Envoyer des documents à des externes
L'article suivant décrit comment envoyer des documents à des personnes externes, sans accès à buildagil.
Accès direct aux sections suivantes :
Envoi de documents
Vue du destinataire
Suivi des documents envoyés
Dépannage
Grâce à la fonction External send, il est possible de mettre des fichiers à la disposition de personnes externes qui n'ont pas accès à buildagil pendant une période déterminée.
Sélectionner un fichier unique :
Pour le fichier souhaité, faire un clic droit ou cliquer sur ....
Sélectionner ensuite External Send.
Sélectionner plusieurs fichiers :
Sélectionner les fichiers souhaités et cliquer ensuite sur ... Options / Envoyer à l'externe.
Astuce : Avec Crtl + clic, plusieurs fichiers peuvent être sélectionnés (Possible sur plusieurs dossiers). Avec Shift + clic, un domaine entier de documents peut être sélectionné.
La fenêtre suivante s'affiche ensuite :
Sélectionner Envoyer directement pour ouvrir directement le mail pour l'envoi.
Sélectionner Modifier avancé pour effectuer d'autres réglages pour l'envoi.
Modifier les options avancées :
Sélectionner le contact pour l'envoi.
Choisir l'adresse e-mail pour l'envoi
Créer Code QR pour la vérification des versions.
Sélectionner d'autres documents à envoyer.
Adapter la durée de validité pour le téléchargement des fichiers.
Cliquer sur Générer un lien et ouvrir un e-mail lorsque tous les paramètres ont été définis.
Ensuite, le programme de messagerie standard ouvre l'e-mail pour l'envoi.
Les documents envoyés peuvent être téléchargés en cliquant sur le lien dans le mail.
Le destinataire reçoit, après l'avoir envoyé, l'e-mail créé précédemment, clique sur le lien et arrive sur la page suivante :
Il est maintenant possible de télécharger les objets ou, selon le type de document, de les ouvrir directement, par exemple dans Word.
Il est possible de savoir qui a reçu quelle version d'un document et à quel moment.
Pour l'afficher, on peut ouvrir le Historique des versions du document souhaité.
Dans Historique des versions, l'envoi aux externes est affiché. En cliquant dessus, des informations plus précises sur l'envoi peuvent être affichées.
Dans les informations détaillées sur l'envoi, on peut alors voir quelles versions de quels documents ont été envoyées à quelles personnes.
Sous les destinataires, seules les personnes et les adresses e-mail qui ont été saisies lors du Expédition dans buildagil sont affichées.
Si, lors de l'envoi externe de fichiers, aucune fenêtre d'e-mail n'apparaît après avoir cliqué sur Générer un lien et ouvrir un e-mail, cela peut être dû au fait que le protocole MAILTO n'est pas configuré correctement.
Il est possible d'y remédier de la manière suivante.
Ouvrir les paramètres Windows et sélectionner le domaine Apps.
Naviguer vers Applications standard et rechercher le protocole "MAILTO".
Définir Outlook comme application par défaut pour les liens "MAILTO".
Cela permet de s'assurer que l'application de messagerie s'ouvre correctement lorsque l'on clique sur Générer un lien et ouvrir un e-mail.
Accès direct aux sections suivantes :
Envoi de documents
Vue du destinataire
Suivi des documents envoyés
Dépannage
Envoi de documents
Grâce à la fonction External send, il est possible de mettre des fichiers à la disposition de personnes externes qui n'ont pas accès à buildagil pendant une période déterminée.
Sélectionner un fichier unique :
Pour le fichier souhaité, faire un clic droit ou cliquer sur ....
Sélectionner ensuite External Send.
Sélectionner plusieurs fichiers :
Sélectionner les fichiers souhaités et cliquer ensuite sur ... Options / Envoyer à l'externe.
Astuce : Avec Crtl + clic, plusieurs fichiers peuvent être sélectionnés (Possible sur plusieurs dossiers). Avec Shift + clic, un domaine entier de documents peut être sélectionné.
La fenêtre suivante s'affiche ensuite :
Sélectionner Envoyer directement pour ouvrir directement le mail pour l'envoi.
Sélectionner Modifier avancé pour effectuer d'autres réglages pour l'envoi.
Modifier les options avancées :
Sélectionner le contact pour l'envoi.
Choisir l'adresse e-mail pour l'envoi
Créer Code QR pour la vérification des versions.
Sélectionner d'autres documents à envoyer.
Adapter la durée de validité pour le téléchargement des fichiers.
Cliquer sur Générer un lien et ouvrir un e-mail lorsque tous les paramètres ont été définis.
Ensuite, le programme de messagerie standard ouvre l'e-mail pour l'envoi.
Les documents envoyés peuvent être téléchargés en cliquant sur le lien dans le mail.
Point de vue du destinataire
Le destinataire reçoit, après l'avoir envoyé, l'e-mail créé précédemment, clique sur le lien et arrive sur la page suivante :
Il est maintenant possible de télécharger les objets ou, selon le type de document, de les ouvrir directement, par exemple dans Word.
Suivi des documents envoyés
Il est possible de savoir qui a reçu quelle version d'un document et à quel moment.
Pour l'afficher, on peut ouvrir le Historique des versions du document souhaité.
Dans Historique des versions, l'envoi aux externes est affiché. En cliquant dessus, des informations plus précises sur l'envoi peuvent être affichées.
Dans les informations détaillées sur l'envoi, on peut alors voir quelles versions de quels documents ont été envoyées à quelles personnes.
Sous les destinataires, seules les personnes et les adresses e-mail qui ont été saisies lors du Expédition dans buildagil sont affichées.
Résolution de problèmes
Si, lors de l'envoi externe de fichiers, aucune fenêtre d'e-mail n'apparaît après avoir cliqué sur Générer un lien et ouvrir un e-mail, cela peut être dû au fait que le protocole MAILTO n'est pas configuré correctement.
Il est possible d'y remédier de la manière suivante.
Ouvrir les paramètres Windows et sélectionner le domaine Apps.
Naviguer vers Applications standard et rechercher le protocole "MAILTO".
Définir Outlook comme application par défaut pour les liens "MAILTO".
Cela permet de s'assurer que l'application de messagerie s'ouvre correctement lorsque l'on clique sur Générer un lien et ouvrir un e-mail.
Mis à jour le : 12/12/2024