Benutzer & Externen Kontakte erstellen & bearbeiten
Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie neue Benutzer und Externe Kontakte erstellt, importiert und bearbeitet, sowie wie Externe Kontakte in Benutzer gewandelt werden können.
Kontakte können von allen Projektbeteiligten erstellt werden. Benutzer können nur von Projektadministratoren oder Projektkoordinatoren erstellt und eingeladen werden. Weitere Informationen zu Berechtigungen und Sichtbarkeiten: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Benutzer erstellen
Externen Kontakt erstellen
Kontaktdaten von digitaler Visitenkarte importieren
Externen Kontakt in Benutzer wandeln
Benutzer bearbeiten
Externen Kontakt bearbeiten
Benutzer zur Einladung vorbereiten (Koordinator)
Benutzer & Kontakte ausblenden
Benutzer werden Eingeladen und erhalten Zugriff auf das buildagil Projekt. Weitere Informationen zu den Rollen im Projekt finden Sie unter folgendem Artikel: Benutzer / Kontakte / Teams / Kontaktgruppen / Rollen
Im gewünschten Projekt zu Kontakte navigieren.
Auf + Neu klicken und Benutzer auswählen.
Die E-Mailadresse des neuen Benutzers eingeben und auf Weiter klicken. Falls der Benutzer bereits vorhanden ist, kann dieser direkt ausgewählt werden.
Vorname und Name sowie Funktion im Projekt eingeben.
Den Kontakt einem oder mehreren Teams zuordnen und falls vorhanden einen Sitzungsverteiler und eine Kontaktgruppe auswählen.
Die Berechtigungen und Sichtbarkeiten werden über die Teams geregelt. Genauere Informationen dazu finden Sie unter folgendem Artikel: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Firma, Adresse und Telefonnummer eingeben. Wenn die "Domain" bekannt ist, wird die Firma automatisch ausgefüllt, ansonsten werden Sie dazu aufgefordert eine neue Firma anzulegen.
Auswählen, ob der Benutzer auf der Plattform ausgeblendet werden soll: Benutzer ausblenden
Falls der Benutzer Projektadministrator oder Projektkoordinator sein soll entsprechende Optionen aktivieren.
Anschliessen auf Benutzer erstellen & einladen klicken.
Der Benutzer erhaltet nun per E-Mail eine Einladung zum Projekt
Externe Kontakte haben keinen Zugriff auf das buildagil Projekt. Weitere Informationen zu den Rollen im Projekt finden Sie unter folgendem Artikel: Benutzer / Kontakte / Teams / Kontaktgruppen / Rollen
Im gewünschten Projekt zu Kontakte navigieren.
Auf + Neu klicken und Externer Kontakt auswählen.
Die E-Mailadresse des Kontakts eingeben und auf Weiter klicken.
Vorname und Name sowie Funktion im Projekt eingeben.
Den Kontakt einem oder mehreren Teams zuordnen und falls vorhanden einen Sitzungsverteiler und eine Kontaktgruppe auswählen.
Firma, Adresse und Telefonnummer eingeben. Wenn die "Domain" bekannt ist, wird die Firma automatisch ausgefüllt, ansonsten werden Sie dazu aufgefordert eine neue Firma anzulegen.
Auswählen, ob der Kontakt auf der Plattform ausgeblendet werden soll: Kontakt ausblenden
Anschliessen auf Kontakt erstellen klicken.
Benutzer- / Kontaktdaten können falls vorhanden aus Visitenkarten importiert werden.
Die zu importierende Visitenkarte auswählen, dann werden die Benutzerdaten automatisch abgefüllt.
Wenn ein Externer Kontakt in einen Benutzer umgewandelt werden soll, ist das Vorgehen wie folgt:
Den Kontakt öffnen und auf Kontakt bearbeiten klicken.
Auf In einen Benutzer ändern klicken.
Auf Person einladen klicken.
Benutzer können nur von Administratoren bearbeitet werden.
Um einen Benutzer zu bearbeiten, kann der Benutzer geöffnet und dann auf Bearbeiten geklickt werden.
E-Mail, Name und Firma können nicht geändert werden, da diese global verwaltet werden.
Profilbild, Adresse und Telefonnummer können nur durch den Benutzer selbst, in den Persönlichen Einstellungen angepasst werden.
Weitere Informationen zu Berechtigungen und Sichtbarkeiten: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Funktion, Team, Kontaktgruppen sowie Rollenzuweisungen (Projektadministrator und Projektkoordinator) können nun angepasst werden.
Externe Kontakte können nur von Administratoren bearbeitet werden.
