Dokumente an Externe versenden
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie Dokumente an Externe Personen, ohne Zugriff auf buildagil, versendet werden können.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Versenden von Dokumenten
Sicht des Empfängers
Nachverfolgung versendeter Dokumente
Problembehandlung
Über die Funktion Extern versenden, ist es möglich Externen-Personen, welche keinen Zugriff auf buildagil haben, Dateien über einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung zu stellen.
Einzelne Datei auswählen:
Bei der gewünschten Datei auf Rechtsklick oder auf ... klicken.
Anschliessend Extern Versenden auswählen.
Mehrere Dateien auswählen:
Die gewünschten Dateien auswählen und anschliessend auf ... Optionen / Extern Versenden klicken.
Tipp: Mit Crtl + Klick können mehrere Dateien ausgewählt werden (Über mehrere Ordner möglich). Mit Shift + Klick kann ein ganzer Bereich an Dokumenten ausgewählt werden.
Anschliessend erscheint folgendes Fenster:
Direkt senden anwählen um direkt die Mail für den Versand zu öffnen.
Erweitert bearbeiten anwählen, um weitere Einstellungen für den Versand zu tätigen.
Erweitert bearbeiten:
Kontakt für Versand auswählen.
E-Mail-Adresse für den Versand auswählen.
QR-Code für Versionsprüfung erstellen.
Weitere Dokumente für den Versand auswählen.
Gültigkeitsdauer für das Herunterladen der Dateien anpassen.
Auf Link generieren und E-Mail öffnen klicken, wenn alle Einstellungen getroffen wurden.
Anschliessend wird mit dem Standard-Mailprogramm das E-Mail für den Versand geöffnet.
Die versendeten Dokumente können über den Link im Mail heruntergeladen werden.
Der Empfänger erhält, nach dem Absenden, das vorhin erstellte E-Mail, klickt auf den Link und kommt auf folgende Seite:
Nun besteht die Möglichkeit die Objekte herunterzuladen oder je nach Dokumenten-Typ direkt z.B. In Word zu öffnen.
Es kann nachverfolgt werden, wer, wann welche Version eines Dokuments erhalten hat.
Um dies anzuzeigen kann der Versionsverlauf des gewünschten Dokuments geöffnet werden.
Im Versionsverlauf wird der Versand an Externe angezeigt. Wenn darauf geklickt wird, können genauere Informationen zum Versand angezeigt werden.
In den Detailinformationen zum Versand ist dann ersichtlich welche Versionen von welchen Dokumenten an welche Personen versendet wurden.
Unter den Empfängern werden nur die Personen und E-Mail-Adressen angezeigt, welche beim Versand in buildagil erfasst wurden.
Wenn beim externen Versenden von Dateien nach dem Klicken auf Link generieren und E-Mail öffnen kein E-Mail-Fenster erscheint, liegt dies möglicherweise daran, dass das MAILTO-Protokoll nicht richtig konfiguriert ist.
Dies kann folgendermassen behoben werden.
Die Windows-Einstellungen öffnen und den Bereich Apps auswählen.
Zu Standard-Apps navigieren und nach dem „MAILTO“-Protokoll suchen.
Outlook als Standard-App für „MAILTO“-Links festlegen.
Dadurch wird sichergestellt, dass beim Klicken auf Link generieren und E-Mail öffnen die E-Mail-Anwendung korrekt geöffnet wird.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
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Sicht des Empfängers
Nachverfolgung versendeter Dokumente
Problembehandlung
Versenden von Dokumenten
Über die Funktion Extern versenden, ist es möglich Externen-Personen, welche keinen Zugriff auf buildagil haben, Dateien über einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung zu stellen.
Einzelne Datei auswählen:
Bei der gewünschten Datei auf Rechtsklick oder auf ... klicken.
Anschliessend Extern Versenden auswählen.
Mehrere Dateien auswählen:
Die gewünschten Dateien auswählen und anschliessend auf ... Optionen / Extern Versenden klicken.
Tipp: Mit Crtl + Klick können mehrere Dateien ausgewählt werden (Über mehrere Ordner möglich). Mit Shift + Klick kann ein ganzer Bereich an Dokumenten ausgewählt werden.
Anschliessend erscheint folgendes Fenster:
Direkt senden anwählen um direkt die Mail für den Versand zu öffnen.
Erweitert bearbeiten anwählen, um weitere Einstellungen für den Versand zu tätigen.
Erweitert bearbeiten:
Kontakt für Versand auswählen.
E-Mail-Adresse für den Versand auswählen.
QR-Code für Versionsprüfung erstellen.
Weitere Dokumente für den Versand auswählen.
Gültigkeitsdauer für das Herunterladen der Dateien anpassen.
Auf Link generieren und E-Mail öffnen klicken, wenn alle Einstellungen getroffen wurden.
Anschliessend wird mit dem Standard-Mailprogramm das E-Mail für den Versand geöffnet.
Die versendeten Dokumente können über den Link im Mail heruntergeladen werden.
Sicht des Empfängers
Der Empfänger erhält, nach dem Absenden, das vorhin erstellte E-Mail, klickt auf den Link und kommt auf folgende Seite:
Nun besteht die Möglichkeit die Objekte herunterzuladen oder je nach Dokumenten-Typ direkt z.B. In Word zu öffnen.
Nachverfolgung versendeter Dokumente
Es kann nachverfolgt werden, wer, wann welche Version eines Dokuments erhalten hat.
Um dies anzuzeigen kann der Versionsverlauf des gewünschten Dokuments geöffnet werden.
Im Versionsverlauf wird der Versand an Externe angezeigt. Wenn darauf geklickt wird, können genauere Informationen zum Versand angezeigt werden.
In den Detailinformationen zum Versand ist dann ersichtlich welche Versionen von welchen Dokumenten an welche Personen versendet wurden.
Unter den Empfängern werden nur die Personen und E-Mail-Adressen angezeigt, welche beim Versand in buildagil erfasst wurden.
Problembehandlung
Wenn beim externen Versenden von Dateien nach dem Klicken auf Link generieren und E-Mail öffnen kein E-Mail-Fenster erscheint, liegt dies möglicherweise daran, dass das MAILTO-Protokoll nicht richtig konfiguriert ist.
Dies kann folgendermassen behoben werden.
Die Windows-Einstellungen öffnen und den Bereich Apps auswählen.
Zu Standard-Apps navigieren und nach dem „MAILTO“-Protokoll suchen.
Outlook als Standard-App für „MAILTO“-Links festlegen.
Dadurch wird sichergestellt, dass beim Klicken auf Link generieren und E-Mail öffnen die E-Mail-Anwendung korrekt geöffnet wird.
Aktualisiert am: 12/08/2024