Auf Sitzung vorbereiten
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie Sitzungen vorbereitet, die Traktandenliste versendet und Teilnehmer informiert werden können.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Traktanden vorbereiten und Aufgaben/ Themen übertragen
Teilnehmer Informieren
Zuerst muss die gewünschte Sitzung geöffnet werden, um mit der Vorbereitung zu beginnen.
Aufgaben/ Themen übertragen
Um das Fenster mit den bestehenden Themen zu öffnen, kann auf Aufgaben/ Themen übertragen geklickt werden.
Die Aufgaben & Themen können über die linke Spalte und die Filterfunktion gefiltert und mit der Suchfunktion durchsucht werden.
Alle Aufgaben & Themen aus der letzten Sitzung (nur bei einer Nachfolgesitzung: Sitzung erstellen )
Aufgaben & Themen aus anderen Sitzungen
Gruppierungen (Aufgaben, Informationen, Entscheidungen, Themen, Journaleinträge)
Suchfunktion
Filterfunktion
Die Aufgaben & Themen lassen sich ganz einfach durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol in die Sitzung übertragen. Mit einem Klick auf Fertig werden alle Aufgaben/ Themen in die Sitzung übertragen.
Es ist möglich, bei der Sitzungsvorbereitung nach Aufgaben & Themen aus anderen Sitzungen zu filtern. Mit einem Klick auf das Filtersymbol kann der Filter auf andere Sitzungen erweitert werden.
Neue Aufgaben/ Themen erstellen
Unter den zuletzt übertragenen Traktanden sind nun alle Aufgaben und Themen ersichtlich. Über das + Symbol können neue Pendenzen Typen direkt unter dem gewünschten Traktandum erstellt werden. Die Aufgaben/ Themen können Traktanden übergreifend per Drag & Drop verschoben werden.
Besprechungsfortschritt und Zeitplanung aktivieren
Auswählen ob man nur den Besprechungsfortschritt oder den Besprechungsfortschritt mit der Zeitplanung aktivieren möchte.
Wenn der Besprechungsfortschritt mit Zeitplanung aktiviert ist, den Traktanden eine Zeit zuweisen. Das Zuweisen funktioniert über einen Klick auf das Uhren-Symbol .
Kommentare zur Vorbereitung erstellen
Es können Kommentare zur Vorbereitung erstellt werden.
Aufgaben und Themen aus der Sitzung entfernen
Um eine Aufgabe aus der Sitzung zu entfernen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
Über einen Klick auf das X-Symbol (Aus Sitzung entfernen)
Durch das Öffnen der gewünschten Aufgabe und einem Klick auf die "..." unter "Koordination".
Wenn alle Aufgaben und Themen übertragen und bearbeitet wurden, kann die Traktandenliste (vorläufiges Protokoll) durch einen Klick auf Teilnehmer informieren an die Teilnehmer versendet werden. Es wird nun die Traktandenliste generiert, was einige Sekunden in Anspruch nehmen kann. Dieses Protokoll kann danach an die Teilnehmer mit der Information zur Sitzungsvorbereitung versendet werden.
Traktandenliste öffnen
Die Traktandenliste wird im Lesemodus als PDF geöffnet, zusätzlich gibt es die Option das Protokoll im Word zu bearbeiten.
Traktandenliste versenden & Teilnehmer informieren
Um die Traktandenliste zu versenden, wird auf Senden geklickt. Die Traktandenliste wird nun an alle Teilnehmer versendet. Die Option "Beilagen an Externe mitsenden" erscheint nur dann, wenn auch ein Externer Kontakt unter den Teilnehmern/ im Verteiler drin ist.
Traktandenliste neu generieren
Falls nach dem Generieren der Traktandenliste eine Aufgabe hinzugefügt oder geändert wurde, besteht die Möglichkeit, diese erneut zu generieren. Dies ist mit einem erneuten Klick auf Teilnehmer informieren möglich.