Um einen Externen Kontakt zu bearbeiten, kann der Kontakt geöffnet und dann auf Bearbeiten geklickt werden.
E-Mail, Name und Firma können nicht geändert werden, da diese global verwaltet werden.
Weitere Informationen zu Berechtigungen und Sichtbarkeiten: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Als Koordinator kann man neue Benutzer nicht selbst einladen, man kann Sie jedoch vorbereiten und einem Administrator zur Freigabe übergeben.
Dafür wie unter Benutzer erstellen vorgehen und auf Benutzer erstellen klicken.
Dann auswählen welcher Administrator die Freigabe durchführen soll.
Der Administrator erhält dann eine E-Mail und kann den Benutzer freigeben und einladen.
Benutzer und und Externe Kontakte können aus der Kontaktliste ausgeblendet werden.
Benutzer:
Sobald ein Benutzer in der Kontaktliste ausgeblendet ist, bleibt dieser nur für Projektadministratoren sichtbar. Diese Person kann dann nicht mehr als verantwortliche Person in Aufgaben oder als Teilnehmer in Sitzungen ausgewählt werden.
Vorteil: Das Ausblenden in der Kontaktliste ermöglicht es, bestimmten Personen Zugriff auf Dokumente in buildagil zu geben, die für andere Projektteilnehmer nicht sichtbar sein sollen. Dies ist beispielsweise im Ausschreibungsprozess von Vorteil.
Unter folgendem Abschnitt wird erklärt, wie ein Benutzer ausgeblendet werden kann: Benutzer bearbeiten
Kontakt:
Sobald ein Kontakt in der Kontaktliste ausgeblendet ist, bleibt dieser nur für Projektadministratoren sichtbar. Diese Person kann dann nicht mehr als verantwortliche Person in Aufgaben oder als Teilnehmer in Sitzungen ausgewählt werden.
Da Externe Kontakte aus Gründen der Nachvollziehbarkeit im Projekt nicht gelöscht werden können, ist das Ausblenden eine alternative zum Löschen.
Unter folgendem Abschnitt wird erklärt, wie ein Externer Kontakt ausgeblendet werden kann: Externen Kontakt bearbeiten
Kontakte können von allen Projektbeteiligten erstellt werden. Benutzer können nur von Projektadministratoren oder Projektkoordinatoren erstellt und eingeladen werden. Weitere Informationen zu Berechtigungen und Sichtbarkeiten: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Benutzer erstellen
Externen Kontakt erstellen
Kontaktdaten von digitaler Visitenkarte importieren
Externen Kontakt in Benutzer wandeln
Benutzer bearbeiten
Externen Kontakt bearbeiten
Benutzer zur Einladung vorbereiten (Koordinator)
Benutzer & Kontakte ausblenden
Benutzer erstellen
Benutzer werden Eingeladen und erhalten Zugriff auf das buildagil Projekt. Weitere Informationen zu den Rollen im Projekt finden Sie unter folgendem Artikel: Benutzer / Kontakte / Teams / Kontaktgruppen / Rollen
Im gewünschten Projekt zu Kontakte navigieren.
Auf + Neu klicken und Benutzer auswählen.
Die E-Mailadresse des neuen Benutzers eingeben und auf Weiter klicken. Falls der Benutzer bereits vorhanden ist, kann dieser direkt ausgewählt werden.
Vorname und Name sowie Funktion im Projekt eingeben.
Den Kontakt einem oder mehreren Teams zuordnen und falls vorhanden einen Sitzungsverteiler und eine Kontaktgruppe auswählen.
Die Berechtigungen und Sichtbarkeiten werden über die Teams geregelt. Genauere Informationen dazu finden Sie unter folgendem Artikel: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Firma, Adresse und Telefonnummer eingeben. Wenn die "Domain" bekannt ist, wird die Firma automatisch ausgefüllt, ansonsten werden Sie dazu aufgefordert eine neue Firma anzulegen.
Auswählen, ob der Benutzer auf der Plattform ausgeblendet werden soll: Benutzer ausblenden
Falls der Benutzer Projektadministrator oder Projektkoordinator sein soll entsprechende Optionen aktivieren.
Anschliessen auf Benutzer erstellen & einladen klicken.
Der Benutzer erhaltet nun per E-Mail eine Einladung zum Projekt
Externen Kontakt erstellen
Externe Kontakte haben keinen Zugriff auf das buildagil Projekt. Weitere Informationen zu den Rollen im Projekt finden Sie unter folgendem Artikel: Benutzer / Kontakte / Teams / Kontaktgruppen / Rollen
Im gewünschten Projekt zu Kontakte navigieren.
