Envoi de réunions avec Outlook

• Envoi des dates de réunion avec Outlook
• Annulation de dates de réunion
• Procédure pour les réunions récurrentes
• Dépannage des invitations à des rendez-vous pour l'application de messagerie Mac

Envoi de rendez-vous de réunion avec Outlook

Une fois qu'une réunion a été créée, il est possible de lier la date de la réunion à Outlook ou à un autre programme de calendrier. Les participants reçoivent ainsi une invitation au calendrier et l'échéance est inscrite dans le calendrier. Il est possible d'envoyer l'échéance directement après sa création ou ultérieurement via les options de la réunion.

Deux variantes sont disponibles. Il est possible soit de télécharger le fichier d'échéance, soit d'envoyer directement l'échéance via Outlook Online. Le téléchargement du fichier de rendez-vous est particulièrement adapté si celui-ci doit être envoyé via un programme de calendrier local tel que le calendrier classique Outlook ou MacOS. Dans les deux cas, les modifications apportées au titre, à la date, à l'heure et à la liste des participants sont automatiquement prises en compte.

Si le fichier de rendez-vous est téléchargé, il peut être ouvert ou importé dans le programme de calendrier souhaité.

Une fois ouverte, l'échéance est affichée dans Outlook. Il peut être adapté et envoyé. Le texte d'invitation contient le titre du projet de chaque réunion.

Invitation de calendrier, synchronisation de calendrier, rendez-vous outlook

Annulation de dates de réunion

Si une session est annulée et qu'elle est liée à un programme de rendez-vous, l'annulation peut être effectuée directement dans le programme de rendez-vous. Si nécessaire, la réunion correspondante peut également être supprimée dans buildagil. Si l'annulation doit être visible dans buildagil, cela peut être indiqué dans le titre de la session.

Annuler la réunion, buildagil Supprimer la réunion, annuler l'association de rendez-vous

Procédure pour les réunions récurrentes

Dans buildagil, il n'est pas possible de créer des rendez-vous en série comme dans Outlook. Si les séries de rendez-vous doivent tout de même être gérées dans Outlook, la procédure suivante est recommandée pour les réunions récurrentes. La série de rendez-vous est d'abord créée dans Outlook. Celle-ci sert de bloc de temps dans le calendrier pour les participants. Ensuite, une nouvelle réunion est créée dans Buildagil pour servir de base à la série. La fonction "Créer un rendez-vous de suivi" permet alors de créer les sessions suivantes nécessaires. Ces réunions ne contiennent pour l'instant aucun contenu et seul l'organisateur est enregistré comme participant. Dès qu'une réunion est imminente, les participants réels ainsi que les Contenu des séances peuvent être ajoutés. Ensuite, la réunion peut être envoyée aux participants via "Informer les participants". Cette procédure permet une planification flexible du contenu tout en synchronisant le calendrier via Outlook.

Réunion en série, Blocage du calendrier, Variantes de contenu, Série de participation, Série Outlook, Gestion des séries

Dépannage des invitations à des rendez-vous pour l'application de messagerie Mac

Lors de l'utilisation du programme de messagerie Mac, il peut arriver que des invitations à des rendez-vous soient reçues sous forme de "winmail.dat" au lieu d'un fichier ".ics". Ce fichier n'est pas lisible dans le programme de messagerie Mac et ne peut pas être ouvert comme invitation de calendrier. La cause réside généralement dans la configuration du serveur de messagerie de l'expéditeur ou du destinataire.

Les solutions suivantes peuvent aider :

• Changer le format du courrier dans Outlook en "HTML" ou "texte seul".
• Vérifier que l'échéance arrive correctement chez un autre utilisateur Mac de la même entreprise.
• Envoyer l'invitation à titre d'essai à un compte Outlook sur le Mac
• Vérifier les réglages de l'application Mail sur le Mac

Mis à jour le : 26/09/2025