Artikel über: Aufgaben & Themen
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Vorlagen für Aufgaben & Themen


Auswählen & Bearbeiten von Vorlagen

Vorlagen für Aufgaben & Themen ermöglichen es, wiederkehrende Inhalte wie Titel, Beschreibung, Kategorien oder Checklisten bei der Erstellung einer Aufgabe automatisch zu übernehmen. Dies spart Zeit bei der Erstellung und sorgt für eine einheitliche Struktur. Beim Erstellen einer Aufgabe / Thema kann über das Symbol "Vorlage verwenden“ eine Vorlage ausgewählt werden.



Wenn eine Vorlage ausgewählt wird, werden alle Informationen die in der Vorlage abgefüllt sind, in die neue Aufgabe übernommen. Das Fälligkeitsdatum sowie die Zuweisung zu Sitzungen & Traktanden können nicht übernommen werden und müssen manuell ergänzt werden. In der Vorlagenübersicht werden alle Projektvorlagen angezeigt, die projektübergreifend oder für das Team des Benutzers geteilt wurden. Zusätzlich werden alle persönlichen Vorlagen angezeigt. Über die Optionen lassen sich Vorlagen bearbeiten, anpinnen, kopieren oder löschen. Angepinnte Vorlagen erscheinen oben in der Liste, wodurch häufig verwendete Vorlagen schneller gefunden werden können. Ausserdem können Vorlagen über die Suchfunktion gezielt gesucht werden.



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Erstellen von Vorlagen für Aufgaben & Themen

Über das "Plus-Symbol" können neue Vorlagen für Aufgaben & Themen erstellt werden. Die ausgefüllten Felder werden beim Verwenden der Vorlage in den neuen Eintrag übernommen. Felder, die nicht ausgefüllt wurden, bleiben im neuen Element leer und werden nicht übernommen.



In einer Aufgaben- / Themen-Vorlage können folgende Felder hinterlegt werden:

  • Vorlagentitel und optionale Beschreibung
  • Sichtbarkeit (Projekt, Teams oder Persönlich)
  • Aufgabentitel und Kategorien
  • Beschreibung und Beilagen
  • Checkliste (nur bei Aufgaben)
  • Verantwortliche und mitarbeitende Personen (bei Themen: Zuständige Person; bei Informationen und Entscheidungen: Empfänger)


Über die Optionen einer bestehenden Aufgabe / Thema kann auch direkt eine Vorlage erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie in folgenden Artikeln: Bearbeiten von Aufgaben, Erstellen & Bearbeiten von Themen / Konversation, Erstellen & Bearbeiten von Informationen, Erstellen & Bearbeiten von Entscheidungen.



Es können zudem auch Vorlagen für Modellaufgaben erstellt werden, dafür kann zuerst eine neue Modellaufgabe erstellt werden. Alle Benutzer können persönliche Aufgabenvorlagen erstellen. Projekt- und Teamvorlagen können nur durch Projektadministratoren und Projektkoordinatoren erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Aufgaben & Themen.


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Erstellen von Vorlagen für Prüfaufgaben

Vorlagen für Prüfaufgaben ermöglichen es, wiederkehrende Prüfabläufe standardisiert zu hinterlegen und bei der Erstellung einer Prüfaufgabe automatisch zu übernehmen. Sie können direkt beim Erstellen einer Prüfaufgabe angelegt werden. Weitere Informationen zum Erstellen von Prüfaufgaben finden Sie in folgendem Artikel: Prüfen & Freigeben von Dokumenten.


In einer Prüfaufgabenvorlage können folgende Felder hinterlegt werden:

  • Vorlagentitel und optionale Beschreibung
  • Sichtbarkeit (Projekt, Teams oder Persönlich)
  • Aufgabentitel und Kategorien
  • Beschreibung und Beilagen
  • Prüfablauf: Liste aus Prüfpunkten mit Titel, verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdatum
  • Verantwortliche Person der Prüfaufgabe

Die ausgefüllten Felder werden bei der Auswahl der Vorlage in die neue Prüfaufgabe übernommen. Felder, die nicht ausgefüllt wurden, bleiben leer und werden nicht übernommen.



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Projektübergreifende Vorlagen

Neben den Projektvorlagen ist es möglich, projektübergreifende Vorlagen für Aufgaben, Modellaufgaben und Prüfaufgaben zu erstellen. Diese Vorlagen stehen allen Mitarbeitenden einer Firma über alle Projekte hinweg zur Verfügung. Die Vorlageaufgaben für Firmen können über "Vorlage verwenden" aufgerufen und bearbeitet werden.


Projektübergreifende Vorlagen sind nur für Firmen mit einem Teampaket verfügbar.



Das Verwenden und Bearbeiten der Firmenvorlagen funktioniert gleich wie bei den Projektvorlagen. Weitere Informationen zum Erstellen von Vorlagen für Aufgaben und Prüfaufgaben finden Sie in folgenden Abschnitten: Erstellen von Vorlagen für Aufgaben & Themen, Erstellen von Vorlagen für Prüfaufgaben. Beim Erstellen von Firmenvorlagen kann für die Sichtbarkeit zwischen "Firma" und "Persönlich" gewählt werden. Firmenvorlagen können von allen Mitarbeitenden der Firma erstellt werden. Wenn "Firma" gewählt wird, erscheint die Vorlage für alle Mitarbeitenden der Firma in der Liste. Bei "Persönlich" ist die Vorlage nur für die erstellende Person verfügbar. Die Vorlagen können durch alle Personen der Firma bearbeitet werden. Bei den projektübergreifenden Vorlagen sind nur die Felder verfügbar die in jedem Projekt identisch sind. Beispielsweise können keine Kategorien gesetzt werden, da diese in jedem Projekt unterschiedlich sind.



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Aktualisiert am: 09/06/2026