Auf + Neu klicken und Externer Kontakt auswählen.
Die E-Mailadresse des Kontakts eingeben und auf Weiter klicken.
Vorname und Name sowie Funktion im Projekt eingeben.
Den Kontakt einem oder mehreren Teams zuordnen und falls vorhanden einen Sitzungsverteiler und eine Kontaktgruppe auswählen.
Firma, Adresse und Telefonnummer eingeben. Wenn die "Domain" bekannt ist, wird die Firma automatisch ausgefüllt, ansonsten werden Sie dazu aufgefordert eine neue Firma anzulegen.
Auswählen, ob der Kontakt auf der Plattform ausgeblendet werden soll: Kontakt ausblenden
Anschliessen auf Kontakt erstellen klicken.
Kontaktdaten von digitaler Visitenkarte importieren
Benutzer- / Kontaktdaten können falls vorhanden aus Visitenkarten importiert werden.
Die zu importierende Visitenkarte auswählen, dann werden die Benutzerdaten automatisch abgefüllt.
Externen Kontakt in Benutzer wandeln
Wenn ein Externer Kontakt in einen Benutzer umgewandelt werden soll, ist das Vorgehen wie folgt:
Den Kontakt öffnen und auf Kontakt bearbeiten klicken.
Auf In einen Benutzer ändern klicken.
Auf Person einladen klicken.
Benutzer bearbeiten
Benutzer können nur von Administratoren bearbeitet werden.
Um einen Benutzer zu bearbeiten, kann der Benutzer geöffnet und dann auf Bearbeiten geklickt werden.
E-Mail, Name und Firma können nicht geändert werden, da diese global verwaltet werden.
Profilbild, Adresse und Telefonnummer können nur durch den Benutzer selbst, in den Persönlichen Einstellungen angepasst werden.
Weitere Informationen zu Berechtigungen und Sichtbarkeiten: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Funktion, Team, Kontaktgruppen sowie Rollenzuweisungen (Projektadministrator und Projektkoordinator) können nun angepasst werden.
Externen Kontakt bearbeiten
Externe Kontakte können nur von Administratoren bearbeitet werden.
Um einen Externen Kontakt zu bearbeiten, kann der Kontakt geöffnet und dann auf Bearbeiten geklickt werden.
E-Mail, Name und Firma können nicht geändert werden, da diese global verwaltet werden.
Weitere Informationen zu Berechtigungen und Sichtbarkeiten: Berechtigungen & Sichbarkeiten
Benutzer zur Einladung vorbereiten (Koordinator)
Als Koordinator kann man neue Benutzer nicht selbst einladen, man kann Sie jedoch vorbereiten und einem Administrator zur Freigabe übergeben.
Dafür wie unter Benutzer erstellen vorgehen und auf Benutzer erstellen klicken.
Dann auswählen welcher Administrator die Freigabe durchführen soll.
Der Administrator erhält dann eine E-Mail und kann den Benutzer freigeben und einladen.
Benutzer & Kontakte ausblenden
Benutzer und und Externe Kontakte können aus der Kontaktliste ausgeblendet werden.
Benutzer:
Sobald ein Benutzer in der Kontaktliste ausgeblendet ist, bleibt dieser nur für Projektadministratoren sichtbar. Diese Person kann dann nicht mehr als verantwortliche Person in Aufgaben oder als Teilnehmer in Sitzungen ausgewählt werden.
Vorteil: Das Ausblenden in der Kontaktliste ermöglicht es, bestimmten Personen Zugriff auf Dokumente in buildagil zu geben, die für andere Projektteilnehmer nicht sichtbar sein sollen. Dies ist beispielsweise im Ausschreibungsprozess von Vorteil.
Unter folgendem Abschnitt wird erklärt, wie ein Benutzer ausgeblendet werden kann: Benutzer bearbeiten
Kontakt:
Sobald ein Kontakt in der Kontaktliste ausgeblendet ist, bleibt dieser nur für Projektadministratoren sichtbar. Diese Person kann dann nicht mehr als verantwortliche Person in Aufgaben oder als Teilnehmer in Sitzungen ausgewählt werden.
Da Externe Kontakte aus Gründen der Nachvollziehbarkeit im Projekt nicht gelöscht werden können, ist das Ausblenden eine alternative zum Löschen.
Unter folgendem Abschnitt wird erklärt, wie ein Externer Kontakt ausgeblendet werden kann: Externen Kontakt bearbeiten
Aktualisiert am: 10/01/2024