Rielaborare il verbale
Rielaborazione di incarichi e temi
Dopo l'esecuzione della riunione, lo stato passa alla rielaborazione. È ora possibile riaprire l'ordine del giorno e apportare modifiche ai commenti sugli incarichi e sui temi, al fine di migliorare la tracciabilità e la qualità del verbale.
Il verbale può essere completato con ulteriori commenti "Da questa riunione" o la bozza di commento può essere modificata prima che il verbale venga inviato ai partecipanti per il controllo e l'approvazione. Per elaborare in modo più dettagliato, gli incarichi e i temi possono essere aperti dall'agenda. Ulteriori informazioni sulla rielaborazione e sull'uso e il comportamento dei commenti sono disponibili nel seguente articolo: Panoramica delle riunioni.
Commenti sul rielaborare, revisione dell'agenda, ottimizzazione del protocollo, fase di rielaborazione, miglioramento della qualità del protocollo, feedback sul compito
Generazione e invio del verbale
Nella fase successiva, il verbale viene inviato per l'approvazione. A tal fine, la riunione può essere approvata generando il verbale e impostando le opzioni di invio. Per l'invio sono disponibili le seguenti opzioni:
- Elaborazione e rigenerazione manuale del verbale
- Elaborare il periodo di autorizzazione
- Elaborazione dei destinatari
- Liste e supplementi
Non appena il verbale è stato generato, viene visualizzato nell'anteprima. È ora possibile definire il periodo di approvazione e i destinatari e generare inserti per contatti esterni.
Non appena sono state effettuate tutte le impostazioni per l'invio, la riunione può essere inviata ai partecipanti. Tutti i partecipanti e le persone giustificate ricevono il verbale in controllo e approvazione. Le persone inserite nel mittente completato ricevono il verbale per informazione.
La riunione passa ora alla fase di approvazione e viene etichettata di conseguenza nella panoramica della riunione.
Elaborazione e rigenerazione manuale del verbale
Il contenuto del verbale può anche essere aperto ed elaborato manualmente in Word. Per rendere visibili le modifiche manuali al verbale, l'anteprima deve essere aggiornata. Se vengono apportate modifiche all'ordine del giorno o ci sono discrepanze nella visualizzazione del verbale, il verbale può essere rigenerato anche qui.
Elaborare il periodo di autorizzazione
Per quanto riguarda la scadenza di approvazione, è possibile impostare una data per la risposta ai verbali oppure approvarli direttamente senza dare ai partecipanti la possibilità di fornire risposte. In questo caso, il verbale passa allo stato "Approvato" dopo l'invio. I partecipanti ricevono il verbale per conoscenza.
Elaborare il destinatario
Nelle impostazioni dei destinatari è possibile specificare quali partecipanti alla riunione devono ricevere il verbale. È possibile inviare i verbali a tutti i partecipanti o solo a se stessi per l'inoltro individuale.
Liste e allegati
Le liste possono essere utilizzate per generare e inviare un elenco degli incarichi aperti dei partecipanti esterni e delle decisioni precedenti per questo tipo di riunione. A questo scopo, è possibile eseguire una lista contenente tutti gli incarichi di cui i partecipanti esterni sono responsabili. Tutte le informazioni sugli incarichi vengono visualizzate nella lista, in modo che i partecipanti esterni possano capire il contesto degli incarichi o dei temi ed elaborarli nel miglior modo possibile. Tutte le decisioni utilizzate in questo tipo di riunione sono visualizzate nella lista "Decisioni precedenti in questo tipo di riunione".
Negli allegati è possibile specificare quali allegati del verbale devono essere inviati.
Le opzioni per le liste e gli inserti consentono di stabilire se l'invio deve essere effettuato a tutti i partecipanti o solo ai contatti esterni. Inoltre, è possibile rimuovere tutti i documenti aggiunti. In alternativa, i documenti possono essere rimossi singolarmente tramite l'opzione corrispondente al documento.
Dopo l'invio dei verbali, i partecipanti riceveranno un link per scaricarli via e-mail. In questo modo è possibile fornire anche file di dimensioni maggiori. Inoltre, il numero di versione del file viene aggiunto al nome del file stesso, in modo da poter risalire alla versione utilizzata.
Rilascio del protocollo, flusso di lavoro di approvazione, elaborazione di Word, anteprima di aggiornamento, scadenza di feedback, salto dell'approvazione, selezione del destinatario, elenco di attività
Rielaborare di nuovo il verbale
Se i verbali devono essere modificati di nuovo dopo l'invio, possono essere elaborati e rigenerati utilizzando le opzioni per la riunione. Il verbale può quindi essere inviato nuovamente per l'approvazione. Le successive modifiche consentono di correggere gli errori o di completare le informazioni mancanti.
Correzione del protocollo, Modifiche successive, Aggiornamento del protocollo, Aggiunta di informazioni, Revisione del protocollo, Correzione della riunione, Adattamento del protocollo
Aggiornato il: 06/02/2026