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Vérification et validation des documents


Les tâches de vérification permettent de contrôler les documents de manière structurée. Elles garantissent une validation traçable grâce à des étapes de vérification définies et à des responsables clairement établis. Le statut du document est alors automatiquement mis à jour, ce qui permet de documenter le processus de validation de manière transparente. Vous trouverez de plus amples informations dans l'article suivant : Aperçu des tâches et des sujets.


Création d'exercices d'évaluation

Pour créer une tâche de vérification, le statut du document est défini sur « Vérification ». Ce statut peut être défini soit avant l'ouverture du document, via la colonne « Statut », soit directement dans le document ouvert. Il est également possible de sélectionner plusieurs documents et de les ajouter ainsi à une tâche de vérification.


Pour créer une tâche de vérification, vous devez disposer des droits d'écriture sur le dossier dans lequel le document correspondant est stocké. Vous trouverez plus d'informations sur les paramètres de visibilité et les autorisations des dossiers et des documents dans l'article suivant : Visibilité et droits d'accès des dossiers et des documents.




Les statuts disponibles pour les documents sont les suivants :

  • Aucun statut : état initial sans phase de traitement définie
  • Conception : le document a été marqué comme conception
  • Vérification : une vérification comportant une épreuve est active
  • Validé : le document a été marqué comme « Validé »
  • Approuvé : le document a été approuvé à l'issue d'une vérification terminée
  • Non valide : le document a été marqué comme non valide (par exemple, parce qu'il est obsolète)



Le statut « Approuvé » ne peut être atteint qu’à l’issue d’une tâche de vérification. Si un document a été placé en « Vérification », il n’est plus possible de modifier directement son statut. Dans ce cas, la tâche de vérification correspondante doit d’abord être terminée ou supprimée. Les modifications apportées au statut d'un document sont visibles dans le Historique des versions.



Créer une tâche de vérification, statut du document, modification du statut, processus d'approbation, valider le document, statut de vérification

Modification des exercices d'évaluation

La tâche de vérification créée reçoit automatiquement le titre « Vérifier le document » et un lien direct vers le document correspondant. D'autres éléments, tels que le titre, la description, les annexes ou les responsables, peuvent être personnalisés comme indiqué dans Tâches habituelles. Il est également possible de créer ou d'importer Modèles d'exercices.



De plus, la tâche de vérification comprend le déroulement de la vérification. Il s'agit d'une liste des différentes étapes de vérification. Pour chaque étape, il est possible d'attribuer un titre, de désigner une ou plusieurs personnes responsables et de fixer une date d'échéance. Cela permet de s'assurer que tous les personnes concernées savent ce qui doit être vérifié dans le document en question. Lors de la saisie des étapes de vérification, la date d’échéance doit être définie pour chaque étape avant que l’étape suivante puisse être saisie.



Réalisation des exercices d'évaluation

Dès que la tâche de contrôle a été créée et que le déroulement du contrôle a été défini, les personnes désignées peuvent mener à bien leurs points de contrôle respectifs. Les étapes de contrôle ne peuvent être terminées que lorsque l'étape précédente a été terminée par les personnes désignées. Tous les contrôleurs doivent terminer leur étape de contrôle pour que l'étape suivante soit validée.



Les évaluateurs reçoivent une notification dans le centre de notification dès que leur étape d'évaluation est prête. La tâche d'évaluation apparaît également dans leur liste de tâches.



Une fois toutes les étapes de la vérification terminées, celle-ci peut être terminée.



Une fois l'examen terminé, la personne responsable peut procéder à une dernière vérification de la tâche et la clôturer définitivement.



Une fois la tâche terminée, le statut du document passe automatiquement à « Approuvé ».


Modifier une tâche de contrôle, définir les étapes de contrôle, déroulement du contrôle, processus de contrôle

Interruption de la vérification

Si un document doit être rejeté ou révisé au cours de la vérification, ou si celle-ci ne peut se poursuivre pour d'autres raisons, elle peut être interrompue. Dans ce cas, la tâche est certes terminée, mais le document n'est pas marqué comme « Approuvé ». Le statut du document est alors réinitialisé à « Conception ». En tant que conception, le document peut être révisé conformément aux commentaires des relecteurs. La vérification peut être interrompue par le responsable de la tâche de vérification ou par un administrateur de projet.



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Procédure recommandée pour les cycles de vérification en plusieurs étapes avec feedback et révisions

Les tâches de vérification permettent de modéliser des cycles de vérification en plusieurs étapes, dans lesquels un document est remanié après une première vérification, puis soumis à une nouvelle vérification. Dans ce cas, une étape de vérification, par exemple celle consacrée au remaniement interne, reste ouverte jusqu’à ce que la personne compétente ait donné sa validation définitive pour cette étape. Le feedback et les demandes de modification sont consignés directement dans les commentaires de la tâche de vérification. Une fois la vérification effectuée, la personne chargée de la vérification peut être invitée, via les commentaires, à procéder à une nouvelle vérification. D’autres remarques peuvent également y être saisies directement, de sorte que l’ensemble du déroulement reste documenté de manière traçable. Ce n’est que lorsque tous les feedbacks ont été pris en compte et confirmés que l’étape de vérification correspondante est terminée. Le processus de vérification se poursuit alors ou la vérification est définitivement terminée. Cela permet de représenter de manière structurée et transparente les processus itératifs de vérification et de révision au sein d’une seule et même tâche de vérification.


Dépannage lors de la réalisation des exercices d'évaluation

Il peut arriver qu'il soit impossible de terminer certaines tâches d'évaluation. Lorsque vous essayez de terminer la tâche d'évaluation, le message « L'élément n'a pas pu être enregistré. Veuillez réessayer. » s'affiche. Cela peut avoir les causes suivantes.



Droits d'écriture manquants sur le document
L'équipe du responsable de la tâche de vérification ne dispose que de droits de consultation sur le dossier dans lequel se trouve le document. Toutefois, pour clôturer la tâche de vérification, des droits d'écriture sont nécessaires, car cela implique la modification du statut du document. Il est également possible de désigner une personne comme « responsable » de la tâche de vérification, qui dispose des droits appropriés sur le dossier. Vous trouverez de plus amples informations sur la visibilité et les autorisations des dossiers et des documents dans l’article suivant : Visibilité et autorisations des dossiers et des documents.


Le document validé a été extrait
Si le document est encore extrait, la tâche de révision ne peut pas être terminée. Le fichier extrait doit d'abord être réintégré par la personne concernée. Lors de l'ouverture d'un document extrait, un message correspondant s'affiche. Si plusieurs fichiers sont en cours d'examen, les fichiers non extraits sont tout de même marqués comme « Approuvés ».


Si la personne concernée ne parvient pas à extraire le fichier, veuillez contacter le service d'assistance.



Message d'erreur lors de l'enregistrement, processus de vérification bloqué

Mis à jour le : 16/07/2026