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Invio di appuntamenti con Outlook


Poiché il comportamento di Controlli e approvazioni e Riunione è identico, il seguente articolo descrive come inviare appuntamenti per entrambe le funzioni.


Invio di appuntamenti con Outlook

Una volta eseguita una riunione o un controllo, l'appuntamento può essere collegato a Outlook o a un altro programma di calendario. Di conseguenza, i partecipanti ricevono un invito e l'appuntamento viene inserito nel calendario. L'invito può essere inviato direttamente dopo la creazione o successivamente tramite le opzioni.




Sono disponibili due opzioni. È possibile scaricare il file dell'appuntamento o inviarlo direttamente tramite Outlook Online. Il download del file dell'appuntamento è particolarmente indicato se deve essere inviato tramite un programma di calendario locale, come il classico calendario di Outlook o di MacOS. Con entrambe le opzioni, le modifiche al titolo, alla data, all'ora e all'elenco dei partecipanti vengono applicate automaticamente.


Le modifiche all'appuntamento devono essere effettuate direttamente nell'appuntamento di Outlook, non in buildagil. I nuovi partecipanti vengono aggiunti automaticamente alla riunione in buildagil se il contatto esiste nel progetto.



Se il file dell'appuntamento viene scaricato, può essere aperto o importato nel programma di calendario desiderato.


Nel nuovo Outlook, i file ".ics" devono essere importati perché non possono essere aperti direttamente.



Dopo l'apertura, l'appuntamento viene visualizzato in Outlook. È possibile personalizzarlo e inviarlo. Il testo dell'invito contiene il titolo del progetto della riunione in questione.


Importante: il contatto "events@buildagil.com" non deve essere rimosso dall'elenco dei destinatari.



Outlook 2016 utilizza il formato "Solo testo" per impostazione predefinita. Affinché i link siano visualizzati correttamente, il formato deve essere modificato manualmente in "HTML".



Invito al calendario, sincronizzazione del calendario, appuntamenti di Outlook

Cancellazione di appuntamenti

Se un appuntamento (ad esempio per una riunione o un controllo) viene cancellato ed è collegato a un programma di calendario, la cancellazione può essere effettuata direttamente nel programma dell'appuntamento. Se necessario, la riunione o il controllo associati possono essere cancellati anche in buildagil. Se la cancellazione deve essere visibile in buildagil, è possibile indicarlo nel titolo.



Cancellare la riunione, cancellare la riunione di buildagil, rimuovere il link per l'appuntamento, annullare l'appuntamento

Procedura per gli appuntamenti ricorrenti

In buildagil non è possibile eseguire appuntamenti ricorrenti come in Outlook. Se le serie di appuntamenti devono comunque essere gestite in Outlook, si consiglia la seguente procedura per le riunioni o i controlli ricorrenti. Innanzitutto, la serie di appuntamenti viene eseguita in Outlook. Questo serve come blocco del tempo nel calendario per i partecipanti. Poi si esegue una nuova riunione o controllo in Buildagil come base per la serie. Gli appuntamenti di follow-up richiesti possono essere creati con la funzione "Creare un appuntamento di follow-up". Inizialmente non contengono alcun contenuto e solo l'organizzatore viene inserito come partecipante. Non appena un appuntamento è previsto, è possibile completare i partecipanti effettivi e il Contenuti della riunione o il controllo / accettazione. L'appuntamento può poi essere inviato ai partecipanti tramite "Informare i partecipanti". Questa procedura consente una pianificazione flessibile dei contenuti con sincronizzazione simultanea del calendario tramite Outlook.


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Risoluzione dei problemi relativi agli inviti agli appuntamenti per il programma di posta elettronica Mac

Quando si utilizza il programma di posta elettronica del Mac, può accadere che gli inviti agli appuntamenti vengano ricevuti come "winmail.dat" anziché come "file .ics". Questo file non può essere letto dal programma di posta del Mac e non può essere aperto come invito al calendario. La causa risiede solitamente nella configurazione del server di posta del mittente o del destinatario.


Le seguenti soluzioni possono essere d'aiuto:

  • Cambiare il formato della posta in Outlook in "HTML" o "Solo testo".
  • Controllare se l'appuntamento arriva correttamente per un altro utente Mac della stessa azienda.
  • Inviare l'invito a un account Outlook sul Mac come prova.
  • Controllare le impostazioni dell'applicazione Mail sul Mac.


Aggiornato il: 28/11/2025