Sitzungen, Traktanden
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Traktanden vorbereiten und Aufgaben/ Themen übertragen
Teilnehmer Informieren
Traktanden vorbereiten und Themen übertragen
Zuerst muss die gewünschte Sitzung geöffnet werden, um mit der Vorbereitung zu beginnen.
Aufgaben/ Themen übertragen
Um das Fenster mit den bestehenden Themen zu öffnen, kann auf Aufgaben/ Themen übertragen geklickt werden.
Die Aufgaben & Themen können über die linke Spalte und die Filterfunktion gefiltert und mit der Suchfunktion durchsucht werden.
Alle Aufgaben & Themen aus der letzten Sitzung (nur bei einer Nachfolgesitzung: Sitzung erstellen )
Aufgaben & Themen aus anderen Sitzungen
Gruppierungen (Aufgaben, Informationen, Entscheidungen, Themen, Journaleinträge)
Suchfunktion
Filterfunktion
Die Aufgaben & Themen lassen sich ganz einfach durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol in die Sitzung übertragen. Mit einem Klick auf Fertig werden alle Aufgaben/ Themen in die Sitzung übertragen.
Es ist möglich, bei der Sitzungsvorbereitung nach Aufgaben & Themen aus anderen Sitzungen zu filtern. Mit einem Klick auf das Filtersymbol kann der Filter auf andere Sitzungen erweitert werden.
Neue Aufgaben/ Themen erstellen
Unter den zuletzt übertragenen Traktanden sind nun alle Aufgaben und Themen ersichtlich. Über das + Symbol können neue Pendenzen Typen direkt unter dem gewünschten Traktandum erstellt werden. Die Aufgaben/ Themen können Traktanden übergreifend per Drag & Drop verschoben werden.
Besprechungsfortschritt und Zeitplanung aktivieren
Auswählen ob man nur den Besprechungsfortschritt oder den Besprechungsfortschritt mit der Zeitplanung aktivieren möchte.
Wenn der Besprechungsfortschritt mit Zeitplanung aktiviert ist, den Traktanden eine Zeit zuweisen. Das Zuweisen funktioniert über einen Klick auf das Uhren-Symbol .
Kommentare zur Vorbereitung erstellen
Es können Kommentare zur Vorbereitung erstellt werden.
Aufgaben und Themen aus der Sitzung entfernen
Um eine Aufgabe aus der Sitzung zu entfernen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
Über einen Klick auf das X-Symbol (Aus Sitzung entfernen)
Durch das Öffnen der gewünschten Aufgabe und einem Klick auf die "..." unter "Koordination".
Teilnehmer informieren
Wenn alle Aufgaben und Themen übertragen und bearbeitet wurden, kann die Traktandenliste (vorläufiges Protokoll) durch einen Klick auf Teilnehmer informieren an die Teilnehmer versendet werden. Es wird nun die Traktandenliste generiert, was einige Sekunden in Anspruch nehmen kann. Dieses Protokoll kann danach an die Teilnehmer mit der Information zur Sitzungsvorbereitung versendet werden.
Traktandenliste öffnen
Die Traktandenliste wird im Lesemodus als PDF geöffnet, zusätzlich gibt es die Option das Protokoll im Word zu bearbeiten.
Traktandenliste versenden & Teilnehmer informieren
Um die Traktandenliste zu versenden, wird auf Senden geklickt. Die Traktandenliste wird nun an alle Teilnehmer versendet. Die Option "Beilagen an Externe mitsenden" erscheint nur dann, wenn auch ein Externer Kontakt unter den Teilnehmern/ im Verteiler drin ist.
Traktandenliste neu generieren
Falls nach dem Generieren der Traktandenliste eine Aufgabe hinzugefügt oder geändert wurde, besteht die Möglichkeit, diese erneut zu generieren. Dies ist mit einem erneuten Klick auf Teilnehmer informieren möglich.
Sitzungen, Traktanden
Aktualisiert am: 05/11/2024