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Envoi d'échéances avec Outlook


Comme le comportement est identique pour Contrôles & inspections et les Réunions, l'article suivant décrit l'envoi d'échéances pour les deux fonctions.


Envoi d'échéances avec Outlook

Une fois qu'une réunion ou une inspection a été créée, l'échéance peut être liée à Outlook ou à un autre programme de calendrier. Les participants reçoivent ainsi une invitation au calendrier et l'échéance est inscrite dans le calendrier. L'envoi est possible directement après la création ainsi qu'ultérieurement via les options.




Deux variantes sont disponibles. Il est possible soit de décharger le fichier d'échéance, soit d'envoyer directement l'échéance via Outlook Online. Le téléchargement du fichier de rendez-vous est particulièrement adapté si celui-ci doit être envoyé via un programme de calendrier local comme le calendrier classique Outlook ou MacOS. Dans les deux cas, les modifications apportées au titre, à la date, à l'heure et à la liste des participants sont automatiquement prises en compte.


Les modifications de l'échéance doivent être effectuées directement dans l'échéance Outlook, pas dans buildagil. Les nouveaux participants sont automatiquement ajoutés à la réunion dans buildagil si le contact existe dans le projet.



Si le fichier de rendez-vous est déchargé, il peut être ouvert ou importé dans le programme de calendrier souhaité.


Dans le nouvel Outlook, les fichiers ".ics" doivent être importés, car ils ne peuvent pas être ouverts directement.



Une fois ouverte, l'échéance est affichée dans Outlook. Il peut être adapté et envoyé. Le texte d'invitation contient le titre du projet de chaque réunion.


Important : Le contact "events@buildagil.com" ne doit pas être supprimé de la liste des destinataires.



Dans Outlook 2016, le format "texte seul" est utilisé par défaut. Pour que les liens s'affichent correctement, le format doit être modifié manuellement en "HTML".



Invitation de calendrier, synchronisation de calendrier, rendez-vous outlook

Annulation d'échéances

Si une échéance (par ex. Pour une réunion ou une inspection) est annulée et qu'elle est liée à un programme de calendrier, l'annulation peut être effectuée directement dans le programme de rendez-vous. Si nécessaire, la réunion ou l'inspection correspondante peut également être supprimée dans buildagil. Si l'annulation doit être visible dans buildagil, cela peut être indiqué dans le titre.



Annuler la réunion, buildagil Supprimer la réunion, supprimer le lien avec l'événement, annuler l'échéance

Procédure pour les échéances récurrentes

Dans buildagil, il n'est pas possible de créer des rendez-vous en série comme dans Outlook. Si les séries de rendez-vous doivent tout de même être gérées dans Outlook, la procédure suivante est recommandée pour les réunions récurrentes ou les contrôles & inspections. La série de rendez-vous est d'abord créée dans Outlook. Celle-ci sert de bloc de temps dans le calendrier pour les participants. Ensuite, une nouvelle réunion ou inspection est créée dans Buildagil pour servir de base à la série. La fonction "Créer un rendez-vous de suivi" permet alors de créer les rendez-vous suivants nécessaires. Celles-ci ne contiennent pour l'instant aucun contenu et seul l'organisateur est inscrit comme participant. Dès qu'une échéance est imminente, les participants effectifs ainsi que les Contenu des séances ou le contrôle / l'inspection peuvent être complétés. Ensuite, l'échéance peut être envoyée aux participants via "Informer les participants". Cette procédure permet une planification flexible du contenu tout en synchronisant le calendrier via Outlook.


Réunion en série, Blocage du calendrier, Variantes de contenu, Série de participation, Série Outlook, Gestion des séries

Dépannage des invitations à des rendez-vous pour l'application de messagerie Mac

Lors de l'utilisation du programme de messagerie Mac, il peut arriver que des invitations à des rendez-vous soient reçues sous forme de "winmail.dat" au lieu d'un fichier ".ics". Ce fichier n'est pas lisible dans le programme de messagerie Mac et ne peut pas être ouvert comme invitation de calendrier. La cause réside généralement dans la configuration du serveur de messagerie de l'expéditeur ou du destinataire.


Les solutions suivantes peuvent aider :

  • Changer le format du courrier dans Outlook en "HTML" ou "texte seul".
  • Vérifier que l'échéance arrive correctement chez un autre utilisateur Mac de la même entreprise.
  • Envoyer l'invitation à titre d'essai à un compte Outlook sur le Mac
  • Vérifier les réglages de l'application Mail sur le Mac


Mis à jour le : 28/11/2025