Artikel über: Kontakte & Benutzer
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Benutzer & Externen Kontakte erstellen & bearbeiten

Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie neue Benutzer und Externe Kontakte erstellt, importiert und bearbeitet, sowie wie Externe Kontakte in Benutzer gewandelt werden können.


Kontakte können von allen Projektbeteiligten erstellt werden. Benutzer können nur von Projektadministratoren oder Projektkoordinatoren erstellt und eingeladen werden. Weitere Informationen zu Berechtigungen & Sichtbarkeiten: Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Kontakten & Benutzern


Direkt zu folgenden Abschnitten:


Benutzer erstellen

Benutzer werden eingeladen und erhalten Zugriff auf das buildagil-Projekt. Weitere Informationen zu den Rollen im Projekt finden Sie in folgendem Artikel: Rollen im Projekt


Im gewünschten Projekt zu "Kontakte" navigieren. Auf "+ Neu" klicken und "Benutzer" auswählen.



Die E-Mailadresse des neuen Benutzers eingeben und auf "Weiter" klicken. Falls der Benutzer bereits vorhanden ist, kann dieser direkt ausgewählt werden.



Vorname und Name sowie Funktion im Projekt eingeben. Den Kontakt einem oder mehreren Teams und falls vorhanden einer oder mehreren Kontaktgruppen zuordnen.


Die Berechtigungen & Sichtbarkeiten werden über die Teams geregelt. Genauere Informationen dazu finden Sie in folgendem Artikel: Sichtbarkeiten & Berechtigungen



Die Firma, die Adresse und die Telefonnummer eingeben. Wenn die "Domain" bekannt ist, wird die Firma automatisch ausgefüllt, ansonsten werden Sie dazu aufgefordert eine neue Firma anzulegen.



Falls der Benutzer Projektadministrator oder Projektkoordinator sein soll, kann hier die entsprechende Optionen aktiviert werden. Anschliessen auf "Benutzer erstellen & einladen" klicken.


Der Benutzer erhält nun per E-Mail eine Einladung zum Projekt.



Externen Kontakt erstellen


Externe Kontakte haben keinen Zugriff auf das buildagil-Projekt. Weitere Informationen zu den Rollen im Projekt finden Sie unter folgendem Artikel: Rollen im Projekt


Im gewünschten Projekt zu "Kontakte" navigieren. Auf "+ Neu" klicken und "Externer Kontakt" auswählen.



Die E-Mailadresse des Kontakts eingeben und auf "Weiter" klicken.



Vorname und Name sowie Funktion im Projekt eingeben. Den Kontakt einem oder mehreren Teams und falls vorhanden einer oder mehreren Kontaktgruppen zuordnen.



Die Firma, die Adresse und die Telefonnummer eingeben. Wenn die "Domain" bekannt ist, wird die Firma automatisch ausgefüllt, ansonsten werden Sie dazu aufgefordert eine neue Firma anzulegen.



Anschliessen auf "Kontakt erstellen" klicken.



Kontaktdaten von digitaler Visitenkarte importieren

Benutzer- / Kontaktdaten können falls vorhanden aus Visitenkarten importiert werden.



Die zu importierende Visitenkarte auswählen, dann werden die Benutzerdaten automatisch abgefüllt.



Externen Kontakt in Benutzer wandeln

Wenn ein Externer Kontakt in einen Benutzer umgewandelt werden soll, ist das Vorgehen wie folgt:

Den Kontakt öffnen und auf "Kontakt bearbeiten" klicken.



Auf "In einen Benutzer ändern" klicken.



Auf "Person einladen" klicken.



Benutzer bearbeiten


Benutzer können nur von Administratoren bearbeitet werden.


Um einen Benutzer zu bearbeiten, kann der Benutzer geöffnet und dann auf "Bearbeiten" geklickt werden.



E-Mail und Firma können nicht geändert werden, da der Benutzer mit der globalen Benutzerverwaltung synchronisiert ist.


Der Name, das Profilbild und die Kontaktinformationen können nur durch den Benutzer selbst, in den Persönlichen Einstellungen angepasst werden. Die Funktion und das Team, die Kontaktgruppen sowie Rollenzuweisungen für Projektadministratoren und Projektkoordinatoren können nun angepasst werden.


Externen Kontakt bearbeiten


Externe Kontakte können nur von Administratoren bearbeitet werden.


Um einen Externen Kontakt zu bearbeiten, kann der Kontakt geöffnet und dann auf "Bearbeiten" geklickt werden.



Gewisse Informationen können nicht bearbeitet werden, wenn der Kontakt mit der globalen Benutzerverwaltung synchronisiert ist. Die E-Mail-Adresse und Firma können in keinem Fall geändert werden.


Benutzer zur Einladung vorbereiten (Koordinator)

Als Koordinator kann man neue Benutzer nicht selbst einladen, man kann Sie jedoch vorbereiten und einem Administrator zur Freigabe übergeben. Dafür einen Benutzer erstellen und gemäss Beschreibung vorgehen.



Danach auswählen welcher Administrator die Freigabe durchführen soll.



Der Administrator erhält nun eine E-Mail und kann die Einladung freigeben.



Benutzer & Kontakte löschen


Das Löschen von Benutzern oder Kontakten ist nicht möglich, damit jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Aktion wann durchgeführt hat.


Soll ein Benutzer keinen Zugriff mehr auf das Projekt haben, kann ein Admin den Benutzer deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: Benutzer deaktivieren / reaktivieren.


Sollen Benutzer oder Kontakte nicht mehr im Projekt angezeigt werden, kann man diese ausblenden. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Abschnitt: Benutzer & Kontakte ausblenden.


Benutzer & Kontakte ausblenden

Benutzer und und Externe Kontakte können aus der Kontaktliste ausgeblendet werden.


Benutzer:

Sobald ein Benutzer in der Kontaktliste ausgeblendet ist, bleibt dieser nur für Projektadministratoren sichtbar. Diese Person kann dann nicht mehr als verantwortliche Person in Aufgaben oder als Teilnehmer in Sitzungen ausgewählt werden. Wenn der Benutzer jedoch bereits in Elementen verwendet wurde, bleibt dieser dort unabhängig davon sichtbar. Das Ausblenden in der Kontaktliste ermöglicht es, bestimmten Personen Zugriff auf Dokumente in buildagil zu geben, die für andere Projektteilnehmer nicht sichtbar sein sollen. Dies ist beispielsweise im Ausschreibungsprozess von Vorteil. Da Benutzer aus Gründen der Nachvollziehbarkeit im Projekt nicht gelöscht werden können, ist das Ausblenden eine Alternative zum Löschen. In folgendem Abschnitt wird erklärt, wie ein Benutzer bearbeitet werden kann: Benutzer bearbeiten.


Kontakt:

Sobald ein Kontakt in der Kontaktliste ausgeblendet ist, bleibt dieser nur für Projektadministratoren sichtbar. Diese Person kann dann nicht mehr als verantwortliche Person in Aufgaben oder als Teilnehmer in Sitzungen ausgewählt werden. Wenn der Kontakt jedoch bereits in Elementen verwendet wurde, bleibt dieser dort unabhängig davon sichtbar. Da Externe Kontakte aus Gründen der Nachvollziehbarkeit im Projekt nicht gelöscht werden können, ist das Ausblenden eine Alternative zum Löschen. In folgendem Abschnitt wird erklärt, wie ein Externer Kontakt bearbeitet werden kann: Externen Kontakt bearbeiten.


Aktualisiert am: 04/08/2025