwortlicher in die gelbe Checkbox klicken.
Wenn die Aufgabe durch den verantwortlichen abgeschlossen wird, macht es Sinn ein Ergebnis einzugeben, dieses wird dann im Protokoll ersichtlich sein.
Nach Eingabe des Ergebnisses, auf Aufgabe abschliessen klicken und die Aufgabe wird als "erledigt" markiert.
Aktualisiert am: 31/01/2022