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Visibilité et droits d'accès des dossiers et des documents


Vous trouverez des informations générales sur la visibilité et les autorisations dans l'article suivant : Visibilité et autorisations


Notions de base sur la visibilité

La visibilité des dossiers et des documents est toujours gérée par le dossier dans lequel ils se trouvent. Par défaut, la visibilité d'un dossier s'applique à tous les sous-dossiers et documents qu'il contient. Cette application reste valable jusqu'à ce qu'une visibilité différente soit définie pour un sous-dossier. L'avantage de cette transmission est qu'elle permet de définir facilement la visibilité au niveau supérieur, ce qui évite d'avoir à procéder à des ajustements fastidieux au niveau des sous-dossiers et des documents. Si nécessaire, la visibilité d'un sous-dossier peut néanmoins être ajustée de manière individuelle et flexible.


Afin de garantir la simplicité, la sécurité et la clarté des droits d'accès au sein du projet, on a délibérément renoncé à un contrôle individuel de la visibilité de chaque document. Les alternatives suivantes sont disponibles à cet effet :

  • Le document peut être déplacé vers un dossier visible pour la personne concernée. À l'emplacement d'origine, il est possible d'insérer un Lien vers le document afin de préserver la structure logique.
  • Dans le dossier contenant le document, il est possible de créer un dossier distinct avec des paramètres de visibilité personnalisés et d'y déplacer le document. Cela permet d'étendre la visibilité de manière ciblée sans partager d'autres contenus. Dans ce cas, la personne concernée peut accéder au dossier ou au document via, par exemple, un lien direct dans une tâche ou un Lien dans l'arborescence des dossiers.
  • Si le document ne nécessite pas de modification, il peut être joint en annexe à une tâche ou à un sujet (cette option ne doit être utilisée qu'à titre exceptionnel).
  • Pour les projets complexes, il est recommandé d'adopter une structure comportant des espaces de travail partagés afin de faciliter la collaboration ciblée entre une ou plusieurs équipes.


Partage de fichiers, contrôle d'accès, paramètres de visibilité, collaboration en équipe, partage individuel

Personnalisation de la visibilité

Lors de sa création, un dossier hérite de la visibilité du dossier parent (le cas échéant) ou est visible par défaut pour le Équipes de base du projet. La visibilité peut être modifiée après la création à l'aide de l'icône en forme de bouclier Par les utilisateurs autorisés. Il existe trois niveaux de visibilité :

  • Visible et modifiable (droit d'écriture)
  • Visible (droit de vue)
  • Non visible


Les documents de la médiathèque sont visibles pour tous les participants au projet. Pour plus de détails, voir Visibilité et autorisations en détails.


La modification de la visibilité d'un dossier s'applique automatiquement à tous les sous-dossiers et documents qu'il contient, car la visibilité est héritée. Cela ne s'applique toutefois pas aux sous-dossiers qui ont leur propre visibilité.



L'affichage de la visibilité d'un dossier permet de voir si celui-ci dispose d'une visibilité spécifique ou s'il hérite de celle du dossier parent. L'héritage de la visibilité peut être rétabli à l'aide de la fonction « Réinitialiser ». La visibilité des dossiers de niveau supérieur ne peut pas être réinitialisée.




Un cas particulier se présente lorsqu'un dossier a une visibilité supérieure à celle de son dossier parent. Dans ce cas, il se peut que le dossier ne soit pas accessible via la navigation dans la structure des dossiers. Pour y remédier, il est possible de créer un raccourci vers ce dossier, ce qui permet d'y accéder directement. La création de tels raccourcis est décrite dans l'article suivant : Liens dans la structure des dossiers. Le dossier peut également être lié directement dans une tâche ou un sujet.



Rétablir les visibilités, annuler les droits d'accès, annuler les visibilités, accès aux documents, données, fichiers, autorisations, droits d'accès, droits d'écriture

Visibilité et autorisations en détails


Dossier



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* Avec droit de regard *

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Supprimer (*)

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* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *


(*) Ces actions nécessitent un droit d'écriture sur le dossier parent. Au niveau supérieur, seuls les administrateurs de projet disposent d'un droit d'écriture.
(**) Il est possible de modifier le contenu d'un dossier en fonction de la visibilité de ce contenu.
(***) Seuls les sous-dossiers et les documents visibles par l'utilisateur sont copiés.



Documents



Administrateur de projet

Coordinateur de projet

Auteur

Autres utilisateurs

Créer (*)

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–

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–

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* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

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* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 ‎  Modifier le contenu

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* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

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* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

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* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

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* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

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* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

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* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

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* Avec droit de regard *

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* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

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* Avec droit de regard *

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* Avec droit d'écriture *

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* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *


(*) Ces actions nécessitent un droit d'écriture sur le dossier parent. Au niveau supérieur, seuls les administrateurs de projet disposent d'un droit d'écriture.
(**) La visibilité des documents ne peut pas être modifiée, car elle est gérée au niveau des dossiers.



Médias



Administrateur de projet

Coordinateur de projet

Auteur

Autres utilisateurs

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 ‎  Modifier les propriétés (*)

* Limité *

* Limité *

* Limité *

* Limité *

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 ‎  Modifier la visibilité (**)





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‎Envoyer vers une source externe

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Supprimer

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(*) Si le document est associé à une entrée du journal, les catégories ne peuvent pas être modifiées.
(**) La visibilité des fichiers multimédias ne peut pas être modifiée, car ceux-ci sont visibles par tous les participants au projet.


Visibilité des dossiers et des documents

Dépannage lors de la personnalisation de la visibilité

Si, lors de la modification de la visibilité d'un dossier, le message « Impossible de modifier la visibilité. Veuillez réessayer. » s'affiche, cela peut être dû au fait que le dossier contient trop d'éléments (documents et autres dossiers). Le nombre maximal est de 100 000 éléments.



Une solution possible consiste à créer un nouveau dossier. Il suffit de définir les droits d'accès comme souhaité, puis de déplacer le contenu du dossier existant vers le nouveau dossier. L'ancien dossier peut ensuite être supprimé.

Mis à jour le : 16/07/2026