Retoucher le protocole
- Retoucher des tâches & des sujets
- Préparation du protocole pour approbation
- Retoucher à nouveau le protocole
Retoucher des tâches et des sujets
Une fois la réunion réalisée, le statut de la réunion passe en mode suivi. Il est alors possible d'ouvrir à nouveau l'ordre du jour et de procéder à des adaptations des commentaires sur les tâches & sujets afin d'améliorer la traçabilité et la qualité du protocole.
Il est maintenant possible de compléter le protocole avec d'autres commentaires "De cette réunion" ou de retravailler les commentaires de brouillon avant d'envoyer le protocole aux participants pour vérification et approbation. Pour un traitement plus détaillé, les tâches & sujets peuvent également être ouverts à partir de l'ordre du jour. Vous trouverez de plus amples informations sur le suivi ainsi que sur l'utilisation et le comportement des commentaires dans l'article suivant : Aperçu des réunions.
Retoucher les commentaires, révision de l'ordre du jour, optimisation du protocole, phase de retouche, améliorer la qualité du protocole, feedback sur les tâches
Préparation du protocole pour approbation
L'étape suivante consiste à envoyer le protocole pour approbation. Pour ce faire, la réunion peut être soumise à approbation en générant le protocole et en définissant les options d'envoi. Les options d'envoi sont les suivantes :
- Modification manuelle et nouvelle génération du protocole
- Modifier le délai d'approbation
- Modifier les destinataires
- Listes et annexes pour les participants externes
Dès que le protocole a été généré, il s'affiche dans l'aperçu. Il est maintenant possible de définir le délai d'approbation et les destinataires et de générer des annexes pour les contacts externes.
Modification manuelle et nouvelle génération du protocole
Les contenus du protocole peuvent également être ouverts et modifiés manuellement dans Word. Pour que les modifications manuelles du protocole soient visibles dans l'aperçu, il faut pour cela actualiser l'aperçu. En cas d'adaptations de l'ordre du jour ou d'incohérences dans l'affichage du procès-verbal, celui-ci peut également être généré à nouveau ici.
Modifier le délai d'approbation
En ce qui concerne le délai d'approbation, il est possible soit de fixer une date pour les feedbacks sur le protocole, soit de donner directement l'approbation sans possibilité de feedback pour les participants. Dans ce cas, le protocole passe au statut "approuvé" après avoir été envoyé. Les participants reçoivent le protocole pour information.
Modifier les destinataires
Dans les paramètres des destinataires, il est possible de définir quels participants à la session doivent recevoir le protocole. Il est possible d'envoyer le protocole soit à tous les participants, soit seulement à soi-même pour une transmission individuelle.
Listes et annexes pour les participants externes
Dans les listes pour les participants externes, il est possible d'envoyer une liste des tâches ouvertes des participants ainsi que les décisions prises jusqu'à présent pour ce type de réunion. Pour cela, une liste est créée, qui contient tous les tâches dont les participants externes sont responsables. Toutes les informations relatives à la tâche sont représentées dans la liste, afin que les participants externes puissent comprendre le contexte des tâches ou des sujets et les modifier de manière optimale.
Pour les annexes destinées aux participants externes, il est possible de définir quelles annexes doivent être envoyées à partir du protocole. Les participants externes reçoivent ainsi un lien pour le téléchargement. Cela a l'avantage de permettre la mise à disposition de fichiers plus volumineux. En outre, le numéro de version du fichier est ajouté dans le nom, afin que l'on puisse savoir avec quelle version on travaille.
Une fois que tous les paramètres d'envoi ont été définis, la réunion peut être envoyée aux participants. La réunion passe alors en phase d'approbation et est signalée en conséquence dans l'aperçu de la réunion.
Validation du protocole, workflow d'approbation, modification de Word, mise à jour de l'aperçu, délai de réponse, ignorer l'approbation, sélection du destinataire, liste des tâches externes
Retoucher à nouveau le protocole
Si le protocole doit être modifié une nouvelle fois après avoir été envoyé, il peut être retravaillé et généré à nouveau via les options de la réunion. Ensuite, le protocole peut être envoyé à nouveau pour approbation. Des adaptations ultérieures permettent de corriger des erreurs ou de compléter des informations manquantes.
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Mis à jour le : 26/09/2025