Créer une réunion
L'article suivant décrit comment créer des réunions.
Accès direct aux sections suivantes :
Créer une nouvelle réunion
Envoyer une date de réunion avec Outlook
Créer un rendez-vous de suivi
Créer plusieurs rendez-vous de suivi
Procédure pour les réunions récurrentes
Dépannage des invitations à des rendez-vous pour le programme de messagerie Mac
Les permissions et la visibilité des réunions et du contenu des sessions sont décrites dans l'article suivant : Autorisations & visibilité
Dans le menu, sous Sessions, cliquer sur +Nouveau.
Ou cliquer sur +Nouveau dans la barre de menu, puis sur Session.
Entrer un titre et définir des catégories.
Général: Choisir un type de réunion, indiquer les détails de la réunion tels que date/heure/durée de la réunion, lieu/entreprise et la salle.
Organisation: Désigner l'**organisateur** de la réunion et définir éventuellement d'autres organisateurs pour cette réunion, qui pourront administrer la réunion.
Participants: Sélectionner les participants (Il est également possible d'ajouter des groupes de contact ou des équipes entières). Les participants excusés ne seront ajustés qu'avant la tenue de la réunion. Le distributeur complémentaire est prévu pour les personnes qui doivent recevoir le protocole mais qui n'ont pas participé à la réunion.
Cliquer sur Enregistrer lorsque toutes les informations requises ont été remplies.
Exemple :
Réunion comme date cible
Il est possible de définir une réunion comme date cible (jalon), pour cela sélectionner l'option Utiliser comme date cible.
Après avoir cliqué sur Enregistrer, la fenêtre suivante apparaît.
Cliquer sur Envoyer et lier l'échéance pour l'ouvrir et l'envoyer dans Outlook. En cliquant sur OK, la réunion est créée uniquement sur buildagil. (La réunion peut également être synchronisée avec Outlook par la suite).
Envoyer l'échéance Outlook ultérieurement
Dans la réunion, cliquer sur Envoyer et lier.
Cliquer sur Envoyer l'échéance pour confirmer la sélection.
Une échéance Outlook est maintenant créée et téléchargée. Cliquez sur le fichier téléchargé.
Dans le nouvel Outlook, l'ouverture des fichiers ics n'est pas encore supportée. C'est pourquoi ce type de fichier doit être ouvert avec Outlook et non Outlook (new).
La réunion s'ouvre alors sous forme d'échéance Outlook, qui peut être adaptée et envoyée. Le titre du projet concerné est visible dans le texte de l'invitation.
Veuillez noter : le contact buildagil - Events ne doit jamais être supprimé de la liste des destinataires dans l'échéance Outlook !
Si la date ou la durée de la session est adaptée dans Outlook, l'adaptation est automatiquement synchronisée avec buildagil.
Avec Outlook 2016, le formatage est automatiquement réglé sur "texte uniquement", cela doit impérativement être changé manuellement sur "HTML" pour que les liens fonctionnent.
Pour éviter de devoir saisir à nouveau tous les informations, il existe la possibilité suivante pour créer un rendez-vous de suivi.
Sélectionner la réunion à partir de laquelle un rendez-vous de suivi doit être créé et l'ouvrir.
En haut à droite, cliquer sur l'icône Créer un rendez-vous de suivi.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors avec la nouvelle échéance. Il ne reste plus qu'à remplir date/heure ou à faire des compléments.
Le numéro figurant dans le titre de la session est automatiquement augmenté d'un chiffre.
Une fois que tous les ajustements ont été faits, l'échéance peut être créée en cliquant sur Enregistrer.
Si plusieurs rendez-vous de suivi doivent être créés en une seule fois, il est possible de procéder de la manière suivante.
Dans Créer un rendez-vous de suivi, cliquez sur ....
Sélectionner ensuite les intervalles de temps pour les échéances et confirmer avec Suivant.
Saisir ensuite le nombre d'échéances à créer et confirmer en cliquant sur Créer des échéances.
Tous les onglets des réunions créées s'ouvrent maintenant. Les différentes réunions peuvent être retravaillées ici et enregistrées avec Enregistrer.
