Articles sur : Réunions & protocoles
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Aperçu des réunions


Avantages des réunions

Grâce à la fonction de réunion de buildagil, la réalisation et la consignation des réunions sont considérablement simplifiées. Le contenu du projet est directement lié aux réunions, ce qui permet de toujours travailler dans le bon contexte. Les contenus et les décisions discutés sont réintégrés de manière transparente dans le projet et font automatiquement l'objet d'un compte rendu propre. Cela permet de créer un flux d'informations continu, d'établir un engagement et d'assurer la continuité pendant toute la durée du projet.


Gestion de réunions, communication de projets, documentation décisionnelle, liens contextuels, flux d'informations

Déroulement de la séance

Les réunions sont divisées en différentes phases qui structurent le déroulement temporel. Les phases d'une réunion se répartissent ainsi : création de la réunion, préparation, réalisation, suivi et approbation. Dans la vue d'ensemble des réunions, les phases sont présentées de manière claire, ce qui permet de savoir à tout moment où en est la réunion dans le processus.




Création

Cette phase consiste à créer la réunion. Les informations relatives à la session sont complétées, le type de réunion, la date et l'heure sont définis et les participants sont ajoutés. L'échéance peut ensuite être envoyée aux participants et ainsi ajoutée au calendrier. Il est également possible de créer Dates de suivi à partir de réunions passées. Dans ce cas, les points à l'ordre du jour et les participants peuvent être repris automatiquement, de sorte que les informations ne doivent pas être saisies à nouveau. Pour plus d'informations sur la création de réunions, voir l'article suivant : Création d'une réunion.


Préparation

Lors de la préparation, le contenu et le déroulement de la réunion sont définis afin de structurer la réalisation. Pour cela, les Tâches & sujets souhaités sont repris dans la réunion. Afin de distribuer des informations importantes pour la préparation ainsi que des mandats pour la préparation, il est possible de saisirCommentaires sur la préparation. Ensuite, il est possible d'envoyer en option le protocole préliminaire aux participants à la réunion. Si Contacts externes participe à la réunion, il est recommandé d'envoyer un protocole préliminaire afin qu'ils puissent également se préparer au contenu de la réunion. Les participants peuvent saisir leurs remarques et leurs notes sous la forme Commentaires sur le projet et se préparer ainsi à la réunion. Une heure avant le début de la réunion, celle-ci passe en phase d'exécution. Pour plus d'informations sur la préparation des réunions, consultez l'article suivant : Préparation des réunions.


Réalisation

La réalisation d'une réunion commence par un contrôle de la présence des participants. Les personnes absentes peuvent être adaptées dans la liste des participants. La réunion est ensuite réalisée conformément à l'ordre du jour préparé. Ce faisant, ce qui a été discuté peut être directement consigné dans le champ de commentaire des tâches & sujets correspondants. Commentaires sur le projet de la préparation peuvent être retravaillés et complétés ici. Les nouveaux commentaires peuvent également être saisis sous forme de conception, de sorte que la formulation puisse être affinée lors du suivi. Si nécessaire, des tâches & sujets supplémentaires découlant de l'entretien peuvent être créés directement pendant la réunion.

Cette approche de la journalisation offre des avantages décisifs : Outre la création automatique d'un protocole PDF, tous les contenus consignés sont directement repris dans les tâches & sujets correspondants. Il en résulte non seulement un historique complet de la session, mais aussi une représentation chronologique de toutes les informations pertinentes dans les différentes tâches. L'historique des commentaires montre clairement ce qui a été discuté, quand et dans quelle réunion, et quelle communication a eu lieu entre les deux. Le résultat est une documentation complète et structurée qui crée de la transparence, facilite la collaboration et augmente l'efficacité dans le traitement des informations. Vous trouverez de plus amples informations sur la réalisation de réunions dans l'article suivant : Réalisation de réunions.


Suivi

Lors du suivi, le protocole est finalisé et ensuite envoyé. Les points ouverts et les commentaires de conception peuvent être retravaillés et enregistrés en tant que Commentaires de cette réunion. L'objectif de cette phase est de préparer le contenu de la réunion afin de générer un protocole cohérent et propre. Ensuite, le protocole est généré et envoyé aux participants pour approbation. Pour plus d'informations sur le suivi du protocole et les options d'envoi, voir l'article suivant : Retoucher le protocole.


