Se préparer à la réunion
L'article suivant décrit comment préparer les réunions, envoyer l'ordre du jour et informer les participants.
Accès direct aux sections suivantes :
Préparer l'ordre du jour et confier des tâches/sujets
Informer les participants
Il faut d'abord ouvrir la réunion souhaitée pour commencer la préparation.
Transférer des tâches/sujets.
Pour ouvrir la fenêtre avec les sujets existants, on peut cliquer sur Tâches/transférer les sujets.
Les tâches & sujets peuvent être filtrés à l'aide de la colonne de gauche et de la fonction de filtre et recherchés à l'aide de la fonction de recherche.
Tous les tâches & sujets de la dernière réunion (uniquement pour une réunion de suivi : Créer une réunion )
Tâches & sujets d'autres réunions
Regroupements (tâches, informations, décisions, sujets, entrées du journal)
Fonction de recherche
Fonction de filtrage
Les tâches & sujets peuvent être facilement transférés dans la réunion en cliquant sur l'icône flèche. En cliquant sur Terminé, tous les tâches/sujets sont transférés dans la réunion.
Il est possible de filtrer les tâches & sujets d'autres réunions lors de la préparation de la réunion. En cliquant sur l'icône de filtre, il est possible d'étendre le filtre à d'autres réunions.
Créer de nouvelles tâches/sujets.
Tous les points à l'ordre du jour transmis en dernier sont désormais visibles. Le symbole + permet de créer de nouveaux Types d'affaires en suspens directement sous le point à l'ordre du jour souhaité. Les tâches/sujets peuvent être déplacés dans tous les points à l'ordre du jour par glisser-déposer.
Activer la progression de la réunion et la planification.
Choisir si l'on souhaite activer uniquement la progression de la réunion ou la progression de la réunion avec la planification.
Si la progression de la réunion avec planification est activée, attribuer une heure aux points à l'ordre du jour. L'attribution fonctionne en cliquant sur le symbole horloge .
Créer des commentaires pour la préparation.
Il est possible de créer des commentaires pour la préparation.
Retirer les tâches et les sujets de la réunion.
Pour supprimer une tâche de la réunion, il y a deux possibilités différentes :
En cliquant sur l'icône X (Supprimer de la réunion)
En ouvrant la tâche souhaitée et en cliquant sur les "..." sous "Coordination".
Lorsque toutes les tâches et tous les sujets ont été transmis et modifiés, l'ordre du jour (protocole provisoire) peut être envoyé aux participants en cliquant sur Informer les participants. L'ordre du jour est alors généré, ce qui peut prendre quelques secondes. Ce protocole peut ensuite être envoyé aux participants avec l'information sur la préparation de la séance.
Ouvrir l'ordre du jour
L'ordre du jour s'ouvre en mode lecture au format PDF, avec en plus l'option de modifier le protocole dans Word.
Envoyer l'ordre du jour et informer les participants
Pour envoyer l'ordre du jour, il faut cliquer sur Envoyer. L'ordre du jour est alors envoyé à tous les participants. L'option "Envoyer les annexes aux personnes externes" n'apparaît que si un contact externe figure également parmi les participants/dans la liste de distribution.
Nouvelle génération de l'ordre du jour.
Si une tâche a été ajoutée ou modifiée après la génération de l'ordre du jour, il est possible de la générer à nouveau. Pour ce faire, il suffit de cliquer à nouveau sur Informer les participants.
Réunions, points à l'ordre du jour
Accès direct aux sections suivantes :
Préparer l'ordre du jour et confier des tâches/sujets
Informer les participants
Préparer les points à l'ordre du jour et transmettre les sujets
Il faut d'abord ouvrir la réunion souhaitée pour commencer la préparation.
Transférer des tâches/sujets.
Pour ouvrir la fenêtre avec les sujets existants, on peut cliquer sur Tâches/transférer les sujets.
Les tâches & sujets peuvent être filtrés à l'aide de la colonne de gauche et de la fonction de filtre et recherchés à l'aide de la fonction de recherche.
Tous les tâches & sujets de la dernière réunion (uniquement pour une réunion de suivi : Créer une réunion )
Tâches & sujets d'autres réunions
Regroupements (tâches, informations, décisions, sujets, entrées du journal)
Fonction de recherche
Fonction de filtrage
Les tâches & sujets peuvent être facilement transférés dans la réunion en cliquant sur l'icône flèche. En cliquant sur Terminé, tous les tâches/sujets sont transférés dans la réunion.
Il est possible de filtrer les tâches & sujets d'autres réunions lors de la préparation de la réunion. En cliquant sur l'icône de filtre, il est possible d'étendre le filtre à d'autres réunions.
Créer de nouvelles tâches/sujets.
Tous les points à l'ordre du jour transmis en dernier sont désormais visibles. Le symbole + permet de créer de nouveaux Types d'affaires en suspens directement sous le point à l'ordre du jour souhaité. Les tâches/sujets peuvent être déplacés dans tous les points à l'ordre du jour par glisser-déposer.
Activer la progression de la réunion et la planification.
Choisir si l'on souhaite activer uniquement la progression de la réunion ou la progression de la réunion avec la planification.
Si la progression de la réunion avec planification est activée, attribuer une heure aux points à l'ordre du jour. L'attribution fonctionne en cliquant sur le symbole horloge .
Créer des commentaires pour la préparation.
Il est possible de créer des commentaires pour la préparation.
Retirer les tâches et les sujets de la réunion.
Pour supprimer une tâche de la réunion, il y a deux possibilités différentes :
En cliquant sur l'icône X (Supprimer de la réunion)
En ouvrant la tâche souhaitée et en cliquant sur les "..." sous "Coordination".
Informer les participants
Lorsque toutes les tâches et tous les sujets ont été transmis et modifiés, l'ordre du jour (protocole provisoire) peut être envoyé aux participants en cliquant sur Informer les participants. L'ordre du jour est alors généré, ce qui peut prendre quelques secondes. Ce protocole peut ensuite être envoyé aux participants avec l'information sur la préparation de la séance.
Ouvrir l'ordre du jour
L'ordre du jour s'ouvre en mode lecture au format PDF, avec en plus l'option de modifier le protocole dans Word.
Envoyer l'ordre du jour et informer les participants
Pour envoyer l'ordre du jour, il faut cliquer sur Envoyer. L'ordre du jour est alors envoyé à tous les participants. L'option "Envoyer les annexes aux personnes externes" n'apparaît que si un contact externe figure également parmi les participants/dans la liste de distribution.
Nouvelle génération de l'ordre du jour.
Si une tâche a été ajoutée ou modifiée après la génération de l'ordre du jour, il est possible de la générer à nouveau. Pour ce faire, il suffit de cliquer à nouveau sur Informer les participants.
Réunions, points à l'ordre du jour
Mis à jour le : 12/12/2024