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Modèles de tâches et de sujets

Sélection et modification des modèles
Création de modèles pour les tâches et les sujets
Création de modèles pour les exercices d'examen
Modèles communs à tous les projets

Sélection et modification des modèles

Les modèles de tâches et de sujets permettent de reprendre automatiquement des éléments récurrents, tels que le titre, la description, les catégories ou les listes de contrôle, lors de la création d'une tâche. Cela permet de gagner du temps lors de la création et garantit une structure homogène. Lors de la création d'une tâche ou d'un sujet, il est possible de sélectionner un modèle à l'aide de l'icône « Utiliser un modèle ».

Lorsqu'un modèle est sélectionné, toutes les informations qu'il contient sont reprises dans la nouvelle tâche. La date d'échéance ainsi que l'affectation aux réunions et aux points à l'ordre du jour ne peuvent pas être reprises et doivent être ajoutées manuellement. L'aperçu des modèles affiche tous les modèles de projet qui ont été partagés entre plusieurs projets ou avec l'équipe de l'utilisateur. De plus, tous les modèles personnels sont affichés. Les options permettent de modifier, d'épingler, de copier ou de supprimer des modèles. Les modèles épinglés apparaissent en haut de la liste, ce qui permet de retrouver plus rapidement les modèles fréquemment utilisés. Il est également possible de réaliser une recherche ciblée à l'aide de la fonction de recherche.

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Création de modèles pour les tâches et les sujets

Le « symbole plus » permet de créer de nouveaux modèles pour les tâches et les sujets. Les champs remplis sont repris dans la nouvelle entrée lorsque le modèle est utilisé. Les champs qui n'ont pas été remplis restent vides dans le nouvel élément et ne sont pas repris.

Dans un modèle de tâche ou de sujet, les champs suivants peuvent être définis :

Titre du modèle et description facultative
Visibilité (projet, équipes ou personnelle) (*)
Titres et catégories des exercices
Description et pièces jointes
Liste de contrôle (uniquement pour les tâches)
Personnes responsables et impliquées (pour les sujets : personne en charge ; pour les informations et les décisions : destinataires)

(*) Le paramètre « Visibilité » détermine à qui le modèle est affiché dans la liste des modèles : si l'option « Projet » est sélectionnée, le modèle est visible par tous les utilisateurs du projet ; si l'option « Équipes » est sélectionnée, il est visible par les équipes sélectionnées ; et si l'option « Personnel » est sélectionnée, il n'est visible que par la personne qui l'a créé.

Il est également possible de créer des modèles de tâches du modèle ; pour cela, il suffit de créer au préalable un nouveau Tâche du modèle. Tous les utilisateurs peuvent créer des modèles de tâches du modèle personnels. Les modèles de projet et d'équipe ne peuvent être créés que par les administrateurs de projet et les coordinateurs de projet. Pour plus d'informations, consultez l'article suivant : Visibilité et droits d'accès aux tâches et aux sujets.

Il est également possible de créer directement un modèle à partir des options d'une tâche ou d'un sujet existant. Vous trouverez de plus amples informations dans les articles suivants : Modification des tâches, Création et modification de sujets / conversations, Création et modification d'informations, Création et modification des décisions.

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Création de modèles pour les exercices d'examen

Les modèles de tâches de contrôle permettent de définir de manière standardisée des procédures de contrôle récurrentes et de les appliquer automatiquement lors de la création d'une tâche de contrôle. Ils peuvent être créés directement lors de la création d'une tâche de contrôle. Pour plus d'informations sur la création de tâches de contrôle, consultez l'article suivant : Vérification et validation des documents.

Dans un modèle d'exercice d'examen, les champs suivants peuvent être définis :

Titre du modèle et description facultative
Visibilité (projet, équipes ou personnelle) (*)
Titres et catégories des exercices
Description et pièces jointes
Déroulement du contrôle : liste des points à vérifier, avec leur intitulé, les personnes responsables et la date d'échéance
Responsable de la tâche de contrôle

Les champs remplis sont repris dans la nouvelle tâche de contrôle lors de la sélection du modèle. Les champs qui n'ont pas été remplis restent vides et ne sont pas repris.

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Modèles communs à tous les projets

Outre les modèles de projet, il est possible de créer des modèles communs à tous les projets pour les tâches, les tâches du modèle et les tâches de contrôle. Ces modèles sont accessibles à tous les collaborateurs d'une entreprise, quel que soit le projet sur lequel ils travaillent. Les tâches du modèle destinées aux entreprises peuvent être consultées et modifiées via l'option « Utiliser le modèle ».

Les modèles valables pour tous les projets ne sont disponibles que pour les entreprises disposant d'un forfait « Team ».

L'utilisation et la modification des modèles d'entreprise fonctionnent de la même manière que pour les modèles de projet. Vous trouverez de plus amples informations sur la création de modèles pour les tâches et les tâches de contrôle dans les sections suivantes : Création de modèles pour les tâches et les sujets, Création de modèles pour les exercices d'examen. Lors de la création de modèles d'entreprise, vous pouvez choisir entre « Entreprise » et « Personnel » pour la visibilité. Les modèles d'entreprise peuvent être créés par tous les collaborateurs de l'entreprise. Si vous sélectionnez « Entreprise », le modèle apparaît dans la liste pour tous les collaborateurs de l'entreprise. Si l’option « Personnel » est sélectionnée, le modèle n’est accessible qu’à la personne qui l’a créé. Les modèles peuvent être édités par tous les collaborateurs de l’entreprise. Pour les modèles inter-projets, seuls les champs identiques dans chaque projet sont disponibles. Par exemple, il n’est pas possible de définir des catégories, car celles-ci varient d’un projet à l’autre.

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Mis à jour le : 16/07/2026