Vorbereiten von Sitzungen
- Vorbereiten der Traktanden und Übertragen der Aufgaben & Themen
- Bearbeiten der Traktanden
- Besprechungsfortschritt und Zeitplanung
- Informieren der Teilnehmer
Vorbereiten der Traktanden und Übertragen der Aufgaben & Themen
Nachdem die Sitzung erstellt wurde, können die Traktanden der Sitzung vorbereitet werden um eine zielgerichtete Durchführung zu ermöglichen. Bestehende Aufgaben & Themen aus dem Projekt oder früheren Sitzungen lassen sich gezielt zuweisen, wodurch während der Sitzung direkt im Kontext gearbeitet werden kann. Dazu kann die gewünschte Sitzung geöffnet und die Traktanden bearbeitet werden. Die Traktandenliste kann pro Sitzungstyp in den Projekteinstellungen definiert werden.
Nun können Aufgaben & Themen aus dem Projekt übertragen und den Traktanden zugewiesen werden.
Hierzu kann nach den gewünschten Aufgaben & Themen gefiltert und gesucht werden.
- Aus vorheriger Sitzung: Liste von Aufgaben & Themen aus der letzten Sitzung. Diese Option wird nur angezeigt, wenn es sich um einen Folgetermin handelt
- Aus anderen Sitzungen: Liste von Aufgaben & Themen aus anderen Sitzungen
- Sortierung nach Typ (Aufgaben, Informationen, Entscheidungen, Themen, Journaleinträgen)
- Suche
- Filter
Die Aufgaben & Themen können nun in die Sitzung übertragen werden. Das Übertragen wird mit "Fertig" oder Schliessen des Fensters abgeschlossen.
Beim Übertragen der Aufgaben & Themen kann über den Filter aus anderen Sitzungen direkt nach dem Sitzungstyp gefiltert oder einer spezifischen Sitzung gesucht werden.
Sitzungsvorbereitung, Traktandenplanung, Kontextverknüpfung, Themenzuweisung, Meetingvorbereitung
Bearbeiten der Traktanden
Die zuvor übertragenen Aufgaben & Themen werden nun in der Traktandenliste angezeigt und können den jeweiligen Traktanden zugeordnet werden. Dazu werden die Aufgaben und Themen per Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschoben. Zudem ist es möglich direkt in der Traktandenliste neue Aufgaben & Themen zu erstellen.
Aufgaben & Themen lassen sich direkt aus der Traktandenliste oder in der Koordination der Aufgaben & Themen entfernen.
Traktandenmanagement, Aufgabenverlinkung, Aufgabenbearbeitung
Besprechungsfortschritt und Zeitplanung
Mit dem Besprechungsfortschritt können während der Durchführung einer Sitzung die bereits besprochenen Aufgaben & Themen markiert werden. Dadurch wird der aktuelle Fortschritt sichtbar, inklusive der Anzahl noch offener Traktanden. Wird der Besprechungsfortschritt mit Zeitplanung aktiviert, kann zusätzlich jedem Traktandum eine geplante Besprechungsdauer zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: Durchführen einer Sitzung.
- Aktivierung des Besprechungsfortschritts oder des Besprechungsfortschritts mit Zeitplanung. Bei aktivierter Zeitplanung wird die geplante Gesamtdauer der Sitzung angezeigt.
- Zuweisung einer Besprechungsdauer pro Aufgabe & Thema.
Sitzungsdauer, Zeittracking, Fortschrittsanzeige, Zeitmanagement
Informieren der Teilnehmer
Sobald alle Aufgaben & Themen übertragen sowie Aufträge über Kommentare verteilt wurden, kann das Vorprotokoll versendet werden. Dieses dient der Vorbereitung der Teilnehmenden auf die bevorstehende Sitzung. Dafür können mit der Funktion die Teilnehmer informiert werden, welche automatisch ein Vorprotokoll generiert.
Das Vorprotokoll wird vor dem Versand in der Vorschau geöffnet, wo zusätzliche Optionen wie die Empfänger und Beilagen für Externe Kontakte generiert werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, das Protokoll neu zu generieren oder direkt in Word zu bearbeiten. Bei einer Bearbeitung in Word kann die Vorschau aktualisiert werden, um die Änderungen anzuzeigen. Anschliessend kann das Protokoll versendet werden.
Werden nach dem Generieren des Vorprotokolls Änderungen an der Traktandenliste vorgenommen, kann dieses erneut erstellt und die Teilnehmenden nochmals informiert werden.
Vorprotokollversand, Teilnehmerkommunikation, Besprechungseinladung, Informationsverteilung
Aktualisiert am: 19/09/2025