Préparation des réunions
- Préparation de l'ordre du jour et transmission des tâches & sujets
- Modifier les points à l'ordre du jour
- Progression de la réunion et planification
- Informer les participants
Préparation de l'ordre du jour et transmission des tâches & sujets
Une fois la réunion créée, les points à l'ordre du jour peuvent être préparés pour permettre une réalisation ciblée. Les tâches et sujets existants du projet ou des réunions précédentes peuvent être attribués de manière ciblée, ce qui permet de travailler directement dans le contexte pendant la réunion. Pour ce faire, il suffit d'ouvrir la réunion souhaitée et de modifier les points à l'ordre du jour. L'ordre du jour peut être défini par type de réunion dans les Préférences.
Les tâches & sujets peuvent maintenant être transférés depuis le projet et attribués aux points à l'ordre du jour. L'article suivant décrit l'impact de la visibilité & des autorisations des réunions et du contenu des réunions lors du transfert des tâches & sujets : Visibilité & permissions des réunions & protocoles.
Pour ce faire, il est possible de filtrer et de rechercher les tâches & sujets souhaités.
- De la session précédente : liste des tâches & sujets de la dernière réunion du même type de réunion
- D'autres réunions : Liste des tâches & sujets d'autres réunions d'autres types de réunion
- Tri par Type (tâches, informations, décisions, sujets, entrées du journal)
- Recherche
- Filtre
Les tâches et sujets peuvent maintenant être transférés dans la réunion. Le transfert est terminé en cliquant sur "Terminé" ou en fermant la fenêtre.
Lors du transfert des tâches & sujets, le filtre permet de filtrer directement à partir d'autres réunions ou de rechercher une réunion spécifique.
Préparation de la réunion, planification de l'ordre du jour, mise en contexte, attribution des thèmes, préparation de la réunion
Modifier les points à l'ordre du jour
Les tâches & sujets précédemment transférés sont maintenant affichés dans l'ordre du jour et peuvent être attribués aux points à l'ordre du jour correspondants. Pour ce faire, les tâches et sujets sont déplacés à l'endroit souhaité par glisser-déposer. En outre, il est possible d'ajouter de nouvelles Tâches & sujets à créer directement dans l'ordre du jour.
Les tâches & sujets peuvent être supprimés directement de l'ordre du jour ou dans la Coordination des tâches & sujets.
Il est maintenant possible de saisir des commentaires sur la préparation et des commentaires de brouillon sur la réunion. Pour plus d'informations sur la préparation, l'utilisation et le comportement des commentaires, voir l'article suivant : Aperçu des réunions.
Gestion de l'ordre du jour, lien vers les tâches, traitement des tâches
Progression de la réunion et planification du temps
La progression de la réunion permet de marquer les tâches & sujets déjà discutés pendant la réalisation d'une réunion. La progression actuelle est ainsi visible, y compris le nombre de points à l'ordre du jour encore ouverts. Si la progression de la réunion est activée avec la planification, une durée de réunion planifiée peut en outre être attribuée à chaque point à l'ordre du jour. Vous trouverez de plus amples informations dans l'article suivant : Réalisation d'une réunion.
- Activer la progression de la réunion ou la progression de la réunion avec planification. Si la planification est activée, la durée totale prévue de la réunion s'affiche.
- Attribution d'une durée de réunion par tâche & sujet.
durée de la session, suivi du temps, indicateur de progression, gestion du temps
Informer les participants
Dès que toutes les tâches et tous les sujets ont été transmis et que les mandats ont été distribués par le biais de commentaires, le protocole préliminaire peut être envoyé. Celui-ci sert à la préparation des participants à la réunion à venir. Pour cela, il est possible d'informer les participants à l'aide de la fonction qui génère automatiquement un pré-protocole.
Le pré-protocole est ouvert avant l'envoi dans l'aperçu, où des options supplémentaires telles que les destinataires et les annexes peuvent être générées pour Contacts externes. Il est en outre possible de générer à nouveau le protocole ou de le modifier directement dans Word. Lors d'une modification dans Word, l'aperçu peut être actualisé afin d'afficher les modifications. Le protocole peut ensuite être envoyé.
Si des modifications sont apportées à l'ordre du jour après la génération du pré-protocole, celui-ci peut être créé à nouveau et les participants informés à nouveau.
Envoi de pré-protocoles, communication avec les participants, invitation à des réunions, diffusion d'informations
Mis à jour le : 30/09/2025