Riunioni di invio con Outlook
- Invio di appuntamenti di riunione con Outlook
- Cancellazione delle date delle riunioni
- Procedura per le riunioni ricorrenti
- Risoluzione dei problemi relativi agli inviti agli appuntamenti per il programma di posta elettronica Mac
Invio di appuntamenti per riunioni con Outlook
Una volta eseguita una riunione, la data della riunione può essere collegata a Outlook o a un altro programma di calendario. Di conseguenza, i partecipanti ricevono un invito sul calendario e l'appuntamento viene inserito nel calendario. L'appuntamento può essere inviato direttamente dopo la sua creazione o successivamente tramite le opzioni della riunione.
Sono disponibili due opzioni. È possibile scaricare il file dell'appuntamento o inviarlo direttamente tramite Outlook Online. Il download del file dell'appuntamento è particolarmente indicato se deve essere inviato tramite un programma di calendario locale, come il classico calendario di Outlook o di MacOS. Con entrambe le opzioni, le modifiche al titolo, alla data, all'ora e all'elenco dei partecipanti vengono applicate automaticamente.
Se il file dell'appuntamento viene scaricato, può essere aperto o importato nel programma di calendario desiderato.
Dopo l'apertura, l'appuntamento viene visualizzato in Outlook. È possibile personalizzarlo e inviarlo. Il testo dell'invito contiene il titolo del progetto della riunione in questione.
Invito al calendario, sincronizzazione del calendario, appuntamenti di Outlook
Cancellazione delle date delle riunioni
Se una riunione viene cancellata ed è collegata a un programma di appuntamenti, la cancellazione può essere effettuata direttamente nel programma di appuntamenti. Se necessario, è possibile cancellare anche la sessione associata in buildagil. Se la cancellazione deve essere visibile in buildagil, è possibile segnalarlo nel titolo della sessione.
Annullare la riunione, cancellare la riunione di buildagil, rimuovere il link all'appuntamento
Procedura per le riunioni ricorrenti
In buildagil non è possibile eseguire appuntamenti ricorrenti come in Outlook. Se le serie di appuntamenti devono comunque essere gestite in Outlook, si consiglia la seguente procedura per le riunioni ricorrenti. Innanzitutto, la serie di appuntamenti viene eseguita in Outlook. Questo serve come blocco del tempo nel calendario per i partecipanti. In Buildagil viene quindi eseguita una nuova riunione come base per la serie. Gli appuntamenti di follow-up richiesti possono essere creati con la funzione "Creare un appuntamento di follow-up". Queste riunioni inizialmente non contengono contenuti e solo l'organizzatore viene inserito come partecipante. Non appena la riunione viene programmata, è possibile completare i partecipanti effettivi e Contenuti della riunione. La riunione può quindi essere inviata ai partecipanti tramite "Informare i partecipanti". Questa procedura consente una pianificazione flessibile dei contenuti con sincronizzazione simultanea del calendario tramite Outlook.
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Risoluzione dei problemi relativi agli inviti agli appuntamenti per il programma di posta elettronica Mac
Quando si utilizza il programma di posta elettronica del Mac, può accadere che gli inviti agli appuntamenti vengano ricevuti come "winmail.dat" anziché come "file .ics". Questo file non può essere letto dal programma di posta del Mac e non può essere aperto come invito al calendario. La causa risiede solitamente nella configurazione del server di posta del mittente o del destinatario.
Le seguenti soluzioni possono essere d'aiuto:
- Cambiare il formato della posta in Outlook in "HTML" o "Solo testo".
- Controllare se l'appuntamento arriva correttamente per un altro utente Mac della stessa azienda.
- Inviare l'invito a un account Outlook sul Mac come prova.
- Controllare le impostazioni dell'applicazione Mail sul Mac.
Aggiornato il: 26/09/2025