Chaque échéance peut ensuite être enregistrée avec Outlook lié. Avec OK, la réunion est créée sans lien avec Outlook.
Les réunions peuvent désormais être affichées dans l'aperçu.
Dans buildagil, il n'est pas possible de créer des rendez-vous en série comme dans Outlook. Si les séries de rendez-vous doivent tout de même être gérées dans Outlook, la procédure suivante est recommandée pour les réunions récurrentes.
La première chose à faire est de créer une série de rendez-vous dans Outlook. Celle-ci sert de blocage de temps pour les participants. Ensuite, une nouvelle réunion peut être créée dans buildagil pour servir de base à la série de rendez-vous.
Ensuite, les réunions nécessaires peuvent être créées avec Créer un rendez-vous de suivi. Le contenu de ces réunions est encore vide et seul l'organisateur est ajouté comme participant pour le moment.
Lorsque la réunion approche, les participants finaux et Contenu des séances peuvent être ajoutés. Ensuite, la réunion est envoyée aux participants avec Informer les participants.
Afin de ne pas mélanger les Tâches & sujets lors de la préparation des sessions, il convient, si possible, d'utiliser un Type de réunion distinct pour chaque série de sessions.
Cette méthode permet de réagir avec souplesse aux changements de contenu et de participants aux réunions, tout en offrant aux participants un rendez-vous en série pour bloquer le temps.
Il peut arriver que les utilisateurs Mac reçoivent des invitations à des rendez-vous sous forme de "winmail.dat" (dans le programme de messagerie Mac) au lieu d'un fichier .ics. Ce fichier n'est pas lisible dans le programme de messagerie Mac.
Cette incohérence est souvent liée à la configuration des serveurs de messagerie de l'expéditeur et du destinataire.
Les solutions suivantes sont possibles :
Changer le format de l'e-mail en "HTML" ou en "texte seul".
Vérifier si l'échéance arrive correctement chez un utilisateur Mac de sa propre entreprise (si possible)
Essayer d'envoyer l'invitation au rendez-vous à un compte Outlook sur le Mac
Vérifier les paramètres de l'application pour la réception des e-mails
Dates de la série
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Dépannage des invitations à des rendez-vous pour le programme de messagerie Mac
Les permissions et la visibilité des réunions et du contenu des sessions sont décrites dans l'article suivant : Autorisations & visibilité
Créer une nouvelle réunion
Dans le menu, sous Sessions, cliquer sur +Nouveau.
Ou cliquer sur +Nouveau dans la barre de menu, puis sur Session.
Entrer un titre et définir des catégories.
Général: Choisir un type de réunion, indiquer les détails de la réunion tels que date/heure/durée de la réunion, lieu/entreprise et la salle.
Organisation: Désigner l'**organisateur** de la réunion et définir éventuellement d'autres organisateurs pour cette réunion, qui pourront administrer la réunion.
Participants: Sélectionner les participants (Il est également possible d'ajouter des groupes de contact ou des équipes entières). Les participants excusés ne seront ajustés qu'avant la tenue de la réunion. Le distributeur complémentaire est prévu pour les personnes qui doivent recevoir le protocole mais qui n'ont pas participé à la réunion.
Cliquer sur Enregistrer lorsque toutes les informations requises ont été remplies.
Exemple :
Réunion comme date cible
Il est possible de définir une réunion comme date cible (jalon), pour cela sélectionner l'option Utiliser comme date cible.
Envoyer une date de réunion avec Outlook
Après avoir cliqué sur Enregistrer, la fenêtre suivante apparaît.
Cliquer sur Envoyer et lier l'échéance pour l'ouvrir et l'envoyer dans Outlook. En cliquant sur OK, la réunion est créée uniquement sur buildagil. (La réunion peut également être synchronisée avec Outlook par la suite).
Envoyer l'échéance Outlook ultérieurement
Dans la réunion, cliquer sur Envoyer et lier.
Cliquer sur Envoyer l'échéance pour confirmer la sélection.
Une échéance Outlook est maintenant créée et téléchargée. Cliquez sur le fichier téléchargé.
Dans le nouvel Outlook, l'ouverture des fichiers ics n'est pas encore supportée. C'est pourquoi ce type de fichier doit être ouvert avec Outlook et non Outlook (new).