Approbation

Lors de la phase d'approbation, le protocole est examiné par les participants. Les participants peuvent approuver ou rejeter le protocole et, si nécessaire, rédiger Observations sur le protocole. Si le protocole est rejeté, le statut de la réunion passe à "révision". L'organisateur de la session peut alors répondre aux feedbacks. Si nécessaire, Complémentaires au protocole peut être saisi. Ensuite, le protocole peut être validé à nouveau pour approbation. Ce processus est répété jusqu'à ce que le protocole soit approuvé par tous les participants. En option, l'approbation peut également être donnée par l'organisateur de la session sans possibilité de réponse pour les participants. Pour plus d'informations sur l'approbation du protocole, voir l'article suivant : Approbation du protocole.


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Types de commentaires dans les réunions

Différents types de commentaires sont disponibles pour les réunions dans buildagil. Selon la phase de la réunion et l'utilisation prévue, les commentaires sont saisis en tant que préparation, conception, de cette réunion, remarque sur le protocole ou complément au protocole. Cela permet de contrôler à quoi sert un commentaire et s'il apparaît dans le protocole préliminaire ou dans le protocole de la session. Les propriétés des différents types sont expliquées plus en détail dans les sections suivantes.



Commentaires sur la préparation

Si un commentaire est saisi pendant la phase de préparation, il est enregistré comme "commentaire de préparation". Les commentaires de préparation servent à recueillir des informations avant l'échéance. Ils sont destinés à permettre à l'organisateur de la réunion de distribuer des tâches de préparation de la réunion aux participants. Les commentaires sur la préparation sont imprimés par défaut dans le compte rendu préliminaire, mais n'apparaissent pas dans le compte rendu de la réunion. Dans le cas de modèles de procès-verbaux individuels, l'édition des commentaires dans le procès-verbal imprimé peut différer.



Commentaires de conception

Les commentaires en brouillon, ou "brouillon de cette réunion", sont des commentaires qui peuvent être temporairement édités et modifiés ultérieurement. Pour créer un commentaire de brouillon, il faut rédiger un commentaire et l'enregistrer en tant que brouillon. Le commentaire en brouillon peut être modifié par l'auteur du commentaire ou par un organisateur de la réunion. Les commentaires de brouillon peuvent être modifiés ou supprimés jusqu'à ce qu'ils soient envoyés en tant que commentaires. Si un commentaire de brouillon est envoyé pendant la préparation, il est enregistré comme "commentaire de préparation", sinon comme "commentaire de cette réunion".

Les commentaires de brouillon servent de notes pour les participants, dans lesquelles ils peuvent consigner leurs pensées et se préparer ainsi à la réunion. De plus, les commentaires de conception peuvent être utilisés comme outil pour la rédaction du procès-verbal des réunions, en ce sens que ce qui a été discuté peut être noté sous forme de mots-clés, enregistré en tant que conception, puis formulé et envoyé proprement par la suite. Les commentaires de brouillon ne sont pas imprimés dans le protocole.




Commentaires de cette réunion

Si un commentaire est enregistré lors de la phase d'exécution ou de suivi, il s'affiche comme "commentaire de cette réunion". Par défaut, ces commentaires sont imprimés dans le procès-verbal de la session. Dans le cas de modèles de protocole individuels, la sortie des commentaires dans le protocole imprimé peut différer.



Remarques sur le protocole

Dès que la réunion est en cours de processus d'approbation, les participants peuvent saisir des "remarques sur le protocole". Il est ainsi possible de décrire les raisons des rejets, les compléments ou les corrections souhaités. Par défaut, ces remarques ne sont pas imprimées dans le procès-verbal de la réunion, mais servent uniquement à enregistrer les feedbacks des participants.



Complément au protocole

Les compléments qui doivent apparaître dans le protocole final peuvent être saisis par l'organisateur de la réunion comme "compléments au protocole". Ainsi, les remarques, corrections ou compléments ultérieurs sont documentés proprement dans le protocole.



Types de commentaires Réunion, note préparatoire, commentaire de brouillon, contribution à la réunion, annotation au procès-verbal, entrée complémentaire, fonction de commentaire, aperçu des types de commentaires, utilisation des commentaires



Mis à jour le : 26/09/2025