Creazione di una riunione
- Creare una nuova riunione
- Invio di un appuntamento di riunione con Outlook
- Creare un appuntamento di follow-up
- Creare più appuntamenti di follow-up
- Procedura per le riunioni ricorrenti
- Risoluzione dei problemi relativi agli inviti agli appuntamenti per il programma di posta elettronica Mac
Creare una nuova riunione
Una nuova riunione può essere eseguita direttamente nel progetto alla voce Sessioni o attraverso il menu di navigazione. Nel modulo di creazione della sessione è possibile inserire le informazioni generali della sessione, definire l'organizzazione, aggiungere i partecipanti ed elaborare le opzioni.
Le seguenti informazioni possono essere compilate nel modulo di creazione della sessione:
- È possibile inserire un titolo e selezionare le categorie della riunione. Le categorie Categoria sono utilizzate per la categorizzazione tematica e il filtro.
- Nelle informazioni generali si seleziona Tipo di riunione e si specificano data, ora, durata della riunione, luogo e ufficio. Il tipo di riunione viene utilizzato per determinare il tipo di riunione (ad esempio, riunione con pianificatore) e controlla i modelli di oggetto e di verbale memorizzati.
- Il Organizzatore della riunione e, se necessario, altri organizzatori sono definiti in Organizzazione. Le persone inserite in questa sezione possono amministrare la riunione ed elaborare le informazioni sulla stessa.
- I partecipanti alla riunione sono selezionati in Partecipanti. Le giustificazioni vengono inserite solo poco prima della riunione, in modo che l'elenco delle presenze venga mantenuto correttamente. Il mittente completato viene utilizzato per le persone che ricevono il verbale per informazione ma non partecipano. Per selezionare rapidamente i partecipanti si possono utilizzare gruppi di contatti o interi gruppi.
- Una riunione può essere definita come una scadenza (milestone) e quindi appare come un traguardo nel Pianificazione degli incarichi.
- La creazione della sessione viene conclusa con "Salva".
L'immagine seguente mostra un esempio di sessione completata.
Invio di un appuntamento di riunione con Outlook
Dopo aver salvato, la data della riunione può essere collegata a Outlook o a un altro programma di calendario. In questo modo i partecipanti vengono invitati direttamente da Outlook e l'appuntamento viene inserito nel calendario.
L'appuntamento può essere inviato anche successivamente tramite le opzioni della riunione. È possibile scaricare il file dell'appuntamento o inviarlo direttamente tramite Outlook Online.
Cliccare su Invia appuntamento per confermare la selezione.
È stato eseguito e scaricato un appuntamento di Outlook. Fare clic sul file scaricato.
La riunione viene ora aperta come appuntamento di Outlook, che può essere personalizzato e inviato. Il titolo del progetto in questione è visibile nel testo dell'invito.
Creare un appuntamento di follow-up
Per evitare di dover inserire di nuovo tutte le informazioni, è possibile creare un appuntamento di follow-up. A tale scopo, selezionare la riunione da cui si vuole creare un appuntamento di follow-up e aprirla. A questo punto, fare clic su Crea appuntamento di follow-up nelle opzioni.
Si aprirà una nuova finestra con il nuovo appuntamento. Tutto ciò che si deve fare è compilare data/ora o fare delle completazioni.
Il numero nel titolo della sessione viene automaticamente aumentato di uno. Una volta effettuate tutte le regolazioni, l'appuntamento può essere eseguito tramite Salva.
Creare più appuntamenti di follow-up
Se si vogliono creare più appuntamenti di follow-up contemporaneamente, procedere come segue.
Cliccare su ... alla voce Crea appuntamento di follow-up.
Selezionare quindi gli intervalli di tempo per gli appuntamenti e confermare con Avanti.
Inserire quindi il numero di appuntamenti di follow-up da creare e confermare con Crea appuntamenti.
Tutte le riunioni create si aprono ora nella scheda. Le singole riunioni possono essere modificate nuovamente qui e salvate con Salva.
Ogni appuntamento può essere creato con Collegato a Outlook. Con OK la riunione viene eseguita senza un collegamento a Outlook.
Le riunioni possono ora essere visualizzate nella panoramica.
Procedura per le riunioni ricorrenti
In buildagil non è possibile eseguire appuntamenti ricorrenti come in Outlook. Se le serie di appuntamenti devono comunque essere gestite in Outlook, si consiglia la seguente procedura per le riunioni ricorrenti.
In primo luogo, la serie di appuntamenti deve essere eseguita in Outlook. Questo serve a bloccare l'orario dei partecipanti. È quindi possibile creare una nuova riunione in buildagil come base per la serie di appuntamenti.
Le riunioni richieste possono essere create con Creare un appuntamento di follow-up. Il contenuto di queste riunioni è ancora vuoto e solo l'organizzatore viene aggiunto come partecipante per il momento.
Man mano che la riunione si avvicina, si possono aggiungere i partecipanti finali e Contenuti della riunione. La riunione viene quindi inviata ai partecipanti con Informare i partecipanti.
Questo metodo permette di reagire in modo flessibile ai cambiamenti del contenuto e dei partecipanti alle riunioni, fornendo allo stesso tempo ai partecipanti un appuntamento in serie come blocco del tempo.
Risoluzione dei problemi per gli inviti agli appuntamenti per il programma di posta elettronica Mac
Può accadere che gli utenti Mac ricevano gli inviti agli appuntamenti come "winmail.dat" (nel programma di posta del Mac) invece che come file .ics. Questo file non può essere letto dal programma di posta del Mac.
Questa discrepanza è spesso dovuta alla configurazione dei server di posta del mittente e del destinatario.
Sono possibili le seguenti soluzioni:
- Cambiare il formato della posta in "HTML" o "Solo testo".
- Controllare se l'appuntamento viene ricevuto correttamente da un utente Mac della vostra azienda (se possibile).
- Provare a inviare l'invito all'appuntamento a un account Outlook sul Mac.
- Controllare le impostazioni dell'applicazione per la ricezione delle e-mail.
Date della serie
Aggiornato il: 15/09/2025