Rielaborare il verbale
Rielaborazione di incarichi e temi
Dopo l'esecuzione della riunione, lo stato passa alla rielaborazione. È ora possibile riaprire l'ordine del giorno e apportare modifiche ai commenti sugli incarichi e sui temi, al fine di migliorare la tracciabilità e la qualità del verbale.
Il verbale può essere completato con ulteriori commenti "Da questa riunione" o la bozza di commento può essere modificata prima che il verbale venga inviato ai partecipanti per il controllo e l'approvazione. Per elaborare in modo più dettagliato, gli incarichi e i temi possono essere aperti dall'agenda. Ulteriori informazioni sulla rielaborazione e sull'uso e il comportamento dei commenti sono disponibili nel seguente articolo: Panoramica delle riunioni.
Commenti sul rielaborare, revisione dell'agenda, ottimizzazione del protocollo, fase di rielaborazione, miglioramento della qualità del protocollo, feedback sul compito
Generazione e invio del verbale
Nella fase successiva, il verbale viene inviato per l'approvazione. A tal fine, la riunione può essere approvata generando il verbale e impostando le opzioni di invio. Per l'invio sono disponibili le seguenti opzioni:
- Elaborazione e rigenerazione manuale del verbale
- Elaborare il periodo di autorizzazione
- Elaborazione dei destinatari
- Liste e supplementi per i partecipanti esterni
Non appena il verbale è stato generato, viene visualizzato nell'anteprima. È ora possibile definire il periodo di approvazione e i destinatari e generare gli allegati per i contatti esterni.
Non appena sono state effettuate tutte le impostazioni per l'invio, la riunione può essere inviata ai partecipanti. Tutti i partecipanti e le persone giustificate ricevono il verbale in controllo e approvazione. Le persone inserite nel mittente completato ricevono il verbale per loro informazione.
La riunione passa ora alla fase di approvazione e viene contrassegnata di conseguenza nella panoramica della riunione.
Elaborazione e rigenerazione manuale del verbale
Il contenuto del verbale può anche essere aperto ed elaborato manualmente in Word. Per rendere visibili le modifiche manuali al verbale, è necessario aggiornare l'anteprima. Se vengono apportate modifiche all'ordine del giorno o ci sono discrepanze nella visualizzazione del verbale, il verbale può essere rigenerato anche qui.
Elaborare il periodo di autorizzazione
Per quanto riguarda la scadenza di approvazione, è possibile impostare una data per la risposta al verbale oppure concedere direttamente l'approvazione senza possibilità di risposta per i partecipanti. In questo caso, il verbale passa allo stato "Approvato" dopo l'invio. I partecipanti ricevono il verbale per conoscenza.
Elaborare il destinatario
Nelle impostazioni dei destinatari è possibile specificare quali partecipanti alla riunione devono ricevere il verbale. È possibile inviare i verbali a tutti i partecipanti o solo a se stessi per l'inoltro individuale.
Liste e allegati per i partecipanti esterni
Nelle liste per i partecipanti esterni è possibile inviare una lista degli incarichi aperti dei partecipanti esterni e delle decisioni precedenti per questo tipo di riunione. A questo scopo, viene eseguita una lista che contiene tutti gli incarichi di cui sono responsabili i partecipanti esterni. Tutte le informazioni sugli incarichi vengono visualizzate nella lista, in modo che i partecipanti esterni possano capire il contesto degli incarichi o dei temi ed elaborarli nel modo migliore.
Negli allegati per i partecipanti esterni è possibile specificare quali allegati del verbale devono essere inviati.
I partecipanti esterni ricevono un link per il download via e-mail. Questo ha il vantaggio di rendere disponibili anche file di dimensioni maggiori. Inoltre, il numero di versione del file viene aggiunto al nome, in modo da poter risalire alla versione utilizzata.
Rilascio del protocollo, flusso di lavoro di approvazione, elaborazione di Word, anteprima dell'aggiornamento, scadenza del feedback, salto dell'approvazione, selezione del destinatario, elenco di attività esterne
Rielaborare di nuovo il verbale
Se i verbali devono essere modificati di nuovo dopo l'invio, possono essere elaborati e rigenerati utilizzando le opzioni per la riunione. Il verbale può quindi essere inviato nuovamente per l'approvazione. Le successive modifiche consentono di correggere gli errori o di completare le informazioni mancanti.
Correzione del protocollo, Modifiche successive, Aggiornamento del protocollo, Aggiunta di informazioni, Revisione del protocollo, Correzione della riunione, Adattamento del protocollo
Aggiornato il: 27/10/2025