Invio di documenti a soggetti esterni
Il seguente articolo descrive come inviare documenti a persone esterne senza accesso a buildagil.
Direttamente alle sezioni seguenti:
Invio di documenti
Con la funzione Invia all'esterno è possibile rendere disponibili i file a persone esterne che non hanno accesso a buildagil per un certo periodo di tempo.
Selezionare un singolo file:
Fare clic con il tasto destro del mouse sul file desiderato o su .... Selezionare quindi Invia esternamente.
Selezione di più file:
Selezionare i file desiderati e cliccare su ... Opzioni / Invia esternamente.
Viene visualizzata la seguente finestra:
- Selezionare Invia direttamente per aprire l'invio direttamente per la spedizione.
- Selezionare Edit advanced per effettuare ulteriori impostazioni per la spedizione.
Elaborazione avanzata:
- Selezionare il contatto per la spedizione.
- Selezionare l'indirizzo e-mail per l'invio.
- Creare Codice QR per il controllo della versione.
- Selezionare altri documenti da spedire.
- Regolare il periodo di validità per scaricare i file.
Fare clic su Generate link and open e-mail quando tutte le impostazioni sono state effettuate.
L'e-mail viene quindi aperta per l'invio tramite il programma di posta elettronica standard. I documenti inviati possono essere scaricati tramite il link contenuto nell'e-mail.
Vista del destinatario
Dopo l'invio, il destinatario riceve l'e-mail eseguita in precedenza, fa clic sul link e viene portato alla pagina seguente. A questo punto è possibile scaricare gli oggetti o, a seconda del tipo di documento, aprirli direttamente, ad esempio in Word.
Tracciamento dei documenti inviati
È possibile tenere traccia di chi ha ricevuto quale versione di un documento e quando. Per visualizzarlo, si può aprire il Versioni del documento desiderato.
In Versioni viene visualizzato l'invio a soggetti esterni. Facendo clic su di esso, è possibile visualizzare informazioni più dettagliate sull'invio.
Nelle informazioni dettagliate sull'invio, è possibile vedere quali versioni di documenti sono state inviate a quali persone.
Risoluzione dei problemi
Se non appare alcuna finestra di posta elettronica dopo aver fatto clic su Generate link and open e-mail quando si inviano file all'esterno, ciò può essere dovuto al fatto che il protocollo verbale non è configurato correttamente. Si può rimediare come segue.
Aprite le impostazioni di Windows e selezionate il settore delle applicazioni.
Andare in Applicazioni standard** e cercare il verbale "MAILTO".
Impostare Outlook come applicazione predefinita per i collegamenti "MAILTO".
Questo assicura che l'applicazione di posta elettronica venga aperta correttamente quando si fa clic su Genera link e Apri e-mail.
Aggiornato il: 05/05/2025