Rielaborare il verbale
Il seguente articolo descrive le modalità di rielaborazione di una riunione (verbalizzazione, invio del verbale per l'approvazione).
Direttamente alle sezioni seguenti:
Visualizzare ed elaborare incarichi e temi
Approvazione dei verbali
Le autorizzazioni e la visibilità delle riunioni e dei contenuti delle sessioni sono descritte nel seguente articolo: Autorizzazioni e visibilità
Dopo l'esecuzione della riunione, questa è in fase di rielaborazione. Questo viene visualizzato nella guida della sessione.
Si apre l'ordine del giorno in cui sono visualizzati tutti gli oggetti dell'agenda con gli incarichi assegnati che sono stati discussi durante la riunione. I commenti e le bozze di commento possono ora essere modificati tramite Modifica verbale prima che il verbale venga inviato in controllo.
Se i commenti sono ancora in modalità bozza, possono essere elaborati direttamente tramite l'icona scrittore.
Un commento in modalità bozza ha un simbolo arancione.
L'incarico può essere aperto per essere elaborato in modo più dettagliato.
Dopo l'aggiustamento e la revisione degli incarichi e degli argomenti dell'ordine del giorno, i verbali vengono inviati per l'approvazione.
A tal fine, fare clic su "Approvazione" sotto la guida della sessione. A questo punto il verbale verrà generato, il che potrebbe richiedere un po' di tempo.
Il verbale viene quindi visualizzato in anteprima. È possibile personalizzare la scadenza della revisione e il gruppo di destinatari, oltre ad altre opzioni. Per modificare il contenuto del verbale, è possibile aprirlo ed elaborarlo tramite Modifica in Word. Il verbale può essere inviato tramite il pulsante Invia. Le opzioni per i partecipanti esterni appaiono solo se un contatto esterno è inserito tra i partecipanti/nel mittente.
Per sapere come personalizzare il modello di registro, consultare il seguente articolo: Modelli di protocollo
Il periodo di approvazione può essere impostato nella visualizzazione della data. Selezionando Approvazione diretta, il processo di approvazione può essere saltato. Il verbale passa direttamente allo stato "Approvato" e i partecipanti non possono ricevere alcuna risposta.
Il processo di approvazione ha una scadenza standard di una settimana (7 giorni). Trascorso questo periodo, il verbale viene automaticamente approvato.
In Destinatari è possibile impostare i partecipanti alla riunione che devono ricevere i verbali.
In Lista è possibile impostare quali incarichi e decisioni aperti devono essere inviati ai partecipanti esterni. A questo scopo, viene creata una lista contenente tutti gli incarichi di cui i partecipanti esterni sono responsabili. Tutte le informazioni sugli incarichi vengono visualizzate nella lista, in modo che i partecipanti esterni possano capire e completare il tema.
In Allegati è possibile impostare quali allegati del verbale devono essere inviati ai partecipanti esterni.
Cliccare su Invia per inviare il verbale.
Tutte le persone elencate nella lista di distribuzione riceveranno un'E-Mail di notifica con il verbale in formato PDF e il link Check & approve minutes.
La sessione è etichettata di conseguenza in Riunioni.
rielaborare
Se un incarico viene successivamente elaborato o commentato, il verbale può essere rivisto e rielaborato usando Rework.
Direttamente alle sezioni seguenti:
Visualizzare ed elaborare incarichi e temi
Approvazione dei verbali
Le autorizzazioni e la visibilità delle riunioni e dei contenuti delle sessioni sono descritte nel seguente articolo: Autorizzazioni e visibilità
Dopo l'esecuzione della riunione, questa è in fase di rielaborazione. Questo viene visualizzato nella guida della sessione.
Visualizzare ed elaborare incarichi e temi
Si apre l'ordine del giorno in cui sono visualizzati tutti gli oggetti dell'agenda con gli incarichi assegnati che sono stati discussi durante la riunione. I commenti e le bozze di commento possono ora essere modificati tramite Modifica verbale prima che il verbale venga inviato in controllo.
Se i commenti sono ancora in modalità bozza, possono essere elaborati direttamente tramite l'icona scrittore.
Un commento in modalità bozza ha un simbolo arancione.
L'incarico può essere aperto per essere elaborato in modo più dettagliato.
Approvazione del verbale
Dopo l'aggiustamento e la revisione degli incarichi e degli argomenti dell'ordine del giorno, i verbali vengono inviati per l'approvazione.
A tal fine, fare clic su "Approvazione" sotto la guida della sessione. A questo punto il verbale verrà generato, il che potrebbe richiedere un po' di tempo.
Il verbale viene quindi visualizzato in anteprima. È possibile personalizzare la scadenza della revisione e il gruppo di destinatari, oltre ad altre opzioni. Per modificare il contenuto del verbale, è possibile aprirlo ed elaborarlo tramite Modifica in Word. Il verbale può essere inviato tramite il pulsante Invia. Le opzioni per i partecipanti esterni appaiono solo se un contatto esterno è inserito tra i partecipanti/nel mittente.
Per sapere come personalizzare il modello di registro, consultare il seguente articolo: Modelli di protocollo
Il periodo di approvazione può essere impostato nella visualizzazione della data. Selezionando Approvazione diretta, il processo di approvazione può essere saltato. Il verbale passa direttamente allo stato "Approvato" e i partecipanti non possono ricevere alcuna risposta.
Il processo di approvazione ha una scadenza standard di una settimana (7 giorni). Trascorso questo periodo, il verbale viene automaticamente approvato.
In Destinatari è possibile impostare i partecipanti alla riunione che devono ricevere i verbali.
In Lista è possibile impostare quali incarichi e decisioni aperti devono essere inviati ai partecipanti esterni. A questo scopo, viene creata una lista contenente tutti gli incarichi di cui i partecipanti esterni sono responsabili. Tutte le informazioni sugli incarichi vengono visualizzate nella lista, in modo che i partecipanti esterni possano capire e completare il tema.
In Allegati è possibile impostare quali allegati del verbale devono essere inviati ai partecipanti esterni.
Cliccare su Invia per inviare il verbale.
Tutte le persone elencate nella lista di distribuzione riceveranno un'E-Mail di notifica con il verbale in formato PDF e il link Check & approve minutes.
La sessione è etichettata di conseguenza in Riunioni.
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Se un incarico viene successivamente elaborato o commentato, il verbale può essere rivisto e rielaborato usando Rework.
Aggiornato il: 12/12/2024