La réunion s'ouvre alors sous forme d'échéance Outlook, qui peut être adaptée et envoyée. Le titre du projet concerné est visible dans le texte de l'invitation.
Veuillez noter : le contact buildagil - Events ne doit jamais être supprimé de la liste des destinataires dans l'échéance Outlook !
Si la date ou la durée de la session est adaptée dans Outlook, l'adaptation est automatiquement synchronisée avec buildagil.
Avec Outlook 2016, le formatage est automatiquement réglé sur "texte uniquement", cela doit impérativement être changé manuellement sur "HTML" pour que les liens fonctionnent.
Créer un rendez-vous de suivi
Pour éviter de devoir saisir à nouveau tous les informations, il existe la possibilité suivante pour créer un rendez-vous de suivi.
Sélectionner la réunion à partir de laquelle un rendez-vous de suivi doit être créé et l'ouvrir.
En haut à droite, cliquer sur l'icône Créer un rendez-vous de suivi.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors avec la nouvelle échéance. Il ne reste plus qu'à remplir date/heure ou à faire des compléments.
Le numéro figurant dans le titre de la session est automatiquement augmenté d'un chiffre.
Une fois que tous les ajustements ont été faits, l'échéance peut être créée en cliquant sur Enregistrer.
Créer plusieurs rendez-vous de suivi
Si plusieurs rendez-vous de suivi doivent être créés en une seule fois, il est possible de procéder de la manière suivante.
Dans Créer un rendez-vous de suivi, cliquez sur ....
Sélectionner ensuite les intervalles de temps pour les échéances et confirmer avec Suivant.
Saisir ensuite le nombre d'échéances à créer et confirmer en cliquant sur Créer des échéances.
Tous les onglets des réunions créées s'ouvrent maintenant. Les différentes réunions peuvent être retravaillées ici et enregistrées avec Enregistrer.
Chaque échéance peut ensuite être enregistrée avec Outlook lié. Avec OK, la réunion est créée sans lien avec Outlook.
Les réunions peuvent désormais être affichées dans l'aperçu.
Procédure pour les réunions récurrentes
Dans buildagil, il n'est pas possible de créer des rendez-vous en série comme dans Outlook. Si les séries de rendez-vous doivent tout de même être gérées dans Outlook, la procédure suivante est recommandée pour les réunions récurrentes.
La première chose à faire est de créer une série de rendez-vous dans Outlook. Celle-ci sert de blocage de temps pour les participants. Ensuite, une nouvelle réunion peut être créée dans buildagil pour servir de base à la série de rendez-vous.
Ensuite, les réunions nécessaires peuvent être créées avec Créer un rendez-vous de suivi. Le contenu de ces réunions est encore vide et seul l'organisateur est ajouté comme participant pour le moment.
Lorsque la réunion approche, les participants finaux et Contenu des séances peuvent être ajoutés. Ensuite, la réunion est envoyée aux participants avec Informer les participants.
Afin de ne pas mélanger les Tâches & sujets lors de la préparation des sessions, il convient, si possible, d'utiliser un Type de réunion distinct pour chaque série de sessions.
Cette méthode permet de réagir avec souplesse aux changements de contenu et de participants aux réunions, tout en offrant aux participants un rendez-vous en série pour bloquer le temps.
Dépannage des invitations à des rendez-vous pour le programme de messagerie du Mac
Il peut arriver que les utilisateurs Mac reçoivent des invitations à des rendez-vous sous forme de "winmail.dat" (dans le programme de messagerie Mac) au lieu d'un fichier .ics. Ce fichier n'est pas lisible dans le programme de messagerie Mac.
Cette incohérence est souvent liée à la configuration des serveurs de messagerie de l'expéditeur et du destinataire.
Les solutions suivantes sont possibles :
Changer le format de l'e-mail en "HTML" ou en "texte seul".
Vérifier si l'échéance arrive correctement chez un utilisateur Mac de sa propre entreprise (si possible)
Essayer d'envoyer l'invitation au rendez-vous à un compte Outlook sur le Mac
Vérifier les paramètres de l'application pour la réception des e-mails
Dates de la série
Mis à jour le : 12/12/2024