Retoucher le protocole

L'article suivant décrit la réalisation du suivi d'une réunion (rédaction du procès-verbal, envoi du protocole pour approbation).

Accès direct aux sections suivantes :

• Voir et modifier les tâches et les sujets
• Mettre le protocole en approbation

Après la réalisation de la réunion, celle-ci est en cours de retoucher. Ceci est indiqué dans le guide de la session.

Voir et modifier les tâches et les sujets

L'ordre du jour s'ouvre et affiche tous les points à l'ordre du jour avec les tâches/sujets attribués qui ont été discutés lors de la séance. Il est maintenant possible de modifier les commentaires et les ébauches de commentaires via Modifier le protocole avant d'envoyer le protocole pour vérification.

Si des commentaires se trouvent encore en mode brouillon, ils peuvent être modifiés directement en cliquant sur l'icône Ecrivain.

Pour une modification plus détaillée, la tâche peut être ouverte.

Donner le protocole en approbation

Après avoir adapté et vérifié avec succès les tâches/sujets à l'ordre du jour, le protocole est maintenant envoyé pour approbation.

Pour cela, cliquer sur Entrer en approbation sous le guide de la session. Le protocole est alors généré, ce qui peut prendre un certain temps.

Le protocole s'affiche ensuite sous forme d'aperçu. Le délai de contrôle et le cercle de destinataires, ainsi que d'autres options, peuvent être adaptés ici. Pour modifier le contenu du protocole, il est possible de l'ouvrir et de le modifier en cliquant sur Editer dans Word. Le protocole peut être envoyé en cliquant sur le bouton Envoyer. Les options pour les participants externes n'apparaissent que si un contact externe est également inscrit parmi les participants/dans les distributeurs.

Dans l'affichage de la date, il est possible de définir le délai d'approbation. En sélectionnant Donner l'approbation directement, le processus d'approbation peut être ignoré. Le protocole passe alors directement au statut "Approuvé" et aucun feedback ne peut être donné par les participants.

Sous Destinataire, il est possible de définir quels participants à la réunion doivent recevoir le protocole.

Sous Listes, il est possible de définir quelles tâches et décisions ouvertes doivent être envoyées aux participants externes. Une liste est créée à cet effet, qui contient tous les tâches dont les participants externes sont responsables. La liste contient toutes les informations relatives à la tâche, afin que les participants externes puissent comprendre la tâche/le sujet et l'accomplir.

Sous Annexes, il est possible de définir quelles annexes du protocole doivent être envoyées aux participants externes. Les participants externes reçoivent ainsi un lien pour télécharger les annexes. Cela a l'avantage de permettre la mise à disposition de fichiers plus volumineux. En outre, le numéro de version du fichier est ajouté dans le nom.

Cliquer sur Envoyer pour envoyer le protocole.

Sous Réunions, la réunion est identifiée en conséquence.

Retoucher le protocole.

Si une tâche est éditée ou commentée ultérieurement, le protocole peut être retouché et généré à nouveau avec Retoucher.

Mis à jour le : 08/